Ödeve Son Blogspot

Acces Kullanımı




Acces’in Çehresi ve Araçları

Diğer Office programlarının çehresini tanıyorsanız, Access
2000’in menü ve araç çubukları size hiç de farklı görünmeyecektir. Sadece Access
dosyalarının veri-tabanı dosyası olmasının sonucu farklı bir kaç menü maddesi
görebilirsiniz. Buna karşılık programın çalışma alanı diğer programlardan
oldukça farklıdır.

Access 2000, bütün Windows 95/98 programları gibi çeşikli
yollarla başlatılabilir. Masaüstü’nde Access simgesi varsa, bu simgeyi iki kere
tıklayarak programı açabileceğiniz gibi, Başlat menüsünden Programlar’ı ve
açılacak listede Microsoft Access’i seçebilirsiniz. Office 2000, Başlat menüsüne
Yeni Ofis Belgesi ve Ofis Belgesi Aç maddelerini de koyar. Bu maddeleri
kullanarak Ofis ailesine ait herhangi bir programı çalıştırabilirsiniz. Tabiî,
Access’in oluşturduğu (uzatması “.mdb” olan) herhangi bir dosyayı iki kere
tıklayarak da Access’i başlatmanız mümkündür.

Access de bütün Windows programları gibi kendi penceresinde
açılır ve bu pencereyi istediğiniz gibi bütübelir, küçültebilir, simge durumuna
getirebilir veya tüm ekranı kaplatabilirsiniz.

Access penceresinde kullanacağımız unsurları şöyle
sıralayabiliriz:



Menü Çubuğu: Access 2000’in bütün kontrol
unsurları, komutları ve diyalog kutuları menülerden açılır. Bütün Office 2000
programları gibi Access’in menüleri de sizin kullanım tarzınıza göre biçimlenir.
Menü maddelierini tıkladığınızda açılan listelerde önce en sık kullanılan
maddeler yer alır. Bir menü açıldığında herhangi bir seçim yapmaz ve bir saniye
beklerseniz, listenin uzadığını ve daha seyrek kullanılan maddelerin de
görüntülendiğini göreceksiniz. Eğer beklemek istemiyorsanız, Mouse işaretçisini
doğruca listenin, ortasında ucu aşağı bakan bir ok bulunan alt kenarına
sürükleyin; liste derhal uzayacaktır. İlk açılan maddeler yerine daha sonra
açılan maddeler arasında seçim yaparsanız, Access 2000 bu tercihinizi öğrenecek
bir dahaki sefere bu maddeyi ilk açılan listeye koyacaktır. Sık kullandığınız
maddeler ise listede yukarı doğru terfi ederler. Menü çubuğunda yer almasını
istediğiniz bir komut varsa, bu komutu ayrı bir menü unsuru olarak olarak veya
mevcut menülerden birine madde olarak ekleyebilirsiniz. Araçlar menüsünden
Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda Komutlar sekmesini seçin; Komutlar
bölümünden menü çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse işaretçisiyle
tutarak, menü çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu komutun mevcut
menülerden birinde yer almasını istiyorsanız, Mouse işaretçisini menü başlığıın
üzerinde bir süre tutun, menü açıldığında leni komutu arzu ettiğiniz sıraya
bırakın. /////////////////////////////KUTU////////////////////////////////

Menüler “uzun” açılsın
istiyorsanız..

Eski usul menülere alıştı iseniz ve menülerinizin ilk
açıldığında bütün maddeleri ile birlikte açılmasını istiyorsanız, Araçlar
menüsünden Özelleştir maddesini, ve açılacak kutuda Seçenekler sekmesini seçin:



Burada, “Menüler Önce son kullanılanı gösterir” maddesinin
önündeki işareti kaldırın. Son kullanılan menü maddelerinin yukarılarda yer
almasını isteyor, fakat menünün iki aşamada tamamlanmasını istemiyorsanız, “Kısa
bir gecikmeden sonra tam menüleri göster” maddesinin işareti kaldırabilirsiniz.

//////////////////////////////////////////////////

Araç Çubuğu: Access 2000’in 23 ayrı araç çubuğu
vardır ve hepsini açtığınızda muhtemelen veri penceresi için yer kalmayacaktır!
Ayrıca araç çubuklarındaki simgeleri değiştirebilirsiniz. Sözgelimi, varsayılan
olarak açılan “Menü çubuğu” adlı araç çubuğunda yer alan bir simgeyi hiç
kullanmadığınız için istemiyorsanız veya yeni bir komutu simge halinede çubuğa
almak istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda
Araç Çubukları sekmesini seçin. Kutu açıkken, araç çubuğunda istediğimiz simgeyi
Mouse işaretçisiyle tutarak, çubuk dışında bir yere bırakın. Araç çubuğuna
eklemek istediğiniz komut varsa, Özelleştir kutusu açıkken, Komutlar sekmesini
seçin; Komutlar bölümünden araç çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse
işaretçisiyle tutarak, araç çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu suretle
eklediğiniz yeni simgenin resmini değiştirmek de elinizdedir. Henüz
oluşturduğunuz simge seçili iken, Komutlar sekmesindeki Seçimi Değiştir
düğmesini tıklayarak ve açılacak menüden arzu ettiğiniz simgeyi seçebilirsiniz:



Veritabanı Penceresi: Access’te açtığınız
veritabanları, ana pencere içinde kendi pencerelerinde, kendi menüleri ve kendi
komutları ile yer alırlar. Bu pencerenin ögelerini aşağıda ele alacağız.

Durum Çubuğu: Access, programın işlemesine,
Veritabanının durumuna ve yapmak istediğiniz işlere ilişkin mesajlarını size
penceresinin elt çerçevesindeki durum çubuğunda bildirir. Access’e bir şey
yaptırmak istiyorsanız ve Access bu komutu yerine getirmek istemiyorsa,
muhtemelen sebebini Durum Çubuğu’nda belirtiyor olabilir. Bu çubuktaki
bilgilerden yararlanabilirsiniz.

Ofis Yardımcısı: Access 2000, Menü çubuğundaki
Yardım menüsünün şirin ve kullanımı daha kolay temsilcisi olarak size 8 yardımcı
sunuyor. Yardımcıyı her an tıklayarak soru kutusunu açabilirsiniz. Access 2000
Ofis yardımcısı, düzgün bir Türkçe soru cümlesini anlayıp, size doğru cevabı
vereibilir. Ama bunun için önce sizin Ofis Yardımcısının anladığı soru tarzına
biraz aşina olmanız gerekiyor. Klasik Windows yardım kutusu da Yardım menüsü
vasıtasıyla açılabilir. Bu kutuda Dizin ve Ara sekmeleri bazen Ofis
Yardımcısı’ndan daha hızlı sonuca ulaşmanızı sağlayabilir. (Veritabanı ile
uığraşmaktan çok sıkıldığınız bir an, Ofis Yardımcısı sağ tıklayıp, Oynat
maddesini seçebilirsiniz!

Veritabanı Penceresi

Access’de açık her veritabanı için bir veritabanı penceresi
bulunur. Veritabanı, yaptığınız işe bağlı olarak bu pencerenin içinde veya
dışında ayrı bir pencerede görüntülenebilir. Bu “görünümler” çoğu zaman
Veritabanı penceresi içinde yaptığınız tercihlere bağlıdır. Veritabanı
penceresinin unsurlarını ele alalım.



Veritabanı penceresinin kendi menü çubuğu vardır; ancak bu
çubuktaki unsurlarla sadece ait olduğu veritabanına ilişkin işler
yapabilirsiniz. Örneğin bu çubuktaki Aç simgesi, veritabanının seçilmiş olan
nesnesini (tablosunu, formunu, raporunu, sorgusunu, sayfasını, sorgusunu veya
modülünü) açar. Tasarla maddesiyle, mevcut nesnelerden birinin tasarımını
değiştirebilirsiniz. Yeni maddesi ise bazı sihirbazları veya tasarım görünümünde
yeni tablo ve rapor yapımını harekete geçirecek maddeler içeren bir diyalog
kutusu açar. Sil simgesi ise seçilmiş nesneyi siler.

Veritabanı penceresinin dört görünüm belirleme simgesi ise,
veritabanı penceresinin içindeki nesnelerin büyük veya küçük simge halinde ya da
kısa veya ayrıntılı liste olarak gösterilmesini sağlar. Yukarıdaki örnekte,
ayrıntısız liste görünümü var. Ayrıntılı listede nesnenin adı, tanımı, oluşturma
ve değiştirme tarihleri ile türü gösterilir.

///////////////////////KUTU///////////////////

Silinen tablo ne olur?

Veritabanı penceresindeki büyük X harfi görünümündeki
simge, tablo, form, rapor gibi seçilmiş bir nesnenin silinmesini sağlar. Araçlar
menüsünde, Seçenekler maddesini ve bu kutuda Düzen/Bul sekmesini tıklayarak ve
buradaki Onayla bölümünde en azından “Belge silmeyi” maddesini işaretlemezseniz,
silinen nesne, silinmiş olur. Bu yüzlerce kişinin aylarca süren emeği ile
hazırlanmış ve her nedense yedeği bulunmayan bir tablo olabilir. Çoğu zaman
kazayla silinen nesnelerin yer aldığı veri tabanlarının yedeği bulunmaz!

Bir onay kutusunda Evet düğmesini tıklamak, böyle bir
kayıpla karşı karşıya kalmaktan daha az zahmetli olsa gerek! Access içinde
sildiğiniz nesnenin geri gelmeyeceğini unutmayın!

////////////////////////////////////////

Veritabanı dendiği zaman aklımıza genellikle sadece
tablolar gelir. Oysa veritabanı, en azından veriler arasında seçme yapmayı
sağlayan sorgu (query) araçları da içermelidir. Yoksa veritabanının bir kelime
işlemciyle oluşturacağınız listeden farkı olamaz. Access 2000 veritabanı
dendiğinde bir çok nesneyi birden anlar. Bu nesneler, birarada, veritabanını
oluşkurular. Bir veritabanında bulunabilecek nesneleri ilerde ele alacağız.
Fakat şimdilik veritabanını tablolar demeti olarak düşünün. Access tablosu,
sizin tayin ettiğiniz sayıda sütun ve yine sizin bilgi girdiğiniz miktarda
satırdan oluşur. Access’te veritablosu yapmayı da ilerde ele alacağız. Access
size tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için sorgu, form,
modül ve makro adında araçlar sunar. Tablolar ve bu araçları kullanarak
oluşturacağınız sorgular, formlar, modüller ve makrolar, veritabanızın
nesneleridir. Bir veritabanında şu nesneler bulunabilir:

1. Tablolar: Verilerinizin içinde bulunduğu listeler. Yeni
bir veritabanı dosyası oluşturmak üzere Access 2000’i çalıştırdığınızda açılan
boş veritabanı penceresinde, tablo oluşturmak üzere üç komut kısayolu veya araç
görürsünüz. Bunlar, “Tasarım görünümünde tablo oluştur,” “Sihirbazı kullanarak
tablo oluştur” ve “Veri girerek tablo oluştur” adını taşır.

2. Sorgular: Verilerinizi tablolar halinde ortaya
çıkarttıktan sonra, bu verilerden yeni seçmeler yapmak, belirli bir ölçükü
(kriteri) karşılaşılayan veya karşılamayanları seçmek ve benzeri
veri-işlemlerini sorgu (Query) aracıyla yaparsınız. Access 2000, “Tasarım
görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” adlı iki
araçla sorgu oluşturmanızı sağlar.

3. Formlar: Veri girme veya veri-işlem işlerinizi
kolaylaştıran araçlardır. Formu, veritabanınızdaki bilgilere denk kutular içeren
bir tür grafik arayüz sayabilirsiniz. Access 2000, “Tasarım görünümünde form
oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak form oluştur” adlı iki araçla form
oluşturmanızı sağlar.

4. Raporlar: Verilerinizin bir bakıma ham liste halinde
kurtarılıp, anlamlı diziler haline getirilmesine rapor çıkartma denir. Access
2000, “Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor
oluştur” adlı iki araçla rapor oluşturmanızı sağlar.

5. Sayfalar: Veri erişim sayfaları. Access 2000’in
yeniliklerinden olan sayfalar bundan böyle veritabanı dosyalarınızın bir parçası
olarak, veriye bağlı, vergi güncelleştirildikte yenilenen Web sayfaları
hazırlama imkanı sunuyor. Access 2000, “Tasarım görünümünde veri erişim sayfası
oluştur,” “Sihirbazı kullanarak veri erişim sayfası oluştur” ve “Zaten varolan
Web sayfasını görüntüle” adlı üç araçla veri erişim sayfası yapmanızı veya
varolan sayfayı yeniden düzenlemenizi sağlar.

Makrolar, modüller: Tıpkı kelime işlem programlarında
olduğu gibi, sık sık tekrar ettiğiniz işlemleri, makro ve modül haline
getirebilir ve bunları uygun olan herhangi bir tablo, form veya sorguda
kullanabilirsiniz. Makro ve modülleri geliştirme işi ya otomatik olarak Access
tarafından yapılır; ya da siz Visual Basic for Applications (Uygulamalar için
Görsel Basic dili) editörünü kullanarak kendiniz makro ve modül
oluşturabilirsiniz.

Görünümler

Bir veri tablosu, Access’te çeşitli görünümlere sahip
olabilir, veya başka bir deyişle veritabanınızı farklı biçimlerde
görüntüleyebilirsiniz. Access’te tablolarınız genellikle veritabanı görünümde
bulunur; bununla birlikte tablolar form görünümünde de işlenebilir,
doldurulabilir, düzenlenebilir.



Veritabanı görümünde, bir Access tablosu ile sözgelimi bir
Excel tablosunun farkını ayırt etmek zordur. Bu görünümde tablonun çerçevesinin
üst kenarında adı yazılı olur; bunun hemen altında ise tablodaki alan
adlarının bulunduğu başlık bölümü vardır. Kayıtlar ise tablonun satırları
olarak sıralanır. Tablonun sağ ve alt kenarlarında kaydırma çubukları bulunur.
Tablonun alt çerçevesinin son köşesinde Gezinme Düğmeleri yer alır. Bu düğmeleri
kullanarak tablodaki kayıtlar arasında gidip gelebilirsiniz. En soldaki düğme
ile en başa, en sağdaki ikinci düğme ile de en sona gidersiniz. Üzerinde yıldız
bulunan sağdaki düğme ise size yeni bir kayıt girmeniz için boş satır açar.
Ayrıca buradaki kutuya istediğiniz kaydın sıra numarasını yazarak, doğruca o
kayda gitmeniz mümkündür.

Access 2000 kurulduğu sırada bilgisayarınıza örnek bazı
veritabanları ve hatta kullanılmaya hazır veri-yönlendirmeli iki
Access-uygulaması kurar. (contacts.mdb ve addrbk.mdb) Bu örnek veritabanlarını
açtığınızda büyük bir ihtimalle, birinci sütunun solunda içinde artı (+) işareti
olan bir sütun göreceksiniz. Bu, o kaydın başka tablolarla ilişkilendirilmiş
olduğunu gösterir. Access 2000’le gelen bu yenilik ve kazandırdığı imkanlar
üzerinde sonra ayrıntılı duracağız.

Access veritabannı, tablo olarak görüntülenebildiği gibi,
Form olarak da görüntülenebilir.



Access 2000, veri tablolarınızı alarak, form biçimine
getirebilir veya bunu size bırakabilir. Access’in otomatik oluşturduğu tabloları
sonradan yeniden şekillendirebiliriz. Bir tablona hangi alanlar ve bu alanların
karşısında ne değerler varsa, formda da onlar bulunur. Formlarda da gezinme
düğmeleri yer alır.

Access’in bir diğer veri görüntüleme biçimi ise sorgulama
sonucu ortaya çıkar. Sorgu (query) veritabanı dosyasındaki tablo veya
tablolardan seçme yapmak demektir. Seçme işlemi için ölçütleri (kriterleri) “Şu
tablodan şu alanları al!” diye mutlak biçimde siz belirtebileceğiniz gibi, “Şu
alandaki değer şu ise, şundan aşağı ise, bundan yukarı ise, veya bu değilse..”
şeklinde “mantıksal” olarak da tanımlayabilirsiniz. Access 2000, bu ölçütlere
uyan kayıtları seçerek bir “sorgu sonucu” oluşturur; bu sonuç veritabanı
dosyasına tablo olarak kaydedilebilir; veya sadece siz sorguyu çalıştırdığınız
sırada ortaya çıkar; sorgu işlemi bitince yok olur.

Mouse’unuzun sağ düğmesi

Access 2000, diğer Ofis 2000 programları gibi, Mouse’un sağ
düğmesine çeşitli işlevler yükler. Mouse’un sağ düğmesi, üzerinde
sağ-tıkladığınız nesnenin gerektirdiği bir yerel menü açılmasını sağlar. Bu
menüler arasındaki farkı görebilmek için veritabanı penceresinde farklı
nesneleri sağ-tıklayın.

Ve Yardım

Access 2000 ile çalıştığınız sırada ne yapıyor olursanız
olun, klavyede F1 düğmesine basarak, yardım dosyasını açabilirsiniz. Ofis
Yardımcısı adı verilen simge, o anda yapmakta olduğunuz işlemle ilgili bir kaç
hazır yardım konusu başlığının yer aldığı ve bunlar yeterli değilse kendi
sorunuzu yazmanıza imkan veren bir diyalog kutusu açacaktır.



Ofis 2000 ailesi programlarının yardım dosyalarında yapılan
yenileme sonucu artık yardım istediğiniz konuyu mutlaka yardım dosyasının
şifreli ifadeleriyle yazmanız gerekmiyor. Bu kutuya normal bir soru
yazabilirsiniz. Araştır düğmesini tıkladığınızda, büyük bir ihtimalle tam
aradığınız konuya uygun bir başlığın yer aldığı bir kaç yardım konusu liste
halinde karşınıza gelecektir. Ofis Yardımcısı’nın diyalog kutusundaki Seçenekler
düğmesini tıklarsanız, Yardımcı için farklı simgeler seçebilirsiniz.

Ofis Yardımcısının sağladığı hızlı yardım yeterli olmadığı
anlarda, arama ve dizinden geçme gibi diğer bazı imkanları olan yardım kutusunu
açabilirsiniz. Bunun için Yardım menüsünden Microsoft Access Yardım maddesini
seçmeniz gerekir.


///////////////////not///////////BU RESMİN YERİNE ACABA SİZİN
BİLGİSAYARLARINIZDAN ELDE EDEBİLECEĞİNİZ İÇİNDE CEVAP SİHİRBAZI SEKMESİ OLAN BİR
BÜYÜK YARDIM KUTUSU RESMİNİ KOYABİLİR MİSİNİZ?//////////////////////

Yardım gereken konunun anahtar kelimelerinin ne olabileceği
hakkında şüphede iseniz, bu kutuda İçindekiler sekmesini tıklayarak bütün yardım
konularını ana başlıklar halinde inceleyebilirsiniz. Bu kutuda ikinci sekme
olan, Cevap Sihirbazı ise Ofis Yardımcısı gibi, düzgün bir Türkçe soruyu
anlayabilir! (Kurulu Windows sisteminizin varsayılan dili Türkçe değilse, Ofis
Asistanı, soru yazmanıza imkan veren kutuyu görüntülemeyecektir.) Dizin ise
kelime aratmak için kullanılır. Bunu iki ayrı şekilde yapabilirsiniz. Önce arama
yapılmasını istediğiniz kelime veya kelimeleri arama kutusuna yazın. Access
2000, kendi dizininde buraya yazdığınız kelimelerle ilgili gördüklerini iki
numaralı kutuya yazacaktır. İsterseniz bu kutudaki bir kelimeyi de
işaretleyebilirsiniz. Sonra Ara düğmesini tıklayın. İçinde yazdığınız veya
seçtiğiniz kelimelerin geçtiği yardım metinlerinin başlıkları üçüncü kutuda
sıralanacaktır. Bu kutudaki başlıklardan size uygun görüneni iki kere tıklayın;
yardım metni sağdaki çerçevede görüntülenecektir. Yardım kutusunun kendi araç
çubuğundaki yazıcı simgesini tıklayarak, görüntülediğiniz metni yazıcıya
gönderebilirsiniz; ileri-geri simgelerini tıklayarak önceki ve sonraki yardım
metinleri arasında gidip-gelebilirsiniz.

Şimdi Access 2000’in yüzünü tanımış oldunuz. Aşağı yukarı
hangi düğmenin ne yapacağını biliyorsunuz. Şimdi sıra Access’e bunları
yaptırtmaya geldi.

Bölüm 2: Veritabanı Tasarımı

Access 2000’i tanıdık diye hemen veri tabloları oluşturmak
ve onlarla sihirbazlık yapmak için henüz erken. Önce veritabanı planlama
konusundan söz etmemiz gerekiyor. Dikkatlice planlanmamış bir veritabanı
kullanıcıya yarardan çok zarar getirir.

Veri planlama, daha sonra verinin nerede ve nasıl
kullanılacağına dayanır. İmkansız olmamakla birlikte çok az veritabanı ilk
amacının dışında kullanılabilecek hale getirilebilir. İyi bir planlama ise önce
veritabanı terimlerine aşina olmayı gerektirir. Şimdi kısaca bu terimleri ele
alalım.

Veri ve Alan

Access 2000 ile kaydedeceğiniz ve kullanacağınız bilgilere
veri denir. Access açısından veriler, ait oldukları alanın türünde sayılır. Bir
alan sayı içeriyorsa, “123456789” sayıdır. Bir alan metin içeriyorsa “123456789”
metindir. Access 2000’de verileriniz şu türlerden birine girmek zorundadır:

Metin: Rakam, harf veya işaretlerden oluşan ve 255
karakter genişliğinde bir alandır. Metin olarak tayin edilmiş bir alana yazılan
rakamlar, sayı işlemi görmez; yani aritmetik işleme konu olamaz. Metin alanları,
belirlediğiniz (nasıl belirleyeceğimize sonra geleceğiz) genişliğin üstünde
karakter tutamazlar. Söz gelimi bir metin alanını 8 karakter boyutunda
oluşturduysanız, bunun içine “Mustafa Durcan” yazamazsınız. İyi bir veritabanı
tasarımı, daima gerektiğinden biraz fazla geniş boyut tayinini gerektirir.

Not: Metin alanı olmakla birlikte, 64 bin karakter
alabilir.

Sayı: Her türlü aritmetik işleme konu olabilecek
sayıları tutar.

Tarih/Saat: Belirlemenize göre, tarih veya saat veya
her ikisini birden tutabilen özel bir alandır.

Para Birimi: Türk lirası, Dolar, Alman Markı, Japon
Yeni ve dünyada bulunabilecek hemen hemen bütün para birimlerine tayinh
edilebilecek özel bir alandır. Para birimi verilerinizi gireceğiniz alanın
Currency olması, Access 2000’in bu verilerle para biriminin gerektirdiği
biçimde hesap yapmasını sağlar.

Otomatik Sayı: Access 2000 tarafından artan şekilde
otomatik olarak doldurulan bir alandır. Bir veritabanında her bir kaydın
(satırın) diğerlerinden mutlaka ayırıcı bir niteliği olması gerekir. Herşeyiyle
aynı iki kayıt, otomatik sayı alanının farklılığı sayesinde birbirinden
ayrılabilir.

Evet/Hayır: İçindeki değer Evet veya Hayır ya da
Doğru veya Yanlış olabilen, mantıksal işlemlerde kullanılan bir alandır.

OLE Nesnesi: Access 2000’in veritabanında bir başka
program tarafından oluşturulmuş nesnelere yervermenizi sağlayan alan türüdür.

Köprü: Internet sitelerinde bulunan sayfaların
adresi (URL), Access 2000 tarafından bağlantı sağlanacak biçimde tutulabilir.

Arama Sihirbazı: Bir alana doğrudan vergi girmek
yerine, Access’in Arama Sihirbazı yardımıyla bu veriyi bir tablodan veya sorgu
sonucundan seçmesini sağlayabilirsiniz.

///////////////////KUTU/////////////////////

Her Rakam Sayı Değildir

Sık kullanacağınız bazı bilgilerin alan türleri şöyle
olmalıdır:

Ad, soyad: Metin

Adres: Metin

Kapı, apartman daire no: Metin

Telefon no: Metin

Elektronik adres: Metin

Aylık gelir, fiyatı, tutarı: Para birimi

Yaş: Sayı

Personel sayısı: Sayı

Web Sitesi : Bağlantı

//////////////////////KUTU BİTTİ//////////////////

Kayıt

Veritabanındaki bir birim bilgi kümesine kayıt denir.
Örneğin okuldaki derslerinizde sınıvlarda, ödevlerde aldığınız notları tutan bir
veritabanı tasarlıyorsanız, her bir ders bir kayıt olabilir. Buna karşılık bir
öğretimenin sınıfındaki öğrenciler için tuttuğu veritabanında, her bir öğrenci
bir kayıt olabilir. Access ile kendinize bir adres defteri yapıyorsanız, her
kişi veya firma bir kayıttır. Veri alanlarınızı belirlerken, bazı alanları “boş
olabilir” şeklinde tanımlamışsanız, telefon defterinizdeki her kaydın her alanı
dolu olmayabilir; örneğin bazı kişilerin faks numarası veya elektronik posta
adresi olmayabilir. Buna karşılık veri alanlarını belirlerken bazı alanlara boş
olma yasağı getirmişseniz, tablolarınızı doldururken Access 2000 bu alana
mutlaka alanın niteliğine uygun bir değer girmenizi şart koşacaktır.

Tablo

Tablo, (boş veya dolu) aynı alanlara sahip kayıtlar
kümesidir. Notlarınızı tuttuğunuz dosyada 1999-2000 ders yılı notlarınız bir
tablo oluşturabilir. Bir öğretmen için Lise 3 Türk Edebiyatı sınıfındaki
öğrenciler bir tabloda toplanabilir. Fakat öğretmen isterse kız ve erkek
öğrencileri aynı tablolara da alabilir. Daha sonra değineceğiz, bir
veritabanında aynı kişiye, aynı sınıfa, yani aynı birime ait kayıtların tümü tek
tabloda bulunmayabilir. Bu sebeple, tablo dendiği zaman, sadece birbirine
benzeyen verileri olan kayıt kümesi aklımıza gelmelidir. Burada birbirine
benzeyen tanımına dikkat edin: Diyelim ki elimizde üç kişilik bir bilgi
kümesi var. Bu üç kişiye ait bilgileri, adı, soyadı ve cinsiyeti diye üç alanda
toplamaya karar verdik. Bu üç kişinin de bu üç haneye yazılacak bilgisi benzer
bilgilerdir. Bilgilerin içerikli çok farklı olabilir; birinin adı Mustafa,
diğerinin Osman, üçüncüsünün ise Vildan olabilir. İlk ikisi için tablomuyaz
“erkek,” üçüncüsü için “kadın” yazmamız gerekebilir. Fakat bu üç kişi bir arada,
bir tablo oluşturabilir.

Veritabanı

Çeşitli tablolardan oluşan ve bir Access 2000 dosyayı
halinde toplanan bilgi kümesine veritabanı deriz. Bir veritabanının içinde
birden fazla tablo bulunabilir. Bu tablolar birbiri ilişkilendirilmiş olabilir;
ilişkilendirilmemiş olabilir. Bir veritabanında tablolar birbiri ile
ilişkilendirilmemiş ise buna düz veritabanı, tablolar ilişkilendirilmiş ise
(doğru bildiniz!) ilişkilendirilmiş veritabanı denir. Eğer veritabanı
tasarımının bir tek püf noktası varsa, o da ilişkilendirilmiş tablo meselesini
kavramaktır.

Düz Veritabanı: Bir tablonun bütün alanlarına dair bütün
bilgiler kendi içinde ise bu tabloya düz tablo, bu dosyaya düz dosya ve bu
veritabanına da düz veritabanı denir. Diyelim ki elimizde, “Adı,” “Adresi” ve
“Telefon numarası” alanlarını içeren bir tablo var. Ve diyelim ki Mustafa’nın 1,
Osman’ın 2, Vildan’ın da 3 telefonu var. Bu durumda Mustafa listemize bir kere,
Osman iki kere, Vildan ise üç kere yazılacak demektir. Düz tablolarda tekrarlar
olur.

İlişkilendirilmiş Veritabanı: Düz tablolardaki tekrarı
önlemek ve böylece veritabanının daha az yer tutmasını dolayısıyla sorguların
daha hızlı icra edilmesini sağlamak amacıyla, tabloları ilişkilendiririz.
Yukarıdaki örneğe dönersek, Osman’ın adını ve adresini iki, Vildan’ın adını ve
adresini üç kere göstermek yerine, bütün kişileri bir tabloda adları ve
adresleri ile toplar, bir diğer tabloya ise telefon numaralarını yazan ve her
bir numarayı kişiler tablosunda bir kayıtla ilişkilendirirsek, her kisini de
veritabanımız dosya olarak çok daha az yer tutar.

Bunu “Anahtar alan” veya “Birincil anahtar” (Primary key)
adını verdiğimiz teknikle sağlarız. Her tabloda her bir kaydı diğerlerinden
benzersiz hale getiren, yani diğer hiç bir satırda aynısı bulunmayan bir alan
olmalıdır. Bu nitelikteki bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edebiliriz.
İlişkilendirilmiş bir veritabanında, her bir kayıt, bir alanından diğer bir
tabloya bağlanır. Bu bağlamanın kayıtların benzersiz alanlarından yapılması
yanlış bağları önleyecektir. Yine yukarıdaki örneğe dönelim. Mustafa’ya 1,
Osman’a 2 ve Vildan’a 3 numaralı kişi diyelim; Elimizdeki bütün telefon
numaralarını altalta yazar (telefon numaralarını kayıt yani satır olarak
düşünün) ve karşılarına ait oldukları kişinin numarasını yazarsak, her bir
telefonun kime ait olduğunu kolayca buluruz. “Kolayca” tabiî sözün gelişi; fakat
bu durumda veri tabanı dosyamız çok daha az yer tutar.

////////////////////////////////KUTU/////////////////////

Meraklısı için not: Tablolarınız
Normal Mi?

İlişkilendirilmiş veritabanı dosyası daha az yer tutmakla
birlikte, veritabanı tablolarımızı ilişkilendirmemizin tek sebebi bu değildir.
Haziran 1970’te Edgar Codd adlı bilgisayar mühendisi, elektronik veri
bankalarının devasa boyutlara ulaşmasını fakat yine de küçük bir terminalde
işlenebilmesini sağlayan bu modeli ortaya attığında, bütün veritabanları,
örneğin, Adı, Soyadı, Adresi, TelNo1, TelNo2, TelNo3.. şeklinde fazlalık ve
boşluk içeren düz, birbiri ardına disket yazılmış kayıtlardı. Codd, veri
parçacıkların, örneğin kişino=telno şeklinde ad=değer çiftleri halinde
yazılmasını önerdi. Bu bilgisayarın ana işlemcisinin (CPU) daha hızlı hesap
yapmasını sağladığı gibi insan hatası faktörünü de azaltıyordu. (Aynı kişinin üç
telefon numarası için üç ayrı yerdeki adresinin de düzeltilmesi yerine bunu bir
yerde yapmak daha güvenli!)

Codd’ın sistemi, verilerin tutarlılığını da sağlıyordu.
Veritabanı dosyalarında bilgi tutarlılığı, bir veritabanında ad=değer şeklinde
bütün çiftlerin bir Birincil Anahtar dediğimiz ad’a ve bu ad’ın tabloda başka
hiç bir kayıtta bulunmayan bir değere sahip olması gerekir. (Çünkü veritabanı
ile çalırken ad=değer çiftlerini başka türlü tanımamız mümkün değildir. Bu disk
üzerine yazılırken verilerimizin sıra veya yer kaygısı gütmeden yazılmasını
sağlar.) Böylece hiç bir kayda ait olmayan ad=değer çiftçi bulunmuyor, ve hiç
bir kaydın eksik alanı olmuyor (boş olabilir; bu eksik demek değildir.) Codd’ın
bu buluşu veri-işlem alanında devrim sayılır. Codd’un zamanla geliştirilen
modelinin beş ilkesi vardır:

1. Her bir değer müstakil olmalıdır (Bir kutuda üç telefon
numarası birden bulunmamalıdır).

2. Ad=değer çiftleri Anahtar Değer (Birincil Anahtar)
vasıtasıyla birleştirildiğinde ortaya başka bir kayda benzemeyen kayıt
çıkmalıdır. (Aksi taktirde Birincil Anahtar özgün demek değildir!)

3. Bir değerin hangi kayda ait olduğu sadece bir Anahtar
Değere (Birincil Anahtar’a) bakılarak bilinmelidir. (Bir telefonun ait olduğu
kişiyi belirlemek için hem adına, hem adresine bakmak zorunda isek, aynı adda
birden fazla kişi var demektir; kendimize yeni bir Birincil Anahtar bulmak
zorundayız.)

4. Hiç bir kayıt, aynı ad için birden fazla değer
almamalıdır. (Bir kişinin beş çocuğu varsa, 3 oğlu, üç kızı olamaz!)

5. Bir tablo, artık tekrar ikiye veya daha fazla tabloya
bölünemeyecek kadar fazlalıktan arındırılmış olmalıdır.

Bu beş ilkeye tabloların Normalleştirilme Kuralları, buna
uygun hale getirilmiş tablolara Normal Tablolar ve işleme de Normalizasyon
denir.

/////////////////////////////////////////////KUTU
BİTTİ////////////////

Basit bir adres defteri yaparken, herkese üç telefon, bir
faks ve bir de cep telefonu hanesi açmak ve bazı kişiler için bazı sütunları
(alanları) boş bırakmak daha kolay bir çözüm olabilir. Bununla birlikte daha
sonra uygulama programlarına veya Web sayfalarına temel olacak veritabanları
geliştirirken, ilişkilendirilmiş tablolar kullanmak daha doğru olur.
İlişkilendirmenin ilkelerinden, ilerde tablolarlarımızda ilişki kurarken söz
edeceğiz.

Tablo Tasarımı

İyi bir veritabanı tasarımı, iyi düşünülmüş tablo tasarımı
ile başlar. Bu ilke uygulamada şu anlama gelir: Mouse işaretçisini Access
simgesi üzerine doğru götürmeden önce, elinize bolca kağıt, bir de kalem alın ve
başlayın tablo tasarımına. (Kağıdınız kareli, kaleminiz de kurşunkalem olursa ve
elinizin altında bir de silgi bulunursa, tablo tasarımınızın başarılı olacağını
şimdiden garanti ederim!) Önce kağıda bu veritabanı projesinin sonunda ortaya
çıkmasını istediğiniz liste, rapor ve diğer ne türlü belge varsa, hepsini
başlıklar halinde yazın. Bu kağıdı önünüze koyun ve ayrı sayfalara buradaki her
bir maddenin kağıda döküldüğünde nasıl görünmesini istiyorsanız o şekilde
görünümünü çizin. İstediğiniz başlıkları, altbaşlıkları, sütunları ve satırları
belirtin. Sonra bu sayfalarda gördüğünüz şekillere bakarak, alanları (sütun
başlıklarını) listeleyin. Örneğin, kendinize bir telefon defteri-temas çizelgesi
hazırlıyorsanız, alan tanımlarınız şöyle olabilir:

1. Sıra no = otomatik sayı

2. Adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

3. Soyadı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

4. Adres Satır 1 = metin, 30 karakter boyutunda, boş
olabilir

5. Adres Satır 2 = metin, 30 karakter boyutunda, boş
olabilir

6. Şehir = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir

7. Posta kodu = metin, 5 karakter boyutunda, boş olabilir

8. Ülke = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir

9. Doğum tarihi = tarih (otomatik olarak boyutlanır), boş
olabilir

10. Doğum gününde kart yollayacak mıyım= evet/hayır, boş
olabilir

10. Eşinin Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

11. Çocuk 1 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

12. Çocuk 2 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

13. Çocuk 3 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

14. Çocuk 4 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

15. Ev telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş
olabilir

16. İş telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş
olabilir

17. Cep telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş
olabilir

18. Faks no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

19. En son ne zaman görüştüm = tarih, boş olabilir

20. Son güncelleme tarihi = tarih, boş olamaz

Alan listesini tamamladıktan sonra bu alanlar, bir tabloda
mı toplanmalı, birden fazla tabloya mı bölünmeli sorusuna cevap verin.
Yukarıdaki örnekte iki noktadaki aksaklığı görmüş olmalısınız. Birinci aksaklık
çocuklarla, ikinci aksaklık telefon numaralarıyla ilgili.

Önce birinci sorunu ele alalım. Beş çocuklu bir dostunuzun
beşinci çocuğu bu listeye yazılamaz. O halde buradaki 16 alan en azından iki
tabloya bölünmeli; çocuklara ilişkin olan alanlar dışındaki bütün alanlar
“Aileler” tablosunda toplanmalı, bütün çocuklar “Çocuklar” adlı tabloda yer
almalıdır. Çocuklar tablosunun alanları ise şöyle olabilir:

1. Sıra no = otomatik sayı

2. Çocuğun adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

3. Çocuğun ailesi kimliği = metin, 20 karakter, boş olamaz

Şimdi burada başka bir sorun var: çocuğun aile kimliği,
babasının veya annesinin soyadı olacaksa ve aynı soyadı taşıyan iki dostumuz
varsa, çocuğun kime ait olduğunu bilemeyiz. Aslında bu sorun, ortaya başka bir
sorun daha çıkartıyor: diyelim ki aynı adda iki dostumuz var; ikisinin de eş ve
çocuk durumu ile adreslerini ve telefon numaralarına ilişkin elimizdeki
bilgilerin aynı olduğunu (mesela bu bilgiler elimizde yok ve dolayısılya bu
sütunlar boş!) varsayalım. Bu iki kişiyi listeye “benzersiz kayıt” olarak nasıl
kaydedebiliriz? Otomatik sıra numarasını birincil anahtar yaparak! Her aileye
ait kaydın benzersiz olmasını sağlayan otomatik sıra numarasını aile tablosunda
birincil anahtar yaparsak, daha sonra çocuk tabllosuyla ilişki sağlayan anahtar
olarak kullanabiliriz. Bunu görsel olarak ifade edelim:



Şimdilik bu tabloların oluşturulacağı üzerinde durmayalım.
Burada sadece kavramsal olarak çocuklarla aileleri arasında bağ kurmaya
çalışıyoruz. Aileler tablosunda “Aile Sıra No” adlı bir sütun açar ve bu sütunu
Access’e Otomatik Sayı alanı olarak otomatik şekilde doldurtabiliriz. Sonra,
çocukları kaydettiğimiz tabloda, her çocuğun ailesini, aile tablosundaki Aile
Sıra No bilgisini tekrar ederek belirtebiliriz. (Nasıl’ın üzerinde durmuyoruz!)
Diyelim ki Masum Sayan adlı iki arkadaşımızın ikişer çocuğu var. 5 numaralı
aileye mensup Masum Sayan ile 6 numaralı aile mensup Masum Sayan’ın çocukları da
aynı Aile Sıra No’sunu aldıkları anda, gereksiz bilgi içeren veya bilgi kaybına
yol açan bir tablo tasarımından kurtulmuş, yani Aile tablosunda “çocuk 1,”
“çocuk 2,”.. “çocuk x” şeklinde kimi ailede boş kalacak, kimi ailede yetmeyecek
sütunlar açmamış oluruz.

Yukarıda muhtemel alanlarımızın listesini döktüğümüzde, iki
sorunla karşılaştığımızı söylemiştik. Birinci sorun çocuklarla ilgiliydi. Onu
çözdük. Fakat aynı durum, telefon numaraları için de var. Birden fazla ev, iş,
faks veya cep telefonu olanlara ilişkin tüm telefon numaralarını tablomuza
işleyebilmek için mutlaka çocuk tablosunu eklediğimiz gibi, veritabanımıza ideal
olarak dört ayrı telefon numaraları tablosu (ev, iş, faks ve cep telefonları
tabloları) ekleyip, bunlara da Aile Sıra No sütunu açıp, her telefon numarası
ile telefonun sahibini ilişkilendirebiliriz.

Böylece tablo tasarımının kağıt üzerindeki bölümü bitmiş
oluyor. Nihayet sıra Access’i çalıştırmaya geldi.

Access’te Veritabanı Oluşturma

Access’i çalıştırdıktan sonra, boş bir veritabanı
oluşturalım. Fakat bu arada Access7in boş veritabanı şablolarını tanıyalım.
Kullandığınız Access’in başka bir kullanıcı tarafından ayarları
değiştirilmemişse, açıldığı anda karşınıza ne yapmak istediğinizi soran ve dosya
seçmenizi sağlayan diyalog kutusu gelecektir. Bu kutuda “Access Veritabanı
sihirbazları, sayfaları ve projeleri” maddesini işaretleyerek Tamam’ı tıklayın.



Access’in ayarları değiştirilerek bu kutunun açılması
önlenmişse, karşınızda tamamen boş bir Access penceresi de görebilirsiniz. Bu
durumda Dosya menüsünden Yeni maddesini seçerek (veya klavyede Ctrl tuşunu
tutarak ve N tuşuna basarak), boş bir veritabanı oluşturmanızı sağlayacak
diyalog kutusunun açılmasını sağlayabilirsiniz. Yeni diyalog kutusu açıldığında
Veritabanı sekmesini tıklayın.



Access’i tasarlayan uzmanlar, çeşitli kullanım alanları
bulunan on ayrı veritabanı şablonu hazırlamış bulunuyorlar. Access ile
veritabanı projelerinde büyük bir ihtimalle bu şablonlar hemen her ihtiyacınızı
karşılayacaktır. Access’i tanımak için bu şabloların teker teker hepsini seçip,
oluşturulmasını önerdiği dosyaların oluşturulmasını sağlayıp, sonra şablon
sihirbazının her bir veritabanında ne gibi tablolar açtığını, bu tablolara ne
gibi görevler yüklediğini, ne gibi alanlar oluşturduğunu gözlemenizde yarar var.
Veritabanı yapan Access sihirbazlarının bir diğer marifeti veri girme ve rapor
alma işlerinde kullanacağınız formları da oluşturmaktır. Bu formları
inceleyerek, ilerde kendi formlarınızı tasarlamakta kullanacağınız ipuçları
edinebilirsiniz. Ayrıca Access 2000, sadece tabloları, formları ve raporları
oluşturmakla kalmayacak, bu veritabanını, sanki kendi başına bir program gibi,
kullanmanızı sağlayacak grafik arayüzü bile inşa edecektir. Sihirbazları
kullanarak, tabloları doldurulmaya, formları kullanılmaya ve raporları baskıya
hazır veritabanlarını sık sık oluşturacaksınız; fakat kimi zaman bu tablolarda,
formlarda veya raporlarda yeni bir alan eklemek, veya var olan bir alanı
kaldırmak isteyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için, Access’in bu nesnelerini nasıl
oluşturabileceğimizi, nasıl düzenleyebileceğimizi veya değiştirebileceğimizi
bilmemiz gerekir. Şimdi bir örnek üzerinde bunu birlikte yapalım.

Alan Türleri

Access Sihirbazlarıyla ilgili keşif turunu bitirdiğinizde,
Yeni diyalog kutusunda Boş Access Veritabanı maddesini işaretleyip Tamam’ı
tıklayın. Şimdi, kendi veritabanımızı kendimiz oluşturmaya başlayabiliriz.
Açılacak diyalog kutusunda Genel sekmesinin seçili olmasına dikkat edin; ve Boş
Veritabanı simgesini ve Tamam’ı tıklayın; Access 2000 ‘in önerdiği “vt1.mdb”
adını “Adres Defteri.mdb” olarak (veya oluşturmak üzere yukarıda kağıt-kalemle
planını yaptığınız veritabanına uygun bir ad vererek) değiştirin; yeni
veritabanınızı Veritabanı penceresinde işlenmeye hazır bulacaksınız.
Nesneler’den Tablolar’ın seçildiğini, ve tablo oluşturmak için
kullanabileceğiniz üç aracın kısayolunu görüyorsunuz:



Bunlar, tasarım görünümünde, Sihirbaz kullanarak ve veri
girerek tablo oluşturmanızı sağlayan yöntemlerdir. Madem ki Access 2000 ile
tabir yerinde ise sıfırdan tablo oluşturmaya karar verdik; o halde “Tasarım
görünümünde tablo oluştur” maddesini tıklayarak, tablo oluşturma penceresini
açın. Bu noktada yukarıda tablo tasarımıyla ilgili bölümde kendi veritabanımızı
planladıysanız, bu planları önünüze çekin. Bu alıştırmayı yapmadıysanız, örnek
olarak ele aldığımız Adres Defteri’ni birlikte oluşturabiliriz.

Tasarım görünümde karşınıza gelen tablo biçimindeki araç,
tablonuzdaki alanların adlarını, özellikleri ve doldurulması için gerekli
işlemleri belirteceğiniz yerdir. Aile tablosunu oluşturmak için imlecinizi Alan
Adı sütununun birinci satırının içine getirin ve “AileSıraNo” yazın. Kendi
veritabanızı oluşturuyorsanız, herhangi bir tablodan işe başlayabilirsiniz; bu
tablolardan birini seçin ve birinci sütunun adını yazın.


/////////////////////////////////KUTU///////////////////////

Türkçe Karakter Kullanırken!

Access 2000, diğer Ofis programları, sadece menüleri,
diyalog kutuları ve yarndım dosyaları bakımından Türkçe olmakla kalmayıp, aynı
zamanda içeriğinde de Unicode’u destekleyen bir programdır. Bu bakımdan
tablolarınızda, formlarınızda, raporlarınızda, makrolarınızda ve hatta
kullanılmaya hazır fonksiyonlarda, içerik ve başlık olarak Türkçe karakter
kullanabilirsiniz.

Hemen her türlü bilgi işlem ürününün Internet’te
kullanıldığı veya Internet malzemesi olarak değerlendirildirildiği günümüzde
veritabanlarına dayanan Web uygulamaları da hızla yaygın hale gelirken,
hazırlayacağınız Access dosyalarının Microsoft ODBC (Open Database Connectivity)
tekniği ile Web Server’a yüklenip yüklenmeyeceğini hesaba katmalısınız. Access
dosyalarınız, ODBC yoluyla bir Web Server’a veri kaynağı olarak tanıtılacaksa,
Web Server programının ve ona evsahipliği yapan işletim sisteminin Unicode
uyumlu olup olmadığı, sizin kullandığınız Alan adlarının doğru okunup
okunmamasını da belirler. Veritabanının içeriği, sonuç itibariyle Web sayfasının
unsurları arasında Browser’a gönderilecek ve orada yorumlanacaktır. Bugün sadece
Netscape browser programının bazı işletim ortamlarında kullanılan sürümleri
Unicode okuyamaz. Bu browserları kullanan Internet ziyaretçileri, sayfanızın
bazı unsurlarını Türkçe karakterlerle göremezler. Fakat alan adlarınızdaki
Türkçe karakterlere gönderme yapan programlar ve Scriptler, bu adları
bulamadıkları taktirde, veri-yönlendirmeli Web uygulamalarınız, örneğin ASP
prıogramlarınız hata mesajı verirler.

Veritabanlarınızı ne tür Web Server’a yükleyeceğinizi
bilmiyorsanız, alan adlarında Türkçe karakter kullanmaktan kaçının.

//////////////////////KUTU
BİTTİ////////////////////////////////

Yukarıdaki örnek planda bu sütunun adının “Aile Sıra No”
olmasını kararlaştırdığımız halde, burada alan adında boşluk bırakmadığımıza
dikkat etmiş olmalısınız. Bu, daha sonra yazacağımız veri seçme komutlarının
alan adlarında boşluk istememesinden kaynaklanıyor. Sonra klavyenizde sekme
tuşuna basarak, imlecin Veri Türü sütununa gelmesini sağlayın ve burada beliren
aşağı ok simgesini tıklayarak (veya klavyede Alt tuşunu tutarak ve aşağı ok
tuşuna basarak) veri türleri listesini açın:



Burada gördüğünüz veri türlerini tanıyorsunuz; bizim
örneğimizde birinci alanımıza Access 2000’in otomatik olarak sıra numarası
vermesini istediğimiz için burada Otomatik Sayı türünü seçiyoruz (Siz, kendi
planınıza uygun bir türü seçebilirsiniz).

Alan Özellikleri

Tablo oluşturma penceresinin üst tarafında yaptığınız
seçime göre, pencerenin Alan Özellikleri başlıklı alt bölümündeki bilgilerin
değiştiğine dikkat edin. Buradaki kontrollerin çoğu Access ile veritabanı
oluşturma beceriniz arttıkça kullanılacak niteliktedir. Alan özellikleri, o
alandaki bilgilerin boyut, renk veya konumu gibi niteliklerini ve gizli
olmek-görünür olmak gibi davranış biçimlerini tanımlar. Daha sonra verilerimizi
biçimlendirirken bu kontrollerden yararlanacağız. Bazı alanların bazı
özellikleri yoktur. Örneğin Alan Boyutu özelliği sadece metin, sayı ve otomatik
sayı alanları için geçerlidir. Şimdi alan özelliklerind sık kullancaklarımızı
ele alalım:

Metin Alanları için alan boyutu: 0 ile 255 karakter
arasında olmalıdır. Diğer alanların boyut sınırlaması yoktur. (Varsayılan boyut:
50)

Sayı alanları için alan boyutu: Sayı olarak
belirlediğiniz alanın boyutunu, Alan Özellikleri bölümünde Alan boyutu satırının
sağındaki aşağı oku tıklayarak, şu seçenekler arasından seçebilirsiniz: Byte,
ondalık, tamsayı, uzun tamsayı, tek, çift, yineleme kimliği (Replication ID).


//////////////////////////////////KUTU//////////////////////////

Sayılar ve Paralarda Uzunluk

Veri alanınız Otomatik Sayı ise, alan boyutu ya uzun
tamsayı, ya da “yineleme kimliği” adı verilen otomatik değer olur. Alan türünüz
Sayı ise şu alan boyutlarından birini seçebilirsiniz.


Boyut Tanım


Byte 0’dan 255’e kadar tam sayı tutar.


Ondalık (.adp) dosyası olarak -10^38 -1’den 10^38 -1’e
kadar, (.mdb) dosylası olarak -10^28 -1’den 10^28 -1 ‘e kadar sayı tutar;
virgülden sonra 28 basamak gösterir.


Tamsayı –32,768’den 32,767’e kadar kesirsiz sayı tutar.


Uzun tamsayı (Varsayılan) –2,147,483,648’den 2,147,483,647’e kadar
kesirsiz sayı tutar.


Tek –3.402823E38’den–1.401298E–45’e kadar negatif,
1.401298E–45’den 3.402823E38’e kaedar pozitif değer tutar; 7 basamaklı ondalık
bölümü olabilir.


Çift –1.79769313486231E308’den
–4.94065645841247E–324’e kadar negatif, 1.79769313486231E308’den
4.94065645841247E–324’e kadar pozitif sayı tutar; 15 basamaklı ondalık bölümü
olabilir.


Replication ID Küresel benzersiz tanımlayıcı (Globally unique
identifier--GUID)

Veritabanı dosyalarınızın kolay açılıp kapanması ve
veriişlemin yeterince hızlı yapılabilmesi için alanlarınızı tutacakları en büyük
sayıdan daha fazsla sayı tutabilir şekilde tanımlamayın. Diğer taraftan
alanınızı girebileceğiniz değerden küçük tutarsanız, bu kez girdiğiniz
değerlerin fazla gielen kısımları kesilecek, yani verileriniz tahrip olacaktır.

Sayı ve para birimi verilerinizi hazır biçimlendirme
şablonu ile değil de kendiniz biçimlendirme ifadesi yazarak biçimlendirmek
isterseniz, şu ayarları yapabilirsiniz (bu ifadeleri, Alan Özellikleri bölümünde
biçim kutusuna yazacaksınız):


0;(0);;”Yok” Normal değerleri normal şekilde, negatif değerleri
parantez içinde gösterir; boş bırakıldığında yerine “Yok” yazar.


+0.0;-0.0;0.0 Artı ve eksi işaretini gösterir,; boş bırakıldığında
yerine 0.0 yazar.

/////////////////////////////KUTU
BİTTİ/////////////////////////

Biçim: Siz nasıl girerseniz girin verinin tabloda
(ve daha sonra bu tablodan yapılacak şekilde oluşturulacak raporlarda ve
formlarda) nasıl görüntüleneceğini belirler. Ayrıca buraya yazacağınız biçim
komutları, girilebilecek verinin niteliğini de tayin eder. (Ayrıntılı biçim
ifadeleri için Ek 1’e bakınız.)

Giriş maskesi: Veritabanıza verileri girerken, önce
girişi kolaylaştırmak, daha sonra da veri işlem sırasında verilerin istediğiniz
biçimde olmasıını ve dolayısıyla işlemi kolaylaştırmak amacılya, veri girişini
belirli bir biçim kuralına bağlayabilirsiniz. Söz gelimi telefon numaralarının
daima (0555) 555-5555 gibi girilmesini sağlamak için bir metin alanına bunu
sağlayacak giriş maskesi adı verilen komut ifadesini yazabilirsiniz. Bunun için
giriş maskesi olarak (9999) 000 0000;;_ yazmanız gerekir. Fakat Access 2000, sık
kullanılan, telefon numarası, Vergi dairesi ve numarası, posta kodu, sosyal
sigortalar numarası, sigorta kod numarası, parola, ve çeşitli tarih ve saat
biçimlerine uygun giriş maskelerini hazır veriyor.



Bu hazır maskeleri bir alanınızın Alan Özellikleri bölümüne
katmak için, giriş maskesi satırının sağındaki üç nokta simgesini tıklayın;
açılacak Giriş Maskesi Sihirbazı’nda arzu ettiğiniz giriş biçimini seçin. Bir
bilginin tablolara veya formlara belirli bir maske ile girilmesi, mutlaka o
şekilde kaydedileceği anlamına gelmez. Özellikle parantez, kesme ve benzeri
işaretleri kullandığınız giriş maskelerini veritabanı dosyaya yazılırken
kaydettirmeniz gerekmez; bu dosya boyutunda tasarruf sağlar. Daha sonra
raporlarınızda veya Access dosyalarından başka programlar için veri ihraç
ederken bu işaretlerin yeniden konulmasını sağlayabilirsiniz.

Geçerlik Kuralı, geçerlik metni: Veri işlemin
sağlıklı olabilmesi için girilen verilerin gerçekten girilmesi gereken türde
olması şarttır. Access, veri girilmesi sırasında girilen değerin geçerliliğini
sınayabilir ve veri gireni uyarır. Veri girişinde uyulacak kuralları Geçerlik
Kuralı kutusunda, geçirli olmayan veri girişinde görüntülenecek uyarı metnini
ise geçerlik metni kutusunda belirtirsiniz. (Bu kutuların etiketini Geçerlilik
şeklinde göreceksiniz. Bu, Türkçe imlâ ilkelerine aykırıdır.)

Geçerlik kuralları kutusuna yazabileceğiniz bazı ifade
örnekleri şunlar olabilir:

<> 0
Girilen değer sıfırdan farklı olmalıdır

>
1000 Or Is Null Girilen değer ya boş
olmalıdır, ya da 1000’den büyük olmalıdır.

Like
"A????" Girilen değer 5 karakter
boyutunda olmalıdır ve "A" harfi ile başlamalıdır.

>=
#1/1/96# And <#1/1/97# Girilen değer 1996 içinde olmalıdır. Geçerlik metni ise, geçerli olmayan bir değer girildiğinde, kullanıcının uyarılmasında kullanılacak metindir. Buraya yazacağınız metin, kullanıcıya doğru veri biçimi hakkında kısa fakat anlamlı bilgi vermelidir. Gerekli: Bu özelliğin sağında belirecek aşağı oka basarak, Evet veya Hayır’ı seçebilirsiniz. Bir alanı Gerekli hale getirirseniz, veri tablosunu doldururken, Access bu alanın boş bırakılmasına izin vermez. Yukarıdaki planlama örneğinde bazı alanların niteliğini kağıda dökerken yanlarına “Boş bırakılabilir,” bazılarına ise “Boş bırakılamaz” notunu koyduğumuzu hatırlıyor olmalısınız. Boş bırakılabilir alanlar için bu kutuya “Hayır” (yani doldurulması gerekli değil!), boş bırakılamaz alanlara ise “Evet” (yani doldurulması gerekli!) kaydını koymamız gerekir. Sıfır uzunluk İzni: Boş bırakılmasını önlediğiniz, yani gerekli alanların boyutu sizin için önem taşıyor olabilir. Doldurulması gerekli alanların doğru doldurulmasını sağlamanın bir yolu, alana girilecek değerin boyunun sıfır olmasını önlemektir. Yukarıdaki örnekte geliştirdiğimiz veritabanının kullanılabilir olması için en azından kişilerin ad ve soyadlarının tabloda yeralması gerekir; aksi taktirde ortada tablo denecek bir şey bulunmaz. Soyadı olmayan kişilerin ise adları ile yetinemeyiz. O halde bu iki alanı hem gerekli yapar, hem de sıfır uzunluk izni vermezsek, tablomuzu doldururken isteyerek veya kazayla bu alanları boş bırakmamız tehlikesini önlemiş oluruz. Sıralı (Endeks): Access ile oluşturduğumuz veritabanlarını işlerken yapacağımız işlerin başında, tablolarımızdan belirli ölçütlere göre seçmeler (sorgular) yaptırtmak gelecektir. Basit bir sorgunun hızla tamamlanabilmesi için Access’in tablolardaki alanları önceden endekslemesi yerinde olur. Bir alanın Alan Özellikleri bölümünde Sıralı kutusunun sağındaki aşağı oku tıklarsanız, “Hayır” seçeneğinin yanı sıra iki ayrı “Evet” seçeneği bulunduğunu göreceksiniz. “Hayır” seçeneği, bu alanın önceden endekslenmesini önler. Bu alandaki verilerin endekslenmesini sağlayan diğer iki seçenekten birincisi, “Evet (Yineleme Var)”, Access’in oluşturacağı endekste, bu değerden birden fazla olmasına imkan verir. Bizim örneğimizde, kişi ad ve soyadlarından birden fazla olması ihtimali öngörüldüğüne göre, endeksimizin tekrara izin vermesi gerekir. Bir alan, tablodaki kayıtların benzersiz olmasını sağlayan Birincil Anahtar alanı olarak tayin edildiyse, tekrara izin verilmemesi gerekir. Bunun için, bu kutudaki endeksleme yaptırtan ikinci seçeneği, “Evet (Yineleme Yok)” maddesini seçmemiz gerekir. Unicode Sıkıştırma: Access 2000, Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri gibi Unicode-uyumlu, yani içinde 65 bin 536 adet harf, rakam ve işaret bulunan yazı tipi (font) sistemini destekler. Unicode uyumlu olmayan programlar ise sadece 256 karakter içeren fontları kullanabilirler. Metin, not ve köprü (Web adres bağlantısı) türündeki verilerinizde Türkçe karakter bulunuyorsa, alan özelliğinde Unicode Sıkıştırma’nın “Evet” olması gerekir. Bu durumda Access, bu alandaki veriyi kaydederken her bir karakter için gerekli alanı (2 byte) ayıracaktır. Bu tür alanlarınızda Türkçe karakter yoksa, Access dosyasının büyüklüğü etkilenmeyecektir. Dolayısıyla Türkçe veritabanı oluştururken bu değeri sürekli “Evet” ayarında tutmak dosya büyüklüğü bakımından olumsuz bir etki yapmaz; sadece Türkçe karakterlerinizi korumuş olursunuz. Alan Tanımları Tablo tasarımında son nokta, tablolarımızı başkalarının da kullanabileceğini gözönünde tutarak, tanım sütununa gerekli açıklamaları yazmaktır. Tablolarımızı başkasıyla paylaşacak olmasak bile, bir süre sonra alanlarımızın ne amaçla oluşturulduğunu hatırlamak zor olabilir. Buradaki gibi “Adı,” “Soyadı” adını verdiğimiz alanların işlevini hatırlamakta sorun olmayacağı düşünülebilir. Fakat verilerin başka tablolardan alındığı durumlarda veya değerlerle ilgili uyarıcı notların gerektiği durumlarda, Tanım satırlarına yazacağınız bilgiler işe yarar. Tabloyu yaptıysanız, tasarım görünümünde son şekli şöyle olmalı:

Arama Sihirbazı

Access’te veritabanı oluşturmanın birinci adımını attık:
ilk tablomuzu yaptık; alanlarını belirledik; alanların özelliklerini tayin
ettik. Buradaki örneği uyguluyorsanız, şimdi ikinci bir tablo oluşturmanız
gerekir. Bitmiş tasarım görünümüne bakarak, yukarıdaki bilgiler ışığında ikinci
tabloyu siz oluşturabilir misiniz?



Burada dikkat edilecek tek nokta, AileSıraNo adlı alanın
içeriğinin doldurulması için gerekli ifadeyi Arama Sihirbazı’na yazdırtmaktır.
Çocuklar tablosunun taramın görümünde ikinci alanın adını yazdıktan sonra Veri
Türü sütununda seçme okunu tıklayın ve açılan listeden Arama Sihirbazını seçin.

Arama Sihirbazı’nın birinci dayalog kutusu, bu alana
girilecek değerlerin mevcut bir tablo veya sorgu sonucundan mı alınacağını,
yoksa bu değerleri sizin doğrudan mı yazacağınızı belirler. Buradaki örnekte,
veritabanımızda Çocuklar tablosunu doldururken, bu sütunun yanında bir seçme oku
belirmesini ve bu oku tıkladığımızda Aileler tablosunda, Ailei Sıra No alanına
girilmiş bütün değerlerin gösterilmesini istiyoruz. Başka bir deyişle bu sütuna
girecek bilgileri, Aileler tablosundan alacağız. O halde, Arama Sihirbazı’nın
ilk diyalog kutusunda “Değerler tablo veya sorgudan alınsın” maddesini
işaretleyerek, İleri düğmesini tıklamamız gerekir.

Arama Sihirbazı’nın ikinci diyalog kutusu ise bir önceki
tercihinize göre ya veritabanınızdaki bütün tablo ve sorguların listesini içerir
ve siz bu listeden veri alacağınız tablo veya sorguyu seçersiniz; ya da seçme
yapacağınız veri listesini oluşturmanız için küçük bir tablo oluşturma aracı
açılır.

Veri seçme işini bir tablo veya sorgudan yapacaksanız bu
tablo veyla sorgunun adını seçerek, İleri’yi tıklayın. Veri seçme işini kendi
vereceğiniz değerlerle yapacaksanız, veri seçme listesi diyalog kutusunda veri
seçme listesinin tek sütunlu olduğunu göreceksiniz; seçiminizi daha çok sütunlu
bir listeden yapmak istiyorsanız önce yeni sütun sayısını yazın; sonra aşağıdaki
“Süt1” atdlı örnek sütunun adını tıklayın; arzu ettiğiniz kadar sütun
belirecektir; şimdi sçilecek değerleri bu sütunlara ve satırlara girin ve
İleri’yi tıklayın.

Her iki yolda da Arama Sihirbazı’nın üçüncü diyalog
kutusunda, ya mevcut talo ve sorgulardan seçtiğiniz ya da kendi oluşturduğunuz
değerli içeren alanlar kullanılabilir alan olarak sıralanacak ve Son’u
tıkladığınızda Arama Sihirbazı, tasarım penceresinin Alan Özellikleri bölümünde
Arama sekmesindeki değerleri dolduracaktır. (İlerde arama ve sorgu konusunda
uzmanlaştığınızda bu değerleri siz de doldurabilirsiniz. Şimdilik sadece Arama
sekmesinde Satır Kaynak Türü ve Satır kaynağı kutularına yazılan ifadeleri
inceleyin ve Access’in tablolara ve tabloların alanlarına nasıl gönderme
yaptığına dikkat edin.)

Bu suretle oluşturduğumuz otomatik değer seçme imkanını
kullanmak üzere Çocuklar tablosunu açtığımızda ve yeni bir girdi için Aile Sıra
No sütununda bir satırı tıkladığımızda, kutunun sağ kenarında bir seçme oku
belirdiğini görürüz. Bu oku tıkladığımızda ise açılan listede, bu ana kadar Aile
tablosunda Aile Sıra No sütuna girdiğimiz bütün değerleri görürüz.



Tablo tasarımını öğrendiğimize göre, şimdi tablolara veri
girme, veri arama ve tabloların Access 2000 penceresi içinde görüntülenme
yöntemlerinden söz edebiliriz. Bir veritabanı ile veri-işleme başlamadan önce
verileri girmemiz gerekir!

Veri Düzenleme (Editing)

Access’te belki de en kolay yapacağınız iş, tabloya veri
girmek olsa gerek: yeni oluşturduğunuz veya önceden mevcut bir tabloyu,
veritabanı penceresinde açın ve başlayın sütunlara ve satırlara gönlünüzden
geçenleri yazmaya. Fakat bunun daha kolay yolları da var.

Önce veri tablomuzun ekrandaki penceresinde yapabileceğimiz
görünüm değişikliklerinden söz edelim. Veri tablosunu, adını iki kere tıklayarak
(Araçlar menüsünden Seçenekler maddesini ve Görünüm sekmesinde “Tek tıklatmada
aç” seçeneğini seçerek bunu değiştirebilirsiniz), veya tabloyu seçtikten sonra
Veritabanı penceresinde Aç simgesini tıklayarak açabilirsiniz. Bir tablonun
adını sağ tıklayıp, açılacak menüden Aç maddesini de seçebilirsiniz.

Görünüm

Açtığınız bir veri tablosunun sütun genişliği, o alandaki
verilerin tümünü rahatça okumanıza engel oluyorsa, iki sütun başlığının
ortasındaki çizgiyi Mouse işaretçisi ile tutarak, sağa veya sola oynatarak,
sütun genişliğini değiştirebilirsiniz. Bu sırada Mouse işaretçisi iki tarafında
ok bulunan dikey çizgi şeklini alır.



Aynı şekilde satırlarınızın yüksekliğini de satır
başlıklarının arasındaki çizgiyi Mouse işaretçisiyle tutarak, artırabilir,
azaltabilirsiniz. Bir sütunun genişliğini değiştirdiğiniz zaman diğer sütunların
genişlikleri etkilenmez; ancak bir satırın yüksekliğini değiştirirseniz, bütün
satırların yüksekliği değişmiş olur. Sütun genişliklerinin Access 2000
tarafından otomatik olarak ve optimum ölçüde ayarlanmasını sağlamak için sütun
başlığının sağ sınır çizgisini iki kere tıklayabilirsiniz. Sütun genişlikleri ve
satır yüksekliklerini, sütunu ve satırı seçerek Biçim menüsündeki ilgili
maddeleri seçerek de yapabilirsiniz. Mouse işaretçisini sütun veya başlığının
üzerine getirin ve tıklayın (işaretçi sütun başlığında iken imlecin kısa ve
kalın bir aşağı ok şekline döndüğünü göreceksiniz); şimdi sütun veya satır
başlığını tıklarsanız, bütün sütun veya satır seçilmiş olur. Biçim menüsünden
Satır yüksekliği veya Sütun genişliği maddesini seçerek ve açılacak diyalog
kutularına gerekli değerleri girerek, ayarları değiştirebilirsiniz.

Veri girmenizi ve verilenizi incelemenizi engelleyen, o
sırada içeriğini görmeniz gerekmeyen sütunları geçici olarak gizleyebilirsiniz.
Sütunu seçtikten sonra Biçim menüsünden Sütunları gizle maddesini seçerseniz,
Access 2000 bu sütunları geçici olarak ortadan kaldırır. Yine Biçim menüsünden
Sütunları göster maddesini seçerek ve açılacak kutuda görüntülenmesini
istediğiniz sütunların adının önüne işaret koyarak, yeniden görünmelerini
sağlayabilirsiniz.

Veri girme

Her veri tablosunun son satırı, yeni kayıt girmeniz için
hazır sayılır. Yeni bir kayıt girmek için, sütun başlığında bir yıldız simgesi
bulunan son satırın herhangi bir sütununa tıklayarak, klavyeden verilerinizi
girebilirsiniz. Aynı işi Araç buçuğunda Yeni Kayıt simgesini tıklayarak da
yapabilirsiniz.



Veri tablosu içinde kayıttan kayıda ve bir kayıtta alandan
alana geçebilmek için, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz kutunun içinde
tıklayabilirsiniz; klavyede ok tuşlarına, veya sekme ve Enter tuşlarına basarak
imleci arzu ettiğiniz yere götürebilirsiniz; bu tuşların imleci yeni alanın
başına mı, sonuna mı götüreceğini Araçlan menüsünden Seçenekler’i ve orada
Klavye sekmesini seçerek de belirleyebilirsiniz. İlmecin içinde bulunduğu
hücrenin satır başlığında bir kalem simgesi belirir; bu o satırın edit edilmeye
(düzenlenmeye, değiştirilmeye, ek yapılmaya) hazır olduğunu gösterir. Bir
mücrede varolan verinin önüne, arkasına, içine yeni veri yazabilirsiniz; mevcut
veriyi silebilirsiniz; başka ylerde Windows panosuna kopyaladığınız metin, sayı
veya diğer unsurları Access hücrelerinize yapıştırabilirsiniz. Windows Panosuna
kopyalanmış unsur Access 2000 veritabanında bulunması imkanı olmayan bir unsur
ise Düzenr menüsünde yapıştırmayla ilgili maddeler etkin olmaz; klavlede Ctrl+V
tuşuna basmanız da bu öğeyi Acces veri tablosuna yapıştırmaz.

Bir kaydı (satırı) veya bir alanı (sütunu) silmek için
Düzen menüsünden Kayıt Sil ve Sütun Sil maddelerini seçmeniz yeter. Araçlar
menüsünder Seçenekleri ve Düzen/Bul sekmesinde Onayla bölümünde hangi silme
işlemleri için Access 2000’in sizden oınay istemesini arzu ettiğinizi de
belirtebilirsiniz. Kayıt silme işlemi, onaylandıktan sonra veritabanına
kaydedilir ve bir daha geri alınamaz.

Veritabanındaki bilgilerin birbiri ile tutarlı olmasına
bilgi tutarlılığı (referential integrity) denir ve bunu korumak için Access
2000 bazı sütunları ve tabloları silmenize izin vermez. Aşağıda ilişkilendirme
konusu ele alırken, bilgi tutarlığından söz edeceğiz. Bazı sütunları ve
satırları silmeye çalıştığınız zaman, ilişkileri korumak isteyen ve silme işlemi
dolayısıyla başka kayıtları ve sorguları silmek zorunda kalan Access 2000,
sizden onay isteyecektir.

Sıralama

Veri tablosundaki kayıtlar, belirli alanlar itibariyle
artan veya azalan sıraya sokulabilir. Sıralamak istediğiniz sütunu seçin ve Araç
çubuğunda artan veya azalan sıralama simgesini tıklayın. Bunu, Kayıtlar
menüsünde önce Sırala, sonra da Artan veya Azalan sıralama maddelerini seçerek
de yaptırabilirsiniz.

Sığralama işlemini sıralayacağınız sütundaki herhangi bir
satırı sağ tıklayıp,açılacak menüden, Artan Sıralama ve Azalan Sıralama
maddelerini seçerek de yapabilirsiniz.

Artan sıra, sayılarda en küçükten en büyüğe, tarihlerde en
eskiden en yeniye, metinlerde ise A’dan Z’ye demektir. Azalan sıra ise bunun
tersidir. Access’te her bir satır bir kayıt sayıldığı için bir sütunu
sıraladığınız zaman o satıra ait diğer hücrelerdeki bilgiler de sıralanan
sütundaki hücre ile birlikte yeni yerlerine giderler; böylece bir satırın
hücreleri yer değiştirmemiş olur.

Arama ve Değiştirme

Veri tablolarınız bir değeri gözle aramanıza imkan
vermeyecek kadar büyük olabilir. Bu durumlarda bir değeri bulmak için Access
2000’in yardımını isteyebilirsiniz. Araç çubuğundaki Bul simgesini tıklayarak
veya Düzen menüsünden Bul maddesini seçerek, arama yaptırabilirsiniz. Access
2000’in bir yeniliği Bul ve Değiştir araçlarının tek kutuda iki sekme halinde
toplanmasıdır. İki sekme arasındaki görünüm farkı Değiştir sekmesinde bulunacak
değerin yerine konulacak yeni değerin girileceği kutunun bulunmasıdır.



Bulma işlemi ya o sırada imlecin içinde bulunduğu
bir alanda, ya da tablonun tümünde yapılır. Bul sekmesinde Aranan kutusuna
aradığınız değeri yazın; aramanın yapılacağı yeri gösteren Bak kutusunun seçme
okunu tıklayarak, aramanın tablonun tümünde mi, yoksa imlecin bulunduğu sütunda
mı (imleç bir sütunda değilse, birinci sütunda) yapılacağını belirtin. Eşleştir
kutusunda ise aramanın yapılacağı alan parçasını belirtebilirsiniz. Aradığınız
değerin sadece alanın tümünü olduğu durumların bulunması için bu kutuda Tüm
Alan; alanın herhangi bir bölümü olduğu durumların bulunması için Alanın Bir
Bölümü; ve verdiğiniz değerle başlayan alanların bulunması için de Alanın
Başlangıcı seçeneklerini seçmeniz gerekir.

//////////////////////////KUTU////////////////////////

Ne arıyorsunuz? Ne bulursunuz?

Bu noktada yapacağınız üç ayrı seçim, Access 2000’in ne
arayacağını belirler. Bir örnekle belirtelim:


Eşleştir Aranan Bulunan Bulunamayan

Alanın bir bölümü
tas Tasarım


Tasa


Tas


Mutasarrıf




Tüm Alan
tas tas Tasarım



Tasa



Mutasarrıf




Alanın başlangıcı
tas Tasarım


Tasa


Tas



Mutasarrıf

///////////////////////////////KUTU
BİTTİ////////////////////////////////////////

Arama kontrollerinin tümünü görüntüleyerek arama kutusunu
büyütmeye yarayan Tümü düğmesini tıklarsanız, Arama yönünü belirtebileceğiniz
bir seçme kutusu ortaya çıkar. Buradaki seçenekleriniz, aramanın imlecin
bulunduğu noktadan yukarı veya aşağı ya da tüm tabloda yapılmasını sağlar.

Bul kutusu genişlediğinde ortaya çıkan diğer bir kontrol
unsuru ise aranan kutusuna yazdığınız değerin büyük harf-küçük harf oluşu ile
bulunmasını istediğiniz değerin büyük hadrf-küçük harf oluşu arasında ilişki
kurup kurmamaktır. Eğer Access, sizin kullandığınız harflerin büyük veya küçük
oluşuna dikkat etsin istiyorsanız, Büyük Harf/Küçük Harf Eşleştir kutusuna
işaret koyun. Bu durumda, örneğin “tas” değerini arattırdığınızda “Tas” ve “TAS”
bulunmayacaktır.

Buradaki “Alanları biçimli olarak ara” kontrolü ise
tarih/saat gibi veya para birimi gibi belirli biçimlerde görüntülenen alanların,
veritabanında bulunduğu basit şekliyle değil, tablo tasarımı sırasında talep
ettiğimiz biçimde ele alınarak arama yapılmasını sağlar. Bunu biraz açalım.
Diyelim ki Tarih alanındaki değerlerimizin kısa tarih olarak biçimlenmesini
istiyoruz. Bu biçim, Access 2000 tarafından ancak bu veri görünülendiği zaman
uygulanır. Siz verileri “20-09-99” olarak girmiş olabilirsiniz; ama tasarım
sırasında bu alan için uzun tarih biçimini seçtiyseniz, Access 2000, bu veriyi
“20 Eylül 1999 Pazartesi” olarak biçimleyerek görüntüleyecektir. Arama yaparken,
arama değeri olarak “20-09-99” yazar ve Access’ten bu değeri bulmasını
isterseniz, ve “Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olursa,
aradığınız değer hiç bir zaman bulunamayacaktır. Çünkü Access sizin biçik
talimatına uygun olarak tarihleri uzun biçimde biçimliyor fakat siz kısa tarih
biçiminde aranacak değer veriyorsunuz. Oysa bu kutu işaretlenmemiş olsa idi,
Access verdiğiniz meşru tarih biçimini tablosundaki bütün tarih biçimleriyle
karşılaştıracak ve verdiğiniz tarihi bulursa, bu kaydı size gösterecekti.

“Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olarak
yapılan aramalar Access 2000’i olağanüstü yavaşlatır. Alanın bir bölümü”
seçeneği ve aranan yerin tüm tablo olması da Access 2000’in arama hızını
düşürür.

Değiştirme, bulmaya dayanan ve bulunan değerlerin
sizin vereceğiniz bir değerle değiştirilmesi işlemidir. Değiştir aracının neleri
bulabileceğini, Bul aracını tanırken gördük. Burada sadece sağdaki farklı
kontrol düğmeleri üzerinde duralım.



Sonrakini Bul düğmesini tıkladığınızda Access 2000, sadece
bulma işlemini yapar; hiç bir şey değiştirmez. Aradığınız değerin doğru
bulunduğuna ve değiştirmenin verilerinize zarar vermeyeceğine emin olduktan
sonra Değiştir düğmesini tıklayabilirsiniz. Bu noktada değiştirme işinden
vazgeçerseniz, İptal düğmesini tıklayın. Değiştir düğmesi, sadece bulunan değeri
değiştirmekle kalmaz, varsa, bir sonraki aranan değeri bulur. Tümünü Değiştir
düğmesi ise tek tek bulma-değiştirme yerine tablonuzdaki tüm aranan değerleri
otomatik olarak bulur ve onay gerekmeden değiştirir. Bu düğmenin gerçekten hızlı
çalıştığını göreceksiniz. Ama bu düğmenin bir özelliği daha var ki, tıklamadan
önce iki kere düşünmeniz yerinde olur: yaptığınız değişiklikler kalıcı olur;
geri alınmaz.

Süzme

Bul aracı ile verilerde araştırma yapmak mümkün olmakla
birlikte, kimi zaman belli bir ölçüte uygun tüm kayıtları birarada görmek
isteyebiliriz. Bunu Süz aracıyla yaparız. Sözgelimi, elimizdeki veride sadece
ikinci yarıyıl sınavında 5 alan öğrencilerin veya oturduğu yer Tekirdağ
olanların, sadece erkeklerin veya sadece kadınların listelenmesini
isteyebiliriz.

Bunu yapmanın en kolay yolu Seçime Göre Süzme
yöntemidir. Süzme ölçütü olacak verinin bulunduğu kaydın, ilgili alanını
(sütununu) bulun ve Access 2000’e bu sütunda sadece bu değeri içeren kayıtları
göstermesini, diğerlerini göstermemesini bildirin. Ölçük olarak kullanacağınız
verinin bulunduğu sütunu tıklayın ve ya Araç çubuğundan Seçime Göre Süz
simgesini tıklayın, ya da veritabanında bir yeri sağ-tıklayıp açılan menüden
Seçime Göre Süz maddesini seçin.



Veri tablosunun büyüklüğüne ve seçtiğiniz alanın
endekslenmiş olup-olmamasına göre, Access 2000, seçme ve sadece seçilenleri
görüntüleme işini sür’atle yapacaktır.



Listede sadece seçilen kritere uygun veri içeren kayıtlar
yer alırken, Araç buçuğundaki Süzgeci Kaldır simgesi de etkin hale gelecektir.
Bu simgeyi tıklayarak, tablonun tümünü görüntületebilirsiniz. Access 2000,
tablonuza uyguladığınız son süzme işleminin ölçütünü unutmaz ve bu simgeyi
yeniden tıkladığınızda son süzme işlemi yeniden uygulanır. (Süzgeci
kaldırdığınızda bu simgenin etiketi Süzgeci Uygula şeklinde değişir.) Bir
tablonun tümünü değil sadece süzülmüş kayıtları içerdiğini, tablonun alt
kenarındaki “(Süzülmüş)” kelimesinden anlarız. Bu kelimenin yanında kaç adet
süzülmüş kayıt olduğu da gösterilir.

Seçme yoluyla süzme işlemi birden fazla alan veya değer
ölçüt kullanılaarak da yapılabilir. Diyelim ki seçme işlemini bir sınıftaki
öğrencilerin listesinde hem cinsiyet, hem de alınan nota göre uygulamak
istiyorsunuz. Bunu yapabilmek için, uygulayacağınız birden fazla ölçüt veri
değerinin tabloda yanyana sütunlara gelmesini sağlayın. Bir sütunun tümünü seçer
ve Mouse işaretçisiyle sütun başlığını tutarak, işaretçiyi diğer iki sütunun
arasına götürürseniz, işaretçinin bulunduğu aralıkta koyu tonlu bir çizgi
oluştuğunu görürsünüz; Mouse işaretçisini burada bırakırsanız, sütun tümüyle bu
yere taşınmış olur. Bu suretle sütunları yanyana getirerek, arama ölçütü olacak
değerleri de birbirine komşu yapmış olursunuz. Şimdi, Mouse işaretçisini ölçüt
olacak verilerin en soldakinin veya en sağdakinin üzerine getirin (işaret
simgesinin kalın ve içi boş artı işaretine döndüğüne dikkat edin) ve Mouse’un
sol düğmesini tutun; ölçüt olacak değerlerin sonuncusuna kadar sürükleyin. Ölçüt
olarak kullanacağınız bütün veriler seçilmiş olacaktır. Şimdi, ya sağ tıklayarak
ve açılan menüden Seçilenlere Göre Süz maddesini seçerek, ya da Araç çubuğundan
aynı adı taşıyan simgeyi tıklayarak, Access 2000’e çok ölçütlü süzgeç
uygulattırabilirsiniz.

Seçme yoluyla süzme işlemini, altalta kayıtların
değerlerini ölçüt alarak da yapabilirsiniz. Bunun için, Mouse işaretçisini bir
satırdaki bir değerin üzerine getirin ve işaret simgesi kalın ve içi boş artı
işaretine döndüğünde, Mouse’un sol düğmesini tutarak ölçüt olarak kullanacağınız
alttaki veya üstteki değerleri tarayın. Mouse’un düğmesini bıraktığınızda
altalta birden fazla değer seçilmiş olacaktır. Şimdi yine sağ tıklama veya Araç
çubuğunda tıklama yoluyla Access 2000’e Seçme yoluyla süzme işlemini
yaptırtabilirsiniz.

Kimi zaman süzme işinde kullanacağınız değerler böyle kolay
bir şekilde seçme yoluyma belirtilemez ve daha ayrıntılı süzme ölçütleri
uygulamak isteyebilirsiniz. Bunun için Form Süzgeci yöntemini kullanmanız
gerekir. Bu aracı, Kayıtlar menüsünden önce Süz ve sonra Form Süzgeci maddesini
seçerek açabilirsiniz. Form Süzgeci açıldığı anda açık olan tablonun yerini
alır. Bu yeni tabloda, solda, altta birincil ölçütü belirteceğiniz Ara, ve
ikincil, üçüncül ölçütler için bir çok “Veya” sekmesi göreceksiniz.



Süzme ölçütünü tanımlamaya Ara sekmesinden başlamak
gerekir. Bu sekme seçili iken, tabloda sıralanan alan adlarının altındaki
hücreyi tıklarsanız, sağda seçme okunun görüntülendiğini göreceksiniz. Bu oku
tıklayarak, tablonuzda bu alana girişmiş tüm değerleri görebilirsiniz. Burada
istediğiniz kadar seçim yapabilirsiniz. Yine öğrenci tablosu örneğine dönersek,
cinsiyet sütunundan “Kadın,” birinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “5,”
ikinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “3” değerlerini seçebilirsiniz. (Bu
durumda tablonuzdaki bütün kadın öğrencilerden birinci sınavda 5 ikinci sınavda
3 alanlar seçilmiş olacaktır). “Veya” sekmelerini tıklayarak süzgecin kapsamını
genişletmek mümkündür. Sözgelimi, sınıftaki kadın öğrencilerden birinci yarıyıl
sınavında 5 “veya 4 veya 3 veya 2 veya 1 veya 0” alanları seçmek
isteyebilirsiniz. Her “veya” ölçütünden sonra Form’un sol alt kenarına yeni bir
Veya sekmesi eklendiğine dikkat edin.

Notlarınızı tam sayı olarak değil de kesirli olarak
veriyorsanız, süzmenin amacı zayıf durumdaki öğrencileri belirlemek olduğu halde
bu son yöntemde örneğin 4,5 alanları göremezsiniz. Bunu sağlamak için bütün not
ihtimallerini kapsayan “Veya” ölçütleri doldurmak gerekir. Oysa süzme
ölçütlerini seçerek değil yazarak verebilir ve standart karşılaştırma
işlemcilerini kullanarak, bütün ihtimalleri kapsayabilirsiniz. Bunun için,
örneğin Birinci Yarıyıl Sınav Notları sütununun boş hücresine “<=4,9” (tırnaklar olmadan) yazarsanız, Access 2000 notu 5’den aşağı bütün öğrencileri bulacaktır. Burada dikkat edilecek nokta önce mukayese işlemcisinin, sonra değerin yazılmasıdır. Access 2000, standart mukayese işlemcilerini kullanır: > Büyük

< k =" Eşit">= Büyük veya eşit

<> Eşit değil

Ölçütlerinizi belirttikten sonra Araç çubuğundan Süzgeci
Uygula simgesini tıklayarak süzülmüş kayıtlarınızı görebilir; işiniz bittiğinde
süzgeci kaldır simgesini tıklayarak asıl tablonuza dönebilirsiniz.

Gelişmiş Süzme Sıralama

Genellikle süzme işleminden sonra süzülmüş kayıtları içeren
yeni tablonun bir alana göre sıralanması (örneğin öğrencilerin artan veya azalan
not sırasına sokulması) gerekebilir. Süzülmüş kayıtları içeren geçici tablonun
herhangi bir sütununu seçerek sıralama işlemi yaptırabilirsiniz. Fakat süzme ve
sıralama işlemini, Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş Süzme/Sıralama
maddesini seçerek bir kerede yaptırtabilirsiniz. Bu maddeyi seçtiğiniz Access
2000, bu amaçla tasarlanmış özel bir Sorgu tasarım penceresi açacaktır. Bu
teknikten yararlanmayı, Sorgu bölümünde ele alacağız.

Formlar

“Access’te bir tabloya veri girmenin kestirme yolu, tabloyu
açıp, en alt satırdan itibaren verileri yazmaktır!” dedik. Fakat yanyana
yüzlerce sütunu bulunan bir tabloda bunu yapmak kolay olmaz. Tablonun Access
penceresinin dışında kalan sütunlarını görüntüye getirmek için sürekli kaydırma
çubuğunu tıklamak zor olabilir. Oysa Access bize veri girme ve düzenleme işini
form yoluyla yapma imkanı veriyor. Form, bir tablonun bir kaydının içeriğini
(veya boş bir kayıt satırını) bir çok kontrolle birlikte tek pencerede
toplayabilen bir araçtır. Formun eni-boyu da Access penceresinden büyük
olabilir; fakat formun biçimini belirlemek, alanların nerede ve ölçüde
görüneceğine karar vermek imkanı vardır. Ayrıca formun üzerine veri girmeyi
kolaylaştıran ve kaydın parçası olmayan yardım ifadeleri yazabilir, grafiklerle
formu süsleyebilirsiniz. Formda, Sil, Kaydet ve benzeri komutlar içeren düğmeler
olabilir.

Normal olarak formun her sayfası sadece bir kayıt içerir.
Dolayısıyla dikkatinizi bir kayıt üzerinde toplayabilirsiniz. Oysa veritabanı
penceresindeki tablo açıldığında görüntüye sığdırabildiği kadar kaydı sığdırır.
Bu çoğu zaman bir kayıtla ilgili inceleme yapmayı zorlaştırır. Form, veri
girmeyi mantıksal bir düzene bağlayabilir ve kolaylaştırabilir.

Otomatik Form

Access 2000, herhangi bir tabloyu anında forma çevirebilir.
Form konusunu kavramak için en kestirme yol, açık veritabanında bir tabloyu
açıp, Access’e bu tablodan otomatik form yapması talimatını vermektir. Bunun
için Araç çubuğunda Yeni Nesne simgesini tıklamaktır. Bu araç, son yaptığınız
işi hatırlar ve etiketinde bunu belirtir.



Access 2000, açık tablodaki bütün alanları, içine bilgi
yazılacak kutular haline getirir; ve bunların önüne sütun başlığı olan alan
adlarını etiket olarak koyar. Oluşturulan formda, kayıtlar arasında gezinmeyi
bağlayacak kontroller, ve yeni kayıt için boş form edinme düğmeleri vardır. İşte
yukarıdaki tablonun otomatik form haline getirilmiş görünümü:



Burada, bu formun başlığında ait olduğu tablonun adını
görüyorsunuz. Aynı anda birden fazla tabloya veri girişi yapmakta kullandığınız
form varsa, başlıklarıo anda hangi tabloya giriş yaptığınızı gösterir. Formun
“kutuları” arasında klavyede sekme veya Enter tuşlarına basarak
ilerleyebileceğiniz gibi, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz alanın içinde
tıklayabilirsiniz. Geride kalan bir alana gitmek için klavyede üst karakter
(büyük harf, Shift) tuşunu tutarken, Sekme tuşuna basın.

Formda, otomatik sayı olarak belirlenmiş alanlara yazı
yazamazsınız; aynı şekilde Access’in değerini hesaplayarak bulduğu alanlara da
klavyede değer giremezsiniz. Yeni kayıt için boş form açtığınızda otomatik sayı
alanının içinde “(Otomatik Sayı)” ifadesini göreceksiniz. Bir formda imleç son
kutuda iken klavyede Enter veya sekme tuşuna basarsanız veya imleç herhangi bir
yerde iken Mouse işaretçisiyle başka bir kayda gitmek için gezinme düğmelerini
veya yeni kayıt simgesini tıklarsanız, içinde bulunduğunuz kayıtta değişiklik
yaptıysanız bu tabloya işlenir. (Bu işlem geri alınmaz.). Bir kaydın içinde iken
klavyede üst karakter tuşunu tutarken Enter’a basarak, kayıtta yaptığınız
değişikliği tabloya kaydetebilirsiniz. Bunu Kayıtlar menüsünden “Kaydı kaydet”
maddesini seçerek de yapabilirsiniz.

Bir formda görüntülenen kaydı silmek de mümkündür. Bunun
için araç çubuğundan Kayıt Sil simgesini tıklayabilirsiniz. Aynı işlem Düzen
menüsünden Kayıt Sil maddesini seçerek de yapılabilir. Kayıt silme işlemi geri
alınmaz. Bir formda kayıt silmeye çalıştığınız sırada bu işlem veritabanınında
bilgi tutarlılığa açısından başka tablolarda ve sorgularda silme gerektirecekse,
Access 2000 sizden onay isteyecektir.

Tablo görünümünde yapabildiğiniz bütün sıralama ve süzme
işlemleri form görünümünde de yapılabilir.

Formun birinci görevi veri girmeyi kolaylaştırmak olduğu
halde, bir kaydı içeren formu, yazdırabilirsiniz. Bunun için klavyede Ctrl
tuşunu tutarken P tuşuna basmak veya Dosya menüsünden Yazdır maddesini seçmek
yeter. Formun kağıt üzerinde nasıl görüneceğini Dosya menüsünde Baskı Önizleme
maddesini seçerek, inceleyebilirsiniz.

Form Tasarımı

Access’te yeni bir form oluşturmak için çeşitli yollar
vardır. Bunlardan biri, Veritabanı penceresinde Nesneler listesinden Formlar’ı
tıklamak ve açılacak Form nesneleri penceresinde ya tasarım görünümünde ya da
Sihirbazı kullanarak form oluşturma yöntemini seçmektir. Form nesneleri
penceresinin araç çubuğunda Yeni simgesini tıklayarak daha çok seçenek bulunan
Yeni Form oluşturma aracını açabilirsiniz.



Bu seçeneklerden Tasarım Görünümü, seçeceğiniz bir tabloya
dayanan ve sıfırdan form oluşturmanızı sağlayacak aracı çalıştırır. Form
Sihirbazı ise, sizden form için gerekli seçmeleri yapmanızı ister ve formu
kendisi tasarlar. Üç ayrı otomatik form oluşturma aracı ile Grafik Sihirbazı ve
Excel-vari özet tablo oluşturma aracını da Yeni Form kutusunda bulacaksınız.

Access 2000’de tasarım görünümünde form oluşturmaya
başlamadan önce, otomatik bir form oluşturup, bunu tasarım görünümünde açmak,
form yapımı için daha eğitici olur. Bir tablo açıkken otomatik form oluşturun ve
bu formu kapatın; Access onay istediğinde yeni form olarak kaydetmesine izin
verin. Sonra Veritabanı penceresinde Formlar nesnesini seçin ve biraz önce
kaydettiğiniz yeni formu seçip, araç çubuğundan Tasarla simgesini tıklayın.
Access, formu tasarım görünümünde açarken yanına bir de Araç kutusu açacaktır.



Tasarım görünümündeki formun en belirgin özelliği zeminin
kılavuz çizgilerle kaplı olmasıdır; formda yeralacak nesnelerin kılavuz
çizgilerine yaslanması, nesnelerin görsel olarak düzgün ve hizalı görünmesini
sağlar. Araç kutusundaki Nesne seçici (ok biçiminde) ile formdaki nesneleri
seçer, ve Mouse düğmesini basılı tutarak,. form üzerinde yeni yere
taşıyabilirsiniz. Denetim Sihirbazı denen işaretçiyi seçer ve forma
yerleştirdiğiniz bir nesneyi ve Araç Kutusu’ndaki bir nesne simgesini
tıkladıktan sonra formu tıklarsanız, bu nesnenin yapılandırılmasında size
yardımcı olacak bir dizi diyalog kutusu açılır. Sihirbaz, seçtiğiniz denetim
ögesinin özelliklerini belirlemek için sizden ve formun dayalı olduğu tablodan
bilgiler derleyecektir.

Bir formda yer alabilecek denetim ögeleri, Araç Kutusu’nda
sıralanmış bulunuyor. Bunları kısaca ele alalım:


Etiket Formdaki bir veri alanını
niteleyen başlık olabilir; veya formu kullanarak veritabanına veri girecek olan
kullanıcıya yolgösteren yardım metinleri içerebilir.


Metin kutusu Bu formun bağlı olduğu tablo veya
tablolara veri girme noktalarıdır. Metin kutusunun özellikler penceresini
açarak, bu kutuya girilecek bilgilerin veritabanında hangi tabloda hangi alana
kayıt olarak işleneceğini belirlersiniz.


Seçenek grubu Formunuzda içinden seçme yapabileceğiniz
ve bir alana bir değer atayan seçenekler içerir. Siz seçeneklerden hangisini
seçerseniz, o seçeneğe vermiş olduğunuz değer tayin ettiğiniz bir alana yazılır.


Seçenek düğmesi Genellikle “kadın/erkek” gibi bir
seçeneğin seçilmesini sağlar; seçeneğin değeri tayin ettiğiniz alana yazılır.


Değiştirme düğmesi Formda basılmış veya basılmamış düğme
görünümleri arasında gider gelir ve tıklandığında içerdiği değeri ait olduğu
alana yazdırır.

Onay
kutusu İçerdiği değeri içine işaretü konduğunda
ait olduğu alana yazdıran bir denetimdir.


Açılan kutu Ya oluştururken sizin vereceğiniz
sabit değerleri, ya da bir tablo veya sorgunun oluşturduğu değerleri içerir ve
formu dolduran kişi tarafından seçilen değer, ait olduğu alanr yazılır.


Liste kutusu İçindeki değerleri liste halinde
gösterir; kullanıcının işaretlediği değer ait olduğu alana yazılır.


Komut düğmesi Access’in kullanıcıya sunduğu herhangi
bir komutu yerine getirebilecek, düğme şeklindeki simge. Örneğin bir formu
kaydetmek veya silmek için kullanılabilir.


Resim Formunuza işlevsel veya süsleme
amacıyla resim koymanız için alan oluşturur.


İlişkisiz OLE Nesnesi Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın
dosyasını görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntelenecek başka
program dosyasının veritabanınızla bir ilişkisi yoktur; form yloluyla bir
kayıttan diğerine gidildiğinde bu nesre değişmez.


İlişkili OLE Nesnesi Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın
dosyasını görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntelenecek başka
program dosyasının veritabanınızla ilişkisi kurulmuştur; bu alandaki nesne
kayıttan kayıda gidildiğinde değişir.


Sayfa sonu Bir sayfadan fazla form oluşturmak
istediğiniz zaman, formun kesilmesi ve yeni bir form sayfasının başlamasını
sağlar.


Sekme denetimi Windows’un sekmeli denetim ve diyalog
kutuları gibi formlar yapmanızı sağlar. Sekmenin açtığı alana diğer form
ögelerini yerleştirebilirsiniz.

Alt
form Bir form yoluyla kayıtlarızda
değişiklik yaparken, bağlı bir başka bir tablonun denetimini sağlayan ikinci bir
form açılmasını sağlar. Böylece aynı anda bağlı tabloda da değişiklik
yapabilirsiniz.


Çizgi ve diktörgen Formlarınızı kullanıl kolaylığı sağlamak
amacıyla mantıksal gruplara ayırmasını sağlayan düz çizgi ve dikdörtgen
çizimleri sağlar.

Yeni bir form tasarımına başladığınızda, araç kutusundaki
denetim araçlarını formunuza yerleştirmiş olmanız, formda yapacağınız
değişikliklerin herhangi bir tabloya işleneceği anlamına gelmez. Formun kayıt
yapabilmesi için denetimlerin, mutlaka bir tablonun veya sorgunun alanlarına
bağlanması gerekir. (Bağlı olmayan denetimler de olabilir. Onlara birazdan
değineceğiz.) Form tasarımı sırasında Görünüm menüsünden alan listesi maddesini
seçerseniz, formu oluşturmaya başladığınız sırada seçtiğiniz tablodaki bütün
alanların listesini görebilirsiniz. Bu listedeki bir alanı Mouse işaretçisiyle
tutarak, inşa halindeki formun üzerine bırakarak, kolayca bağlı denetimler elde
etmek mümkündür. Bir diğer deetimle alan bağlama yolu ise denetimin Özellikler
kutusunda Denetim Kaynağı satırına tablo ve alan adı yazmaktır.



Denetim ögelerinin özellikler kutusu, denetim sağ
tıklanarak ve açılacak menüden Özellikler maddesi seçilerek görüntülenebilir.
Ayrıca Form tasarımı penceresi açıkken Görünüm menüsünden Özellikler maddesini
de seçebilirsiniz. Özellikler kutusu, seçili denetimin alabileceği bütün
özellikleri içerir. Örneğin bir metin kutusunun tam 60 ayrı özelliği vardır.
Özellikler, kutunun üzerindeki sekmelerle gruplara ayrılmıştır. Veri sekmesinde,
denetim unsuru ile tablonun alanları arasında veri-bağı kurmanızı sağlayan
özellikler vardır. Bu özelliklere Tümü sekmesinde de ulaşabilirsiniz. Veri ile
bağlanabilecek bir denetimin Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının
sağında iki seçme simgesi vardır.



Bunlardan aşağı oku tıkladığınızda, formu oluşturmaya
başladığınızda, bir tablo seçtiyseniz o tablonun alanlarını göreceksiniz. Form
oluşturmaya başlarken bir tablo seçmediyseniz, bu oku tıkladığınızda karşınıza
boş bir satır gelir. Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının sağındaki
ikinci seçme simgesi ise yanyana üç nokta şeklinde “deyim oluşturucusu”
simgesidir. Bu simgeyi tıkladığınızda Deyim Oluşturucusu diyalog kutusu açılır.



Bu diyalog kutusunda, üstte deyim oluşturmaya ayrılan bol
alan ile altta yanyana ve birbirine bağımlı üç pencere göreceksiniz: en solda
veritabanında mevcut bütün tablolar, sorgular, formlar, raporlar, Access’in
kullanılmaya hazır ve 16 grup halinde ayrılmış (aritmetik ortalamadan, tanjant
hesaplamaya, tarih çevirmekten, sayı saymaya kadar) 188 işlevi, sabit değerler
(boş, doğru, yanlış gibi), 20 adet matematik ve mantık işlem işaretleri
(işleçleri, operatörleri), ve ortak değerler (sayfa numarası, toplam sayfa
sayısı, o andaki tarih veya tarih/saat, ve o andaki kullanıcı adı) yer alır. Bu
pencerede seçtiğiniz grubun alt grupları ortadakinde, ortada seçtiğiiz alt
grubun içindekiler ise en sağdakinde görüntülenir.

Bir tablonun bir alanını, denetim unsuruna veri kaynağı
yapmak için, en soldaki pencerede Tablolar satırını iki kere tıklayın; ortada
veritabanının bütün tabloları listelendiğinde arzu ettiğiniz tabloyu iki kere
tıklayın. En sağda tablonun bütün alanları listelenecektir. Arzu ettiğiniz alanı
iki kere tıkladığınızda, alanın adı, tablonun adıyla birlikte, üstteki Deyim
oluşturma alanına yazılacaktır. Tamam’ı tıkladığınızda bu “deyim,” denetimin
Özellikler listesinde Denetim Kaynağı olarak gösterilmiş olur. Bu andan sonra
formunuzun bu alanına yazacağınız veri, seçtiğiniz tabloda seçtiğiniz alana
kaydedilir.

Form oluşturmaya başlarken bir tablo seçmiş olsanız bile,
bir forma birden fazla tabloya bilgi kaydetme görevi verebilirsiniz. Bir form,
veritabanı içindeki bütün tablolara bilgi kaydedebilir.

***

Böylece Access’te veritabanı oluşturma işinin birinci
aşaması olan tablo tasarımını ve veri girmeyi, veriişlemin ilk adımı olan
sıralama ve süzmeyi ve veritabanımızla daha kolay çalışma aracı olan formları
tasarlamayı öğrendik. Şimdi, veri-işlemin gerektirdiği diğer işlere geçebiliriz.
Bu işlerin başında tablolarımız arasında ilişki kurmak, Anahtarları belirlemek
ve endeksleri (dizinleri) oluşturmak geliyor.

Bölüm 3: Anahtarlar, İlişkiler,
ve Dizinler

İster insanlar arasında, ister tablolar arasında olsun,
ilişki zor şeydir; itina ve dikkat, önceden planlama ve sihirli bir anahtar
ister! İnsanlararası ilişkide sihirli anahtar nedir sorusunu Access 2000’e
ayrılmış bu kitapta ele alamayız. (Zaten bu konu bu kadar bir kitapçığın
kapsamını aşar.) Fakat hemen belirtebiliriz ki, Access’te başarılı bir
veri-işlemin sihirli anahtarı Birincil Anahtar’dır: tablolar arasındaki ilişkiyi
bu Anahtar ile kurarız, ve göreceğimiz gibi, daha bir çok kapıyı bu anahtarla
açarız.

İkinci bölümdeki alıştırmayı yaptıysanız, oluşturduğunuz
her tablonun tasarım görünümünü kapatırken, Access 2000’nin bu tabloda bir
Birincil Anahtar tayin edilmediğini vurgulayarak sizden ısrarla bir alanı
Birincil Anahtar olarak belirleminizi istediğini görmüş olmalısınız. Neden?
Çünkü birincil anahtar her tabloya, daha sonra bir başka tablo ile
ilişkilendirmek istediğinizde bu ilişkide özgün kişiliğini verecektir. Birincil
anahtar olarak belirlenen alandaki bilgilerin benzersiz olması gerekir. Access
sizi buna zorlamaz, ama birincil anahtar alanındaki bilgileriniz her kayıt için
benzersiz değilse, neden birincil anahtar olarak atamış olabilirsiniz? Birincil
anahtar, bir kaydı, bir başka tablodaki bir kayıtla birleştirmekte
kullanacağımız anahtardır. Birincil anahtarın diğer işlev ve yararlarına kısaca
değindikten sonra kayıt birleştirmedeki rolüne döneceğiz.

Birincil Anahtar

Her tablonun bir, ama sadece bir, Birincil Anahtarı
olabilir. Access 2000, her tablonun birincil anahtarını otomatik olarak
endeksler (ve bu sayede veritabanı daha hızlı çalışır). Tablonuzda siz bir alanı
Birincil Anahtar olarak atamadıysanız, Access 2000 bir birincil anahtar alanı
oluşturmak ister; bunu onayladığınızda bir otomatik sayı alanı açar; tablonuzda
zaten birinci alanda otomatik sayı türü bir veri varsa, Access 2000 bu alanı
birincil anahtar olarak atar. Bu sebeple, iyi bir tablo tasarımı ilerde
kullanmayacak bile olsanız, birinci alanı otomatik sayı olarak belirlemeyi
gerektirir.

Birincil anahtar, hemen hemen daima sadece bir alandan
oluşur. Fakat Access 2000, ancak çok pahalı veritabanı Server programlarının
yapabileceği bir imkana da sahiptir: veri-işlem işiniz birden fazla alandan
oluşan Birincil anahtar kullanmanızı gerektiriyorsa, bunu yapabilirsiniz.
Çok-alanlı Birincil Anahtar, ileri düzeyde veri-işlem ve sorgulama bilgisi
gerektirir.

Her veri türü birincil anahtar olamaz: birincil anahtar
olarak kullanamayacağınız veri türleri, Internet adres bağlantısı (köprü), OLE
ve not türleridir. Buna göre, metin, sayı, tarih/saat, para birimi, Evet/Hayır,
ve otomatik sayı alanları birincil anahtar olarak kullanılabilir. Tablolarınız,
birincil anahtar alanına göre otomatik olarak sıralanır. (Eğer bir Evet/Hayır
alanını birincil anahtar yapmaya kararlıysanız, tablonuzda en fazla iki kayıt
olması gerekir. Neden?)

Birincil anahtarın tabaloda birinci alan olması gerekmez;
herhangi bir alan birincil anahtar olabilir. Fakat kendinizi tabolalarınızda
birincil anahtar arama zorluğundan kurtarmak için daima birinci alanı birincil
anahtar yapacağınız veriye ayırmanız iyi bir alışkanlık olur.

////////////////////////KUTU//////////////////////////////

Birincil Anahtar Tayininde Püf
Noktası

“Tablomda hangi alanı birincil anahtar yapmalıyım?” sorusu
kaçınılmaz olarak sorulacak sorudur. Bu sorunun bir cevabı olabilir: Benzersiz
veri içeren alanlardan birini birincil anahtar yapın. Birincil anahtar seçiminde
anahtar kelime, “benzersiz” kelimesidir! Seçeceğiniz alandaki veri, her kayıt
için özgün olmalıdır; başka hiç bir kayıtta tekrar etmemelidir. Kişilerin
adlarını, soyadlarını içeren alanlar özgün olamaz. Öğrenci numaraları, araç
plaka numaraları da bir kaç yıl sonra tekrar başka öğrenciye veya araca
verilebilir. Telefon numaraları bir ülke için özgün olabilir (her bölgenin kodu
farklı olacağı ve aynı bölge kodunda benzer numara bulunmayacağı için), ama
veritabanınızda örneğin bölge kodu aynı olan Istanbul ve New York kentlerindeki
dostlarınızın telefon numaraları varsa, zor bir tesadüf bile olsa, aynı numara
bulunabilir.

Birincil anahtar alanı belirlerken, tablonuzda
özgün-benzersiz veri bulunan alan arayın. Bütün alanlarınızdaki verilerin tekrar
etmesi ihtimali varsa, yeni bir alan açın ve içine otomatik sayı koyun..
Gerisini Access 2000 düşünsün!

//////////////////////////KUTU
BİTTİ/////////////////////////////////////

Bir tabloda birincil anahtar alanı tayini son derece
kolaydır. Tabaloyu tasarım görünümünde açın; birincil anahtar olarak atamak
istediğiniz alanın adının bulunduğu kutuyu sağ-tıklayın ve açılacak menüde
birinci madde olan Birincil Anahtar maddesini seçin. Bu alanın adının önündeki
kutuda küçük bir anahtar simgesi belirecektir.

Birincil anahtarın veritabanı için önemini ortaya koyacak
küçük bir deney yapalım ve sonra birincil anahtarın birincil görevi olan tablo
ilişkilendirme konusuna dönelim.

Yukarıdaki alıştırmayı yaptıysanız Çocuklar tablosunu (veya
herhangi bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edilmiş bir başka tabloyu)
açın, ve yeni bir satırda birincil anahtar alanına mevcut değerlerden birini
tekrar yazın. İşinizin bittiğini belirtmek üzere başka bir hücreyi tıklayın;
Access 2000 hemen hata mesajı verecektir:



Birincil anahtar alanındaki verinin özgün olması gerekir;
yoksa bu anahtar aslî görevini yapamaz.

Tablolar Arası İlişki

Tablolar arasında ilişki kurmak suretiyle, veritabanı
dosyamızı düz veritabanı olmaktan kurtardığımızı söylemiştik. Tablolar arası
ilişki, Access 2000’in daha hızlı sorgu icrası yapmasını sağlar; veri-işlem
işlerimiz daha verimli olur. Bu sayede verilerimizi güncelleştirirken, bütün
tabloları elden geçirmek ve hatta yeniden girmek zorunda kalmayız; sadece
güncelleştirilmesi gereken tabloya ek veya bu tabloda değişiklik yaparız.

Bir firma düşünelim: en az 200 firmadan hammadde alıyor ve
en az 500 bayie mamül madde veriyor. Bu firmaların adreslerinden, alınan
hammadde ve verilen mamül maddelerin özelliklerine kadar, diyelim ki 2 bin sütun
dolduran verilerimizi tek tabloda topladığımızı varsayalım. Böyle bir tabloda,
aldığımız mallara ilişkin bilgi sütunları, sattığımız mallara ilişkin satırlarda
boş kalırken, sattığımız mallara ilişkin bilgi sütunları aldığımız mallara
ilişkin satırlarda boş bırakılmak zorundadır. Bu hem gereksiz yere şişkin bir
veritabanı dosyasına yol açar, hem de veri girişinde sayısız hatalara sebep
olur. A firmasından aldığımız yeni bir mala ait yeni bir kayıt girerken,
firmanın adından adresine, faks numarasından posta koduna kadar bütün bilgileri
yeni satıra tekrar yazmak zorunda kalırız. Bu, yeni yazım hatalarına davetiye
çıkartmak demektir. Tekrar eden bu bilgilerin dosya boyutuna bindireceği yükü
düşünün!

Oysa elimizde bir firmalar tablosu, bir de mallar tablosu
bulunsa; her bir malın hangi firmadan alındığı veya hangi firmaya verildiğini
gösteren alana, firmalar tablosunun birincil anahtarından bağ kursak, hem
tekrar-tekrar veri girişinin yol açacağı insanî hatalardan korunmuş oluruz (bu
bilgileri girecek operatörlere vereceğiniz ücreti de unutmayın!), hem de
işlenmesi kolay nisbeten küçük veritabanı dosyasına sahip oluruz.

Verilerimizi tek tabloda toplamanın sakıncalarını anladık.
Ve diyelim ki elimizde böyle, beş veya altı tabloya bölünmüş bir veritabanı var.
Şimdi, son 3 ay içinde mal aldığımız firmaların bir dökümünü çıkartmak
istiyoruz. Beş-altı ayrı tabloyu mu kağıda dökeceğiz? Bu ayrı ayrı tablolara
bölünmüş bilgileri nasıl birleştireceğiz? Başka bir deyişle, ayrı tablolara
böldüğümüz verileri işare yarar, anlamlı diziler haline getirmek için nasıl
birleştirebiliriz?

Bunu, tabloları herbirinin diğeri için anlamlı tek özgün
alanından, yani Birincil Anahtarlarından birleştirerek yapabiliriz.
Veritabanınızı bu birden fazla tabloya bölerek ve herbirine özgün birincil
anahtar alanları koyarak tasarlasanız bile, aynı veritabanı içinde yer alıyorlar
diye tablolarınız kendiliklerinden ilişki kurmazlar. Bunu bizim sağlamamız
gerekir. Kendi tablolarımızda kendi ilişkilerimizi oluşturmadan önce, Access
2000’nin bunu nasıl sağladığını görmek, ilişki konusunda bize daha iyi fikir
verecektir. Bunun için Access 2000’i çalıştırın; Yeni veritabanı oluşturmak
üzere açılan pencerede Veritabanları sekmesini seçin ve Stok Yönetimi şablonunu
işaretleyin. Yeni boş stok yönetimi veritabanınız oluşturulduğunda, eğer Access
penceresi içinde küçültülmüş durumda ise veritabanı penceresini büyütün;
Switchboard adı verilen veritabanını kullanmanız için oluşturulan grafik arayüzü
kapatın.

Stok Yönetimi1 adlı yeni stok yönetimi veritabanınızın
nesnelerinden Tablolar’ı seçtiğinizde, yedi adet aslî tablo oluşturulduğunu
göreceksiniz: Ürünler, stok hareketleri, kategoriler, çalışanlar, sipariş
formları, üreticiler ve nakliye yöntemleri. Stok yönetimi konusu ile hiç ilginiz
yoksa bile, sadece ilişki konusunu kavramak için, bu tabloların bir firmanın
elindeki stokları takip için gerekli ve yeterli olduğunu varsayalım.

Şimdi, Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin.
Karşınıza şuna benzeyen bir pencere açılacaktır:



Açılan penceredeki kutular arasındaki çizgiler buradaki
görüntüye benzemiyorsa, kutuları Mouse işaretçisiyle başlıklarından tutarak
sürükleyebilir ve konumlarını buradakine benzer şekle getirebilirsiniz. Bu
pencerede, kutuların başlığının tablo adlarını içerdiğine dikkat edin. Kutuların
içindeki maddeler ise tablolardaki alanların adlarıdır. Her tablonun kutusunda
bir alan adının koyu yazıldığını görüyor musunuz? Bu, o tablonun birincil
anahtarı olan alandır. Bazı alanlardan çıkan çizgilerin diğer bir kutudaki alana
bağlandığını görüyorsunuz. Dikkat ederseniz, aralarında çizgi bulunan alan
adlarının aynı olduğunu da göreceksiniz.

Bu çizgilere ilişki denir; tabloların birbirleri ile hangi
alanlarından ilişkide olduklarını gösterir. Şemaya veya Access İlişkiler
Penceresi’ne tekrar bakarsanız, ilişki çizgilerinin bazılarının sol ucunda “1,”
sağ ucunda sonsuz işaretinin bulunduğunu, bazı ilişkilerde işaretlerin yer
değiştirdiğini ve diğerlerinde ise çizgilerin işaretsiz olduğunu göreceksiniz.
Bu işaretler kurulan bağın niteliğini gösterir; bağın niteliği ise daha sonra
iki tablo arasında yapılabilecek birleştirmede hangi kayıtların hangi kayıtlarla
birleştirileceği veya Access’in deyimiyle eşleştirileceğini tayin eder. Bu
tanımla biraz şifreli görünüyorsa da Access’te kurabileceğimiz ilişkilerin
niteliklerini ele alınca manzara aydınlığa çıkacaktır. Tablolarınızın arasında
üç tür ilişki olabilir:

Bire bir ilişki: İlişkilendirdiğiniz iki tablodan
birincisi ile ikincisi arasında sadece bir kayıt eşleşebilir. Bu tür
ilişkilendirmeyi tabalolarımızda sık kullanmadığımızı göreceksiniz; çünkü
genellikle böyle tek gerçekli tablo yapmayız.

Bir-çok ilişkisi: Birbirine bağladığımız iki
tablodan birindeki bir kayıt diğer tabloda birden fazla kayıtla eşleşebilir.
İkinci bölümdeki örneğimizi hatırlarsanız: bir ailenin birden fazla çocuğu
olabilir; fakat her çocuğun sadece bir ailesi olabilir. Dostlarnımızın
çocuklarıyla birlikte bir tablosunu edinmek istersek, üç çocuklu dostlarımızın
adı yeni tabloya üç ayrı satırda yazılacak, iki çocuklu dostlarımızın adları
iki, tek çocuklu dostlarımızın adları ise bir kere girecektir. Neden? Çünkü aile
bağı (Aile Sıra No alanı), Çocuklar tablosunda çok kayda işaret ediyor.

Çok-çok ilişkisi: İlişkilendirdiğimiz tablolardan
birincisinde birden fazla alan, ikincisinde birden fazla kayda (ve tabiî
ikincisindeki birden fazla alan birinci tablodaki birden fazla kayda) işaret
ediyorsa, bu kez tablolar arasında çok-çok ilişkisi var demektir. Örnek
tablomuzda böyle bir durum yok, ama bir sipariş veritabanı düşünün: her bir
sipariş emrinde birden fazla mal sipariş ediliyor olabilir; mal tablosunda ise
her bir mal birden fazla sipariş tablosunda görünüyor olabilir. Böyle bir
ilişkinin sonucu ortaya çıkacak üçüncü tabloda hem hem her bir sipariş, hem de
her bir mal birden fazla satırda görünecektir.

Şimdi bu bilgilerin ışığında biraz önce oluşturduğunuz Stok
Yönetimi veritabanının ilişkiler penceresine bakalım. Şimdi bu veritabanındaki
dosyaları kullanarak, firmamızın verdiği siparişlerle ilgili ve siparişi veren
personele göre sipariş miktarlarını gösteren yeni bir tablo yapabilir miyiz?
Yapabiliriz. Siparişi veren Personel, hangi tabloda hangi alandaki bilgi ile
bulunacak? Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanındaki veri ile. Peki, bu
alandaki kayıtlar, hangi tablodaki hangi alanda bulunan kayıtlarla
eşleştirilecek? Sipariş formları tablosundaki ÇalışanNo alanındaki kayıtla. Yani
Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanındaki veri Ahmet Çalışkan arkadaşımıza
ait 812 ise ve bu değer, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda ÇalışanNo
alanındaki değerlerle eşleşiyorsa, bu kayıt yeni tablomuza alınacak; sonra
sırasıyla diğer değerler taranacak, eşleşenler yeni tabloya dahil edilecektir.
(“Yeni tablo nerede ve nasıl oluşacak?” sorusunu şimdilik sormayın; bunu Sorgu
ile yapacağız; ve daha sonra ele alacağız.)

Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanında Mehmet
Tembeloğlu arkadaşızı belirten 813 şeklindeki veri, Sipariş formları
tablosundaki kayıtlarda ÇalışanNo alanındaki hiç bir veri ile eşleşmiyorsa ne
olacak? Yeni tabloda 813 şeklindeki ÇalışanNo’yu içeren bir kayıt olmayacaktır.
Ve muhtemelen Mehmet Tembeloğlu, neden hiç sipariş vermediğini izah etmek
zorunda kalacaktır!

Tablolarımız arasında ilişki oluşturma işini kendimiz
yapmak istersek, yine biraz önce açtığımız Araçlar menüsünden İlişkiler
maddesini geçerek açtığımız pencereyi açmamız gerekir. İkinci bölümdeki Adres
Defteri alıştırmasını yaptıysanız, şimdi bu veritabanı dosyasını açabilirsiniz.
Bu alıştırmayı yapmadı iseniz, şimdi ikinci bölüme dönüp bu dosyayı
oluşturabilirsiniz! Veritabanı açıldığında veya tabloları oluşturma işini
bitirdiğinizde Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna
benzeyen bir görünüm gelecektir:



Biz kurmadığımız halde iki tablomuz arasındaki bu ilişki,
Çocuklar tablosunu oluştururken, Aile Sıra No alanının doldurulması için Aile
tablosunun aynı adlı alanına girilmiş kayıtlara bakılmasını istemiş olmamızdan
kaynaklanıyor. Burada gördüğünüz çizgiyi ortasından sağ tıklayın ve açılan
menüden Sil maddesini seçin; Access silme işlemini onaylattırmak istediğinde
Evet’i tıklayın. Şimdi ilişki oluşturmaya sıfırdan başlayabiliriz.

Önce bir kere daha kurmak istediğimiz ilişkinin amacını
tekrar edelim: yeni adres defterimizi oluşturduğumuz sırada öyle bir an olabilir
ki, dostlarımızın çocuklarını gösteren, veya çocukların ailelerine göre
sıralandığı bir liste yapmak isteyebiliriz. Böyle bir yeni tablo oluşturmaya
kalktığımızda, Access’in hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu bilmesi
gerekir. Bunu iki tabloyu ilişkilendirerek veya başka bir ifadeyle Access’e,
hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu nasıl belirleyeceğini söyleyerek
yapabiliriz. Access’e şunu söylemek zorundayız: Çocuklar tablosundaki kayıtlarla
Aile tablosundaki kayıtları birleştirirken birinci tablonun Aile Sıra No
alanındaki değerin Çocuk tablosundaki kaydın aynı isimli alanındaki değerle
eşleşip eşleşmediğine dikkat et; eğer bu veriler aynı ise o zaman bu çocuk o
aileye ait demektir; iki kaydı birleştirebilirsin.

Bunu söylemenin yolu ise çok kolay: İlişkiler tablosuna ait
kutudaki AileSıraNo satırını Mouse işaretçisiyle tutup, götürüp Çocuk
tablosundaki AileSıraNo satırının üzerine bırakın. (İlişkiler penceresini
açtığınızda tablolarına ilişkin kutuları göremiyorsanız, İlişkiler menüsünden
Tablo Göster maddesini; açılacak kutuda kayıtları arasında ilişki kuracağınız,
dolayısıyla görüntülenmesini istediğiniz tabloları seçerek Ekle düğmesini
tıklayın.)



Sürükleme sırasında Mouse işaretçisinin dikdörtgen ilişki
simgesine dönüştüğünü göreceksiniz (işaretli). Mouse işaretçisi bırakacağınız
yere dikkat etmelisiniz: Access 2000, dörtgeni hangi alan adı üzerinde
bırakırsanız, o alanı ilişkilendirir. Mouse’un sol düğmesini bıraktığınız anda
İlişkileri Düzenle diyalog kutusu açılacaktır.



Burada solda ilişkinin başladığı tablo ve alan ile
ilişkinin kurulduğu tablo ve alan gösterilmektedir. Her ikisinin de seçme
düğmelerini tıklayarak başka alanlar seçebilirsiniz. Bu listenin altında,
“Bilgi tutarlılığına zorla” seçeneğine işaret koyarsanız, Access 2000 size iki
seçenek daha verir: ilişkinin sol tarafındaki alan güncelleştirilirse, bu
ilişkiye dahil tabloların da güncelleştirilmesi, alan silinecek olursa diğer
tablodaki kayıtların da silinmesini sağlayabilirsiniz. (Güncelleştirme
kullanışlı bir seçenek olmakla birlikte, silme işlemini otomatik hale getirmek,
istemeden bilgi kaybına uğramanıza yol açabilir.)

İlişkileri Düzenle kutusunun sağ tarafındaki düğmelerden
Birleştirme Türü düğmesini tıklaksanız, ilişkinin yönü ve türünü belirleme
imkanını veren, üç seçenekli Birleştirme Özellikleri kutusunu açmış olursunuz.
Burada yapacağınız tercihler, hangi tablodan hangi kaydın alınacağını belirler.
(Sırasıyla her üç seçeneği seçtiğinizde, ilişki çizgisinin ucundaki okların
yönünün nasıl değiştiğine dikkat edin.)

Kutuları sarısayla kapattığınızda, iki tabloyu
ilişkilendirmiş, başka bir deyişle Access 2000’i bu tabloları kullanarak
yapacağınız veri-işleme hazırlamış olursunuz. Bir veritabanındaki tablolar
arasında ilişkileri oluştuğunuz zaman Access 2000, hiç bir yapmayacak, söz
gelimi ortaya yeni bir tablo veya rapor çıkartmayacaktır. Bunu yapması için
gerekli talimatı daha sonra vereceğiz. Şimdilik sadece Access’e, bu talimatı
yerine getirmesi için gerekli bilgiyi vermiş, veritabanımızın tabloları
arasındaki bağları tanıtmış olduk.

Endeks (Dizin)

Access 2000’in veri-işlem işleri için yapması gereken bir
diğer hazırlık ise Endeks çıkartmaktır. Veritabanımızın tablolarını neden
endekslettirmek isteriz? Daha sonra yapacağımız veri-işlemleri hızlı olsun diye?
Access 2000’ın endeksi, tıpkı bir kitabın arkasındaki endeks gibi çalışır:
aradığınızı kolay bulursunuz. Burada bulma işlemini kitap okurundan farklı
olarak kullanıcı değil Access yapmaktadır. Access, kendi endekslerini,
vereceğiniz sorgu talimatlarını icra ederken, tabloları sıraya sokarken, rapor
oluştururken ve arama yaparken kullanır.

Köprü, not ve OLE nesnesi içeren alanlar dışındaki tür alan
türleri endekslenebilir. Sadece Birincil Anahtar olan alan değil, bütün alanlar
(türü uygunsa) endekslenebilir; birincil anahtar alanı otomatik endekslenir.
Endeks, sorgu, sıralama ve aramayı hızlandırır; fakat bir veri tabanında ne
kadar çok alan endeksleniyorsa, Access 2000’in veriişlem hızı o kadar
azalabilir.

Access 2000’e tablo tasarımı sırasında, endeks yaparken
birden fazla benzer kayıt bulunması halinde ne yapması gerektiğini biz söyleriz.
Tablo tasarım penceresinde bir alan türünü tıkladığınızda, alan türü elverişli
ise, pencerenin Alan Özellikleri bölümünde Sıralı satırı belirir. (Access 2000,
endekse yardım dosyalarında “dizin” derken burada “Sıralı” demeyi tercih ediyor.
Ama bu kadar kusur, kadı kızında da olur!) Bu satırın içini ve sağında belirecek
seçme okunu tıklarsanız, üç seçeneğiniz bulunduğunu görürsünüz: “Endeks yapma!”
anlamına “Hayır” ; “Endeks yap, ve tekrarlara aldırma!” anlamına “Evet,
Tekrarlama Var”; ve “Endeks yap ve bu arada tekrarları yakala!” anlamına “Evet,
Tekrarlama Yok.” Bu sonuncu tercihi seçerseniz, Access, endekslenmiş alanlarda,
tüm kayıtların benzersiz olmasına dikkat eder ve sizi uyarır.

Böylece, veritabanımızı birincil anahtarları, ilişkileri ve
endeksi ile veri-işleme hazırlamış bulunuyoruz. Bundan sonra, tablolarımızı
sorgulayabilir; tablolar ve sorgulardan raporlar hazırlayabiliriz,

Bölüm 4: Veri-işleme ilk adım:
Sorgu

Verilerimizi, kelime işlem programının içinde tablolar
oluşturup, bu tabloların içine yazmıyorsak, bunun bir nedeni olabilir: Verişlem
programlarının sorgu aracı. Sorgu veya Query, veritabanı fikri ortaya atıldığı
günden beri var. Hatta, veritabanı dosyalarının, diğer bilgisayar kayıt
dosyalarından ayrışmasını sağlayan unsur, sorgudur. Bir veritabanı dosyasındaki
bilgileri sorgulama ve bu verilerden yeni bilgiler elde etme ihtiyacı o kadar
belirgin hale geldi ki, bilgisayar mühendisleri sırf bu iş için bir dil bile
icad ettiler: Sorgu Dili (Query Language).

Ne var ki, veritabanı biçimi kadar sorgulama dili ortalığı
kaplayınca, belli başlı bilgisayar donanım ve yazılım firmaları ve üniversiteler
biraraya gelerek, bu kargaşaya son vermek üzere kolları sıvadılar; ve ortaya SQL
(Structured-Yapılandırılmış Sorgu Dili) çıktı.


/////////////////////////////KUTU\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\

Yapılandırılmış Sorgu Dilinin
Kısa Tarihi

SQL, 1980’lerin başlarında Sybase firması tarafından UNIX
ortamı için geliştirildi. Microsoft firması, Sybase’den ruhsatını aldığı bu
teknolojiye dayanan MicrosoftSQL Server programını 1987’de Windows 3 için
piyasaya sürdü. Ertesi yıl, MS, Sybase ve Ashton-Tate firmaları MSSQL-Server’nın
OS/2 sürümünü ortaklaşa hazırladılar ve daha sonra IBML’in de katıldığı bu çaba
1991’e kadar sürdü. Ashton-Tate’in bu birlikten 1990’da çekilmesi üzerine,
Sybase ve MS yeni bir anlaşma yaparak, dili ve Server’ı, Windows NT ortamı için
birlikte geliştirmeye başladılar. Bu çabanın sonucu SQL Server programı oldu. Bu
program, bugün 7’nci sürümündedir.

Bir taraftan endüstri çapında geçerli bir teknoloji ve bu
teknolojinin başlıca aracı olan bir dilin adı olarak SQL, diğer taraftan
Microsoft firmasının bu teknoloji ve dili kullanan bir programının adında (SQL
Server) kullanıldığı için, sadece Microsoft’a ve Windows ortamına ait
sanılabilir. Bu doğru değildir. SQL, bugün piyasada bulabileceğiniz belli başlı
veritabanı oluşturma ve veri-işlem programlarının ortak dilidir.

Microsoft Access, 1992 yılında dünyaya geldi; ve ilk günden
itibaren tek başına bir veritabanı oluşturma ve işleme programı olarak değil,
fakat daha büyük veritabanı dosyalarına, veri bankalarına bağlanabilen ve
oradaki verileri işleyebilen bir program olarak tasarlandı. Access 2000, Access
Projesi (Dosya menüsünden Yeni maddesini ve açılan şablon kutusunda “Proje (Yeni
Veritabanı)” adlı simgeyi tıklayın) dosyaları oluşturarak, SQL Server
dosyalarına ulaşabilir; bu dosyalarda SQL sorguları çalıştırabilir.

////////////////////////KUTU BİTTİ/////////////////////

İyi bir Access kullanıcısı, bu programla büyük veritabanı
mimarisine adam atabilir; ileri düzeyde veri-işlem tekniklerini öğrenebilir.
Veri Madenciliği (Data Mining) teknolojileri, Online Analytical Processing
(OLAP) teknikleri ve günümüzde veri yönlendirmeli Web uygulamaları, SQL’e
dayanan gelişmelerdir. Access’te öğreceğiniz SQL, size bu teknolojilerie ilk
adımı atmayı sağlayacaktır.

Basit Sorgu: Gelişmiş Süzme/Sıralama

Access’te SQL’e ilk adım ise daha önce gördüğümüz Süzme
işleminin son bölümünde kısaca sözünü ettiğimiz Gelişmiş Süzme/Sıralama aracı
ile atılabilir. Aslında Access’te yaptığımız seçme veya Form yoluyla süzme
işlemleri, bir sorgu işlemidir; ancak bu sorgunun SQL komutunu (veya Access’in
kullandığı kelimeyle, “deyimini”) Access kendisi oluşturur. Gelişmiş
Süzme/Sıralama (GSS), diğer süzme işlemlerine göre “ileri” sayılırsa da, bir
sorgu deyimi (SQL komutu) yazmanın yanında basit sayılabilir. Bu sebeple, tabir
yerinde ise Access’in desteklediği bir sorgu geliştirme işlemi olan GSS’yı
sorguya giriş konusu olarak ele alabiliriz. GSS’yı kavradığımız anda sorgu
tekniğini kavramış oluruz. Access’in sorgu tekniği ise daha genel SQL’e giriş
sayılır.

GSS’nin bir sorgu aracı olarak sınırlamaları vardır. Sadece
bir tablonun içerdiği verilerle çalışabilir; birden fazla tablo veya başka
sorguların sonuçlarını kullanamaz. Sonuç itibariyle gSS de bir tabloda belirli
ölçütleri karşılayan kayıtları görünteleme aracından başka bir şey değil; birden
çok tabloda sorgu yapmak için gerçek sorgu aracını kullanıp, gerçek SQL
komutları yaszmamız gerekir. GSS’te verilere sadece basit sorular sorabiliriz.
(Daha gelişmiş sorgular için, gerçek sorgu aracını kullanırız.) GSS ile
yapacağımız süzme sonunda görüntülenen kayıtların bütün alanları görüntülenir;
oysa gerçek sorguda ortaya çıkacak yeni tablo veya formda hangi alanlar olsun
istiyorsanız o alanlar olur. Bu sınırlamalarına rağmen (belki de bu yüzden) GSS,
Access’te sorguya giriş için mükemmel bir adım sayılır. Şimdi bir tabloyu açın
ve Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş Süzme/Sıralama maddesini seçin.



Bu, eğer başta tablo ekleyebilseydik, sorgu hazırlama
penceresinin ta kendisi olurdu. GSS, belirttiğimiz gibi sadece bir tablo ile
çalışır; ve o tablo da seçilmiş olarak karşımıza gelir. Bu penceresi
inceleyelim. Üstte, sorguda (pardon, süzgeçte) kullanılacak tablo yer alır.
Buraya alan listesi denir. Altta ise süzgeci oluştururken kullanacağımız,
şimdilik boş olan, sorgu tasarım kılavuzu yer alır. Burada sadece sözme amacıyla
yararlanacak da olsak oluşturacağımız “şey” gerçekten bir sorgudur. Bu bölümde,
Alan isimli birinci satırın birinci sütundaki kutusunun içini, sağda seçme oku
belirince oku tıklayın: yukarıda alan listesinde yer alan alan adlarının burada
sıralandığını göreceksiniz.

Sorgu, burada olduğu gibi ileri düzeyde süzme işlemi için
bile olsa, “veriye soru sorulması” anlamına gelir. GSS’de bir sınıftaki
öğrencilerin sınav notlarını içeren tablomuza örneğin “Son üç sınavda 4,5’dan
aşağı not almış öğrenciler kimler?” diye sorabiliriz. Ya da yemek tariflerini
derlediğimiz bir veritabanında, “Kebaplar” tablosuna “İçinde biber olmayan ve
kıyma ile yapılmayan kebaplar hangileri?” sorusunu yöneltebiliriz. Müzik kaset
ve CD’lerinizin veritabanındaki “Türküler” tablosuna “Yavuz Bingöl’ün 1996’dan
sonra çıkmış kaset ve CD’leri hangileri?” diye sorabiliriz. Ya da elimizdeki
Adres Defteri veritabanında Aile tablosuna “Istanbul ve Niğde’de oturan ve kart
yollamam gereken dostlarım kimler?” şeklinde bir soru yöneltebiliriz.

Bunun için, Alan sırasının birinci sütundaki kutusunun
seçme okunu tıklayarak, alan listesinden Şehir’i seçmemiz gerekir. Sonra,
GSS’nin sadece süzme değil aynı zamanda sıralama yaptığını hatırlayarak, ikinci
sıradaki Sırala kutusunun sağındaki seçme okunu tıklayarak, Artan, Azalan ve
Sırasız seçeneklerinden Artan’ı seçelim. Ve sıra geldi, süzme için
uygulatacağımız ölçütleri belirlemeye. Ölçüt satırının içini tıklayıp “Istanbul”
yazıyoruz. Tırnak işaretlerini siz koymazsanız, Access koyar. Istanbul VE
Niğde’de oturan dostlarımızı birlikte seçmek için, alttaki VEYA satırına da
“Niğde”yazalım. Buraya kadar, tabloya soracağımız sorunun birinci bölümünü
sormuş olduk: Istanbul ve Niğde’de oturanlar. Şimdi sorgunun ikinci bölümüne
geliyoruz: Kart göndermem gerekenler. İkinci bölümdeki veritabanı alıştırmasını
yaptıysanız, “KartYolla” alanının türünü “Evet/Hayır” yaptığımızı hatırlıyor
olmalısınız. Şimdi, Alan satırının ikinci sütununda KartYolla alanının seçin;
(“Evet” değerlerinin sıraya sokulmasına gerek olmadığına göre ikinci satırı
atlayabilirsiniz) ve Ölçüt sarımına Evet yazın. Araç çubuğundaki Süzgeçi Uygula
simgesi tıklayın ve tablonuzun sadece Istanbul veya Niğde’de oturanlardan
kendilerine kart yollamam gerekenleri gösterdiğini, diğerlerinin süzüldüğünü ve
süzgecin diğer tarafında kaldığını göreceksiniz.



Kendi kendinizi kutlayabilirsiniz: çünkü sadece Access’in
gelişmiş süzme ve sıralama aracını kullanmakla kaldık; SQL komutu yazmaya da ilk
adımı attık. Şimdi artık Access’te ciddi sorgulama işleri yapabiliriz.

Gerçek Sorgu: Basit Seçme

“Sorgu, veriye soru sormaktır!” demiştik. Kimi zaman bir
tablonun cevaplayabileceği soruları, süzme ve hatta sıralama ile
çözümleyebiliriz. Fakat elde iki veya daha çok tablo varsa ne yapanız?

Diyelim ki, siz sadece bir sınıfın değil, beş ayrı sınıfın
öğretmenisiniz ve sınıflarınızda başarı oranını etkileyen garip bir eğilim
farkettiniz. Sizin derslerinizde kız öğrenciler genellikle başarısız oluyor.
Sadece bir sınıfın öğretmeni olsanız, bu kuşkunuzun yerinde olup olmadığını
sınamak için iki süzme işlemi size sonucu verirdi. (Nasıl?) Fakat beş ayrı sınıf
söz konusu olunca, her tablonun kendi içindeki yüzdeler, anlamlı olmayabilir.
Size bütün tablolardan seçme-süzme yapan bir araç gerekiyor. Ya da beş tabloya
birden soru sormanızı sağlayacak bir araç. Bu aracın adı Sorgu’dur.

///////////////////////KUTU//////////////////////

Access’in Sorguları

Access 2000, bize altı ayrı sorgu türü veriyor. Bunlardan
Basit Seçme sorgusu, biraz önce ele aldığımız Gelişmiş Süzme/Sıralama
aracının birden fazla tablo kabul edebilenidir. Çapraz sorgu, verileri
gruplandırarak, bunlar için sayım, toplam ve ortalama gibi hesapları yapar.
Örneğin öğrencileri cinsiyetlerine ve derslere göre gruplandırıp, aldıkları not
ortalamalarını göstermek., çapraz tablo yapmaktır. Çapraz sorgu bir tabloda
çalıştığı için, örneğin öğrencilerinizin notları derslere göre ayrı tablolarda
ise bunları bir tabloda basit seçme sorgusuyla birleştirmeniz gerekir. Tablo
yapma sorgusu, seçme sorgusundan farklı olarak, çalıştığı zaman ortaya bir
tablo penceresi çıkmaz; Access, sizden daha önce aldığı isimle bir tablo
oluşturur. Bu tablo veritabanının parçası haline gelir. Oysa diğer sorguların
sonuçları ancak sorgu çalıştığı sırada vardır. Güncelleştirme sorgusu,
sorgu tasarımı sırasında verdiğiniz bir sabit değeri veya verdiğiniz bir deyimin
o sırada bulunacak sonucunu, tayin ettiğiniz bir alana yazar. Bu, “Bul-Değiştir”
gibi basit bir araç olmayıp, her kaydı, belirli bir formüle veya kıydın kendi
içindeki bir değere göre yeniden hesaplayabilir. Ekleme ve Silme
sorguları da güncelleştirme sorgusu gibi, ya farklı tabloların kayıtlarını
birbirine ekler, ya da tablolardaki kayıtları siler. Bunların dışında tasarım
sırasında yüklediğiniz işlevlerin bir sonucu olarak bir sorgu Parametre
sorgusu (verdiğiniz görevi yapabilmek için kullanıcıdan bir değer girmesini
isteyen sorgu), SQL Sorgusu (SQL komutlarını kullanarak birleşim,
doğrudan sorgu, veri tanımla ve alt sorgu gibi veritabanınızı ODBC yoluyla
dışarıdan kullanacak kullanıcıları gözönünde tutarak hazırladığınız sorgular) ve
otomatik arama sorgusu (yeni bir kaydın bazı alanlarının otomatik olarak
doldurulmasını sağlayan sorgu, AutoLookup sorgusu) diye de adlandırılabilir.

////////////////////////////////KUTU
BİTTİ/////////////////////////////////

Basit Seçme Sorgusu (BSS) dışındaki sorgular, ileri düzeyde
Access bilgisi ve hatta bir ölçüde Programlar İçin Visual Basic (VBA) bilgisi
gerektirebilir. BSS’yi iyi kavrayarak, bu ileri düzeydeki sorgular için mükemmel
bir başlangıç yapabilirsiniz.

BSS’in temel özelliklerini sıralarsak, şunlar karşımıza
çıkıyor:

1. Sorguda birden fazla tablo kullanabilirsiniz; tablolar
arasında oluşturduğunuz ilişkiden yararlanabilirsiniz.

2. Sorgu sonucu sadece istediğiniz alanları
görüntüleyebilir; bu sırada gerekli olmayan sütunları yeni sorgu sonucu
tablosuna almayabilirsiniz.

3. Sorgu sonucu oluşacak tabloda alanları istediğiniz sütun
sırasına sokabilirsiniz.

4. Seçme işlemi sonucu kaç kaydın görüntülenmesini
istiyorsanız, o kadar kayda yer verebilirsiniz.

5. BSS (ve diğer) sorguları icra ettikten sonra, sorguya
konu olan tabloların değerlyeri değişmez; başka bir deyişle sorgular tabloları
sadece “okur,” içeriğini değiştirmezler. Bir sorgu işledikten sonra tablo
oluşturuyorsa (Tablo Yapma Sorgusu ise) ortaya yeni bir tablo çıkar. Sorguyu
tekrar çalıştırdığınızda bu tablo yeniden yazılır ve Access 2000, Özelleştir
kutusunda yaptığınız uyarı ayarlarına göre sizi uyarabilir.

İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını yaptıysanız,
bu veri tabanını açın ve birlikte bir BSS oluşturalım. Adres Defteri
veritabanını oluşturmadı iseniz, aşağıdaki adımları kendi veritabanınıza
uygulamak zorundasınız. Burada yapmak istediğimiş iş veya Access 2000’e sormak
istediğimiz soru şu: Istanbul’da oturan ve çocuğu olan dostlarımız kimler,
çocuklarının adı ne?

Veritabanı dosyası açıldığında, veritabanı penceresinde,
nesneler listesinde Sorgular satırını tıklayın. Sorgular penceresinde “Tasarım
görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” şeklinde iki
kısayol göreceksiniz. Pencerenin araç çubuğundaki Yeni düğmesini tıklarsanız,
karşınıza daha çok imkan sunan bir sihirbazın ilk adımını içeren bir kutu
açılacaktır. Bu kutudaki Basit Sorgu Sihirbazı maddesi, Sorgu nesnesi
penceresindeki “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” kısayolu ile aynı sonucu
verir. İster Yeni’yi tıklayıp açılan kutudan Basit Sorgu Sihirbazı maddesini
seçin, ister “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” kısayolunu tıklayın.



BSS sihirbazının ilk penceresinde hangi alanların sorguda
bulunmasını istediğinizi belirtmeniz gerekir. Bir sorgu sadece tablodan değil
sorgu sonucundan da seçme yapabilir; dolayısıyla sol üstteki seçmeli listede
veritabanınızda mevcut bütün tablolar ve sorgular sıralanır. Bu listede seçilmiş
olan tablo veya sorgunun içerdiği alanlar ise sol altta kullanılabilir alanlar
listesinde yer alır. Veritabanımıza soracağımız sorunun birinci bölümü
“Istanbul’da oturan” dostlarımızın seçilmesi olduğuna göre, bu kişilerin kayıtlı
olduğu Aile tablosunu seçmek zorundayız. Bu alanlardan hangileri BSS sonucu
oluşturulacak tablomuzda yer alsın istiyoruz? Bir kere dostlarımızın adını ve
soyadını seçmemiz gerekir. Seçilecek kişilerin tümünün Istanbul’da oturanlar
olması için Şehir alanının da seçilmesi şart. Bunu yapmak için arzu ettiğimiz
alanın adını bir kere tıkladıktan sonra ortadaki düğmelerden en üstte olan sağa
doğru tek oklu düğmeyi tıklıyoruz. Soldaki alanların tümünün sorgu sırasında
kullanılabilir olmasını isteseydik, ikinci sıradaki iki oklu düğmeyi tıklamamız
gerekirdi. Bir alanı yanlışlıkla sağa geçirirsek, üçüncü sıradaki sola doğru
tek oklu düğmeyi tıklayarak sorguda kullanabileceğimiz alanlar listesinden
çıkartırız. Bu alanların tümünü sorgu listesinden çıkartmak için el alttaki iki
oklu düğmeyi tıklayabiliriz.

Veritabanına sorduğumuz sorunun ikinci bölümü, Istanbul’da
oturan dostlarımızdan sadece çocukları olanların seçilmesini, üçüncü bölümü ise
çocukların adlarının da listelenmesini gerektirdiğine göre, bize Çocuklar
tablosu ve bu tablodaki çocuk adları alanı da gerekiyor. Şimdi Tablolar ve
sorgular kutusunun seçme okunu tıklayarak açılan listeden Çocuklar tablosunu
seçelim, sonra da bu tablonun Adı adlı alanını sağa aktaralım. Ama hemen İleri
düğmesini tıklamayın.

Şimdi bir an için kendimizi Access 2000’in yerine koyalım:
Biraz sonra bir seçme işlemi yapacağız; çocuğu olan ve Istanbul’da oturan
kişileri seçeğiz. Istanbul’da oturanları seçmek kolay: Eğer Şehir alanındaki
değer “Istanbul” ise bu kişiyi seçebiliriz. Peki bu kişilerin çocuğu olup
olmadığını nasıl bilebiliriz? Veya şöyle soralım: bu kişilerin çocukları varsa
bunları Çocuklar tablosunda nasıl belirleyebiliriz? Bu iki tablo arasında ilişki
sağlayan alanla!

Veritabanı tasarımında en zor nokta, tablolarda gereksiz
yere tekrarı önlemek amacıyla alanları başka tablolara aktarmak gerektiğinden
söz ettiğimiz sırada, tablolar arasında ilişki kurmamız gerektiğini
belirtmiştik. İkinci bölümden hatırlıyorsanız, Aile tablosuyla Çocuklar tablosu
arasındaki ilişkiyi, yani hangi çocuğun hangi aileye mensup olduğunu Aile Sıra
No alanındaki bilgiyi iki tabloda ortak kullanarak biliyoruz. Başka bir deyişle
bir çocuğun Aile Sıra No alanındaki değer, bu çocuğun hangi ailenin üyesi
olduğunu gösteriyor. Sorgu sırasında Access 2000, şöyle düşünebilir: “Hımm.
Istanbul’lu bir kişiyi seçeyim; sonra bu kişinin Aile Sıra No alanındaki değeri,
Çocuklar tablosundaki aynı adlı alanda arayayım; eğer bu iki değer aynı ise bu
çocuğun adını alıp, Istanbullu kişi ile birlikte kaydedeyim.” Access’in
düşündüğünü uygulayabilmesi için, ona her iki tablodan Aile Sıra No alanını da
vermemiz gerekir. O halde önce açık olan Çocuklar tablosunun, sonra da yeniden
Aile tablosunu seçerek, Aile Sıra No alanlarını sağa aktarın. Bu kutuda işimiz
bittiğine göre Tamam’ı tıklayabilirsiniz. (Sorgu kaç tablodan kaç alan seçmeyi
gerektiyorsa, o kadar alan seçebilirsiniz. Buradaki örnek bu alanları
gerektirdiği için burada duruyoruz; sizin örneğiniz başka tablolardan başka
alanlar gerektiyorsa, seçmeye devam edin.)



Basit sorgu sihirbazının ikinci penceresi, sorgu sonucu
oluşturulacak tabloda kaç kayıt olacağını belirler. Varsayılan değer, seçtiğiniz
tablolardaki tüm kayıtların sorgu sonucu oluşacak tabloya alınmasıdır. Fakat
diyelim ki size sorgu sonucu oluşacak tablonun ilk 5, 25 veya 100 kaydını içeren
özet bir tablo da oluşturabilirsiniz. Özet tablo için Özetk seçeneğini seçin ve
Özet Seçenekleri düğmesini tıklayın. Bu iş bittikten sonra veya Ayrıntılı
seçeneğini seçerek, İleriyi tıklayabilirsiniz.

Üçüncü pencerede yeni sorgunuza isim vermeniz, Son’u
tıkladığınızda sorgunun icra edilmesini mi, yoksa sorguda sihirbazın yapmadığı
değişiklikleri yapmak üzere tasarım görünümünün açılmasını mı istediğinizi
belirtmeniz gerekir. Burada yardım isteyip istemediğinizi belirteceğiniz bir
başka seçenek daha var. Tasarımı güç sorgular yaptığınızda, Access 2000’in
yardım penceresinin açılmış olması size kolaylık sağlar. Şimdi, sorgunun
tasarımı ile ilgili işlerimiz bitmediği için ikinci seçeneği işaretleyerek Son’u
tıklayalım.



Access 2000, seçtiğiniz iki tabloyu sorgu tasarım
penceresinin üst bölümünde gösteriyor. İki tablo arasındaki ilişki çizgisine
dikkat edin; bu ilişkiyi ikinci bölümdeki alıştırma sırasında kurmuştuk. Access,
seçtiğiniz altı alanı, değerleri ne olursa olsun, bütün kayıtları ile seçmeyi
(ve bunu yaparken iki tabloyu birleştirmeyi) sağlayan bir sorgu tasarımı
öneriyor. Bütün alanların seçildiğini, sorgu tasarım penceresinin alt
yarısındaki kılavuzda, Alan satırındaki alan adlarından anlıyoruz. Bu satıra
yazılan alan adlarını inceleyin; tablo adı ile tablonun alan adı nasıl
birleştiriliyor? İkinci satırda ise tablonun adı belirtiliyor. Sırala satırının
boş bırakıldığına dikkat edin. Göster satırındaki kutuların işaretli olması bu
alanın sorgu sonucu oluşturulacak tabloda gösterileceği anlamına geliyor. Ve son
olarak Ölçüt satırlarının boş olduğuna dikkat edin.

Biz sorgumuzun sadece çocukları olan Istanbulluları
kapsamasını istiyorduk. O halde, Şehir alanının sütununda, Ölçüt satırına
“Istanbul” yazmamız gerekiyor, ki sadece Istanbullular seçilsin. Peki bunlar
arasından çocukları olanları nasıl seçeğiz, Access ile çalışma konusunda
ustalığınız ilerledikçe, bu tür şartlı seçmeleri (SQL deyiminde “eğer” şartı
geçen sorguları) oluşturma becerisi de edineceksiniz. Fakat şimdilik böyle bir
sorgu deyimi oluşturmaya gerek yok: Access, çocuklar listesindeki Adı
değerlerini seçerken, bunların Aile Sıra No değeri Aile tablosunda Aile Sıra No
değerine denk gelmeyen kayıtları seçmeyecektir. (Aile tablonuzda çocuksuz
Istanbullu dostlarınız, Çocuklar tablosunda da Istanbullu ailelere mensup
olmayan çocuklar bulunmasını sağlayın, ki BSS’in gerçekten işleyip işlemediğini
sınayabilelim.) Şimdi sorgu tasarım penceresinde Şehir sütununda Ölçüt satırına
“Istanbul” yazın. Sorgu sonucu oluşacak yeni tablomuzda iki ayrı Aile Sıra No
sütununa gerek olmadığı için Çocuklar tablosundan alınacak Aile Sıra No
sütununun Görüntüle satırındaki işareti kaldırabiliriz; fakat BSS’in tablonun
ilişki bağından nasıl yararlandığını görmek için şimdilik bu işareti
kaldırmayın. Özetle, Access 2000 BSS sihirbazının tasarımına sadece Şehir
alanında Ölçüt olarak “Istanbul” kelimesini eklemiş olduk. Bu sırada Access
2000’in araç buçuğunda ünlem işareti şeklinde bir simge belirdiğini görüyor
musunuz? “Çalıştır” isimli bu araç, Access 2000’e “Bu sorguyu icra et ve
sorduğum sorunun cevabını bana tablo alarak göster!” komutunun kısayoludur.
Şimdi bu simgeyi tıklayalım.



İşte sorumuzun cevabı: Aile listemizde yer alan Şehir
alanındaki değer “Istanbul” olan ve Çocuklar tablosunda kendilerine ait çocuk
bulunan dostlarımızın listesi! Access ile çalışma becerinizi arttırdıkça, her
çocuğu mensup oldukları aile ile aynı satıra “Çocuk 1,” “Çocuk 2” ... şeklinde
yeni sütunlar halinde sıralamayı da sağlayabilirsiniz.

Bu sorgunun verdiği sonuçları doğru bulmuyorsanız, tekrar
tasarım görünümüne dönebilirsiniz. Bunun için Access 2000 araç çubuğunda tasarım
görünümü simgesini tıklayın. Sorgunun tasarımında istediğiniz değişikleri
yaptıktan sonra Çalıştır simgesini tıklayabilirsiniz. Sorgunun istediğiniz
sonucu verdiğini gördükten sonra kapatmaya kalktığınızda Access 2000 sorguyu
veritabanı dosyasının içinde kaydededecektir.

Bir BSS tasarlamaya çalıştığınız sırada seçtiğiniz tablolar
ilişkili değilse, Access 2000 sizi uyarır ve bu ilişkiyi kurmadan devam etmek
istemez. Sorgu tasarımı sırasında seçtiğiniz tablolar arasındaki ilişki
çizgisini silerek sorguyu çalıştırırsanız, anlamlı olmayan sonuçlar alırsınız.

İleri Sorgu: Deyim Oluşturma

Access 2000 ile gerçek bir sorgu oluşturduğuma göre, şimdi
bir adım ileri giderek, sorgu tasarımında oluşturacağımız bir “deyim”
aracılığıyla tablolarımızdaki alanlardan elde edeceğimiz bilgi ile yeni bir alan
oluşturalım ve bunu yeni bir tabloya etkeleyim. Burada yine yukarıdaki örneği
kullanmaya devam edeceğiz. Amacımız, Aile tablosundaki her kayıt için Ad
alanının içeriği ile Soyadi alanının içeğini birleştirmek ve tek sütunda
toplamak. Sonra bir üçüncü sütun olarak Adres 1, Adres 2 ve Şehir alanlarını
birleştirip Adres adı altında yeni bir alan oluşturacağız. Bu sorgunun
oluşturacağı tabloyu da yeni bir tablo olarak veritabanımıza ekleyeceğiz. (Daha
sonra bu tablo çok işimize yarayacak!)

Adres Defteri veritabanını yaptınızsa ve açık değilse,
açın. Sorgular nesnseini seçin ve “Tasarım görünümünde sorgu oluştur” kısayolunu
tıklayın. Access 2000 sorguda yararlanmak istediğiniz tabloları seçebilmeniz
için bir kutu açacaktır; buradan Aile tablosunu seçin, ve Ekle düğmesini
tıklayın. Tablo seçme kutusunu kapatabilirsiniz; çünkü istediğimiz bütün alanlar
bu tabloda mevcut. İkinci bölümdeki alıştırma sırasında Adres Defteri
veritabanını oluşturmadıysanız, herhangi bir veritabanını açabilir, herhangi bir
tabloyu seçebilirsiniz. Gerçi buradaki alıştırma sonunda elde edeceğiniz tablo
anlamlı sonuçlar içermeyebilir, ama en azından deyim oluşturma konusundaki
alıştırmaya katılmış olursunuz.

Access 2000, sadece bir tablosu kullanılmaya hazır, fakat
alanlarının tümü boş bir sorgu tasarım panceresi açacaktır.



Şimdi, tasarım penceresinin alttaki kılavuz bölümünde, Alan
satırının birinci sütununun içini sağ tıklayın, ve açılan menüden “Oluştur...”
maddesini seçin. Access 2000, daha önce gördüğümüz “Deyim Oluşturucusu” aracını
açacaktır. Bir kere daha tekrar edelim: Aile tablosunun “Adı” alanındaki değer
ile “Soyadı” alanındaki değeri aynı alanda birleştirmek istiyoruz. En soldaki
kategorilerden Tablolar’ı iki kere tıklayın; altında veritabanınızdaki bütün
tabloların listesini göreceksiniz. Aile (veya hangi tabloyu örönek olarak
kullanacaksınız o tablonun adını) bir kere tıklayın. Ortadaki pencerede tablonun
içerdiği bütün alanların listesi görüntülenince, “Adi” alanını (veya hangi alanı
kullanacaksanız o alanın adını) bir kere tıklayın. Şimdi en sağda, her kayıt
için bu alandaki değeri simgeleyen “” kelimesi belirecektir. Deyim
oluşturucusunun üstteki deyim penceresi ile kategori pencerelerinin yer aldığı
bölüm arasındaki araç simgelerinden “Yapıştır” simgesini tıklayın.



Deyim satırında “[Aile]![Adi]” ifadesi belirdi. Peki, yine
araç simgelerinden beşincisi olan “&” (ekle) işaretini tıklayın; pencçerede
beliren “&” işaretinin sağını tıklayıp, klavyede tırnak işareti tuşuna, aralık
tuşuna ve tekrar tırnak işareti tuşuna basın. Araç çubuğundan “&” simgesini
tekrar tıklayın. Deyim oluşturucunun alt bölümünde ortadaki pencerede “Soyadı”
alanını ve araç çubuğunda Ekle simgesini tıklayın. Bunları sarısaylı
yaptıysanız, deyim satırında şu ifade belirecektir:


[Aile]![Adi] & " " & [Aile]![Soyadi]

Burada işin püf noktası Access 2000’e yazdırdığınız iki
alan referansı ve & işaretinin ortasına klavyeden yazdığınız
tırnak-aralık-tırnak bölümünü doğru yazmaktır. Bununla Access 2000’e, “Aile
tablosundan “Adi” alanının değerini al, buna önce bir aralık sonra da Alie
tablosunda “Soyadi” alanının değerini ekle!” demiş oluyoruz. Deyim oluşturucu
ise şu anda işimiz bitti; Tamam’ı taklayabiliriz. Geri döndüğümüz sorgu tasarım
penceresinde Alan satırında şu ifadeyi göreceksiniz:


Deyim1: [Aile]![Adi] & " " & [Aile]![Soyadi]

Peki, şimdi ikinci sütundaki Alan kutusunu sağ tıklayın, ve
aynı işlemi bu kez kutunun içinde şu ifade belirecek şekilde yapın:

Deyim2: [Aile]![Adres1]
& " " & [Aile]![Adres2] & " " & [Aile]![Sehir]

Başka bir veritabanı ve başka tablo kullanıyorsanız,
“Adres1” ve diğer alanlar yerine başka alanları seçebilirsiniz. Burada önemli
olan üç alanı aralarına birer aralık koyarak birbirine eklemenizdir.

Bu işlemi bitirdikten sonra, sıra sorguyu tablo yapar hale
getirmektir. Bunun için Sorgu menüsünden Tablo Yapma Sorgusu maddesini tıklayın
ve açılacak kutuda Tablo adı hanesine sorgunun oluşturucağı tabloya verilecek
adı yazın. Bu adın veritabanında mevcut bir tablo adı olmamasına dikkat edin.
Tablonun o anda açık veritabanı içinde oluşturulmasını istiyorsanız “Geçerli
veritabanı” (Current’in karşılığı “geçerli” olmasa da!) maddesinin işaretli
kalmalıdır; yeni tablonun başka bir veritabanı içinde oluşturulmasını da
sağlayabilirsiniz. Bunun için “Farklı veritabanı” maddesini işaretleyin ve
“Dosya adı” hanesine bu veritabanının adını yazın. Tamam’ı taklayın. Şimdi ne
zaman bu sorguyu çalıştırırsanız, veritabanına verdiğiniz isimde bir dosya
eklenecek veya mevcut dosya (sizin onayınızla) güncelleştirilecektir. Şimdi bunu
yapalım. Araç çubuğundan Çalıştır simgesini tıklayın. Ve Veritabanı penceresinde
Tablolar nesnesini seçin; açılacak kutuda da yeni tablonuzun adını iki kere
tıklayın.



İşte bir tablonun farklı alanlarını birleştirerek elde
ettiğiniz yeni tablonuz. Burada alan adı olarak sorguda ortaya çıkan uzun ifade
yerine sadece “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelirinin seçildiğine dikkat edin. Bu
isimler hoşunuza gitmiyorsa, yeni tabloyu tasarım görünümünde açabilir ve alan
adlarını değiştirebilirsiniz.

Access 2000’in Deyim Oluşturucucusu, sizin için burada
yaptığınızdan çok daha ileri düzeyde, seçme, aritmetik, istatistik ve benzeri
işlevlere dayanan hesaplamalar yapabilen SQL deyimleri yazmanız için yardımcı
olacaktır. Buradaki örnekte de yaptığınız gerçekte bir SQL komut ifadesi
yazmaktı. Sorgunuz tasarım halinde iken Görünüm menüsünden SQL Göster maddesini
seçerseniz, sorgunun SQL komut ifadesi biçiminde nasıl yazıldığını
görebilirsiniz:

SELECT [Aile]![Adi] & "
" & [Aile]![Soyadi] AS Deyim1, [Aile]![Adres1] & " " & [Aile]![Adres2] & " " &
[Aile]![Sehir] AS Deyim2 INTO [Adres Listesi] FROM Aile;

***

Sorgu konusunu tamamlarken bir bir çok sorgu türünü ele
almadığımızı hatırlatmak erinde olur. Bu sorguları tanımak ve burada verdiğimiz
iki örnekle aralarındaki farkı görebilmek için izlenebilecek yollardan biri
sorgu sihirbazlarını kullanarak, Access 2000’e her birinden bir kaç örnek
yaptırtmak olabilir. Sorgularda kullanabileceği işlevler ve diğer hesaplatma
işleri için de Access 2000 yardım dosyalarındaki çok sayıda örneğe
bakabilirsiniz.

Bölüm 4: Access’in Ürünü - Rapor

Access ile tabir yerinde ise bu kadar uğraşmanızın bir
sonucu olması gerekir. Bu sonuca “Rapor” denir. İlk veritabanı işlem programı
tasarlandığında adı “Tablo ve Rapor Uygulaması” idi; rapor ilk günden beri
veri-iişlemin ayrılmaz parçası olagelmiştir. Access 2000 de bu geleneğin dışında
değildir: şu ana kadar farketmiş olduğunuz güçlü veri-işlem araçlarının aynı
etkinlikle bu verilerin rapor haline getirilmesinde de kullanıldığını göreceğiz.

Access 2000, raporlarını tablo ve sorgulardan elde eder, ya
otomatik olarak, ya da sizin talimatınızla biçimlendirir ve veritabanının bir
nesnesi olarak veritabanı dosyasının içinde kaydeder. Bu raporları Ofis 2000
ailesinin diğer üyeleri olan Excel ve Word ile paylaşabilirsiniz.

Access 2000’nin veritabanı penceresinde tablolar, formlar
ve sorgular gibi raporların da ayrı bir nesne grubu halinde toplandığını,
“Tasarım görünümünde rapqor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur”
şeklinde iki kısayol bulunduğunu göreceksiniz. Raporlar nesne grubunu
seçtiğinizde veritabanı penceresinin Yeni düğmesi, bu iki kısayola ek olarak,
dört ayrı rapor sihirbazını daha kullanma imkanı sağlar. Bunların arasındaki iki
otomatik rapor aracı belki de en sık kullanacağınız rapor elde etme yöntemi
olabilir. Bu iki yöntemde Access 2000 sizin işaret edeceğiniz tablo veya
sorgudan elde edeceği raporu kendisi biçimler. Diğer sihirbazlar ve tasarım
görünümde rapor oluşturma yöntemlerinde ise raporunuza siz şekil verirsiniz.

Rapor, ana hatlarıyla tanımlarsak, bir tablo veya sorgunun
alanlarının, alan adları ile birlikte kağıt üzerinde yerleştirilmesi demektir.
Şimdi OtoRapor ve kendi tasarlayacağımız raporları ayrıntılı ele alalım.

Otomatik Rapor

Burada gördüğünüz “Otomatik Rapor: Sütunlu” ve “Otomatik
Rapor: Sekmeli” sihirbazları, OtoRapor tekniğini kullanırlar. OtoRapor yoluyla
her iki yöntemde de sadece bir tablonun veya sorgunun içeriğini baskıya hazır
hale getirirebilirsiniz. Bununla birlikte ortaya çıkacak rapor farklı olur.

Sekmeli OtoRapor: her kaydı bir sıraya koyar; her alan sağa
doğru sütunlar halinde dizilir. Alan adları, sütun başlığı olarak kullanılır ve
çoğu zaman bütün adların kağıda sığması amacıyla kısaltılır. Sütun genişlikleri,
bütün veriyi sığdıracak şekilde ayarlanır.

Sütunlu OtoRapor: her kayıt sayfa üzerinde bir grup
oluşturur; alan adları solda, alan içerikleri sağda iki sütun halinde dizilir.
Bir kaydın alan sayısı ve içerikleri bir sayfaya yakın yer tutuyorsa, Access
2000 ikinci kaydı yeni bir sayfada başlatabilir.

Ne zaman hangi OtoRapor’un kullanılabileceğine ilişkin bir
kural koymak zordur. Bazı veri türlerinde ve tablo yapılarında sütunlu,
diğerlerinde sekmeli raporun işe yaradığını göreceksiniz. Genel bir ilke olarak,
çok kayıt, çok alan ve alanlarda kısa veriler bulunan tabloların Sekmeli; az
kayıt, az alan fakat alanlarda uzun bilgiler bulunan tabloların ise sütunlu
biçime daha elverişli olduğunu söyleyebiliriz. Tablonuza hangi otomatik raporun
uygun düştüğünü sınayarak bulabilirsiniz.

Access 2000 OtoRaporları, Windows’un varsayılan yazıcısıni
ve yazıcının o andaki kağıt boyutu ayarlarını dikkate alarak biçimlendirir. Kimi
raporlar açısından kağıdın dikey veya yatay olması önem taşıyabilir. OtoRaporu
yeniden oluşturmak ve yazıcıya göndermeden önce Access 2000 içinden yazıcı
ayarlarını değiştirmek mümkündür. Ayrıca Access 2000, raporunuzun birden fazla
sayfaya bölünmesi halinde sütunların önce yatay sonra dikey, veya önce dikey
sonra yatay yazdırılması gibi ince ayarlara da imkan verir.

Üçüncü bölümde sorguları ele alırken, bir tablonun farklı
alanlarını birleştirerek Adres Listesi adlı bir tablo oluşturmuştuk. Şimdi bu
tabloyu iki yöntemle otomatik rapor haline getirelim ve farkını görelim. Bunun
için veritabanı penceresinde nesnelerden Raporlar’ı ve araç çubuğundan Yeni
simgesini tıklayın.



Burada, üstte “Otomatik Rapor: Sütunlu” seçeneğini
seçtikten sonra veri kaynağı kutusunun seçme okunu tıklayarak, veritabanında
mevcut bütün tablo ve sorguları gösteren listeden, Adres Listesi tablosunu
seçin. İkinci bölümde Adres Defteri veritabanını oluşturmadıysanız veya üçüncü
bölümdeki sorgu alıştırmasını yapmadıysanız, içinde iki alanlı tablo bulunan
herhangi bir veritabanını kullanabilirsiniz. Tamam’ı tıkladığımızda, Access
2000, tablodaki verileri kullanarak otomatik tablomuzu baskı önizleme penceresi
halinde görütüleyecektir.



Üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yaparken sorgunun
oluşturduğu yeni tabloda, alan adı olarak “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelerinin
seçildiğine dikkat etmiştik. Şimdi bu adların yeni raporumuzda kullanıldığını
görüyorsunuz. Bu adları raporu tasarımın görümünde açarak düzeltebilirdik. Fakat
geç kalmış değiliz; OtoRapor da, bütün otomatikliğine rağmen, düzenlenebilir
niteliktedir. Buna sonra döneceğiz. Raporu incelemeye devam edersek, her bir
kaydın bir “rup” oluşturduğunu görüyoruz. Alan adları birinci sütunda. alan
değerleri ikinci sütunda ve bütün alanlar bir grup oluşturacak şekilde altalta
dizilmiş bulunuyorlar.

Bu arada Araç çubuğuna da dikkat edin. Access 2000, raporu
yazdırmak amacıyla hazırladığınızı düşünerek, size baskı önizleme penceresini
açmış bulunuyor. Dalıyısıyla araç çubuğunda tasarım görünümüne geçmek gerekli
simgenin yanında Yazıcı simgesini, raporu ekranda çeşitli büyüklüklerde ve sayfa
sayısında görmenizi sağlayacak denetim simgilerini ve bu raporun sözgelimi
Office 2000 ailesinin diğer üyelerinden Microsoft Word kelime işlem programı ile
paylaşmayı sağlayacak Ofis Bağlantıları simgesini göreceksiniz. İlk raporunuzu
kağıt üzerinde görmek için yazıcı simgesini tıklayabilirsiniz. Bir Access 2000
raporunun Word 2000’de nasıl göründüğünü ve nasıl düzenlenebildiğini Ofis
Bağlantıları simgesini tıklayarak inceleyebilirsiniz. Hatta otomatik raporun
otomatikliğine müdahale ederek, tasırım işini bu noktadan itibaren
devralabilirsiniz. Ama buna sonra geleceğiz; şimdi bir de Sekmeli OtoRapor’u
görelim. İki raporu yanyana inceleyebilmek için şimdilik Access 2000’in otomatik
olarak küçülttüğü veritabanı penceresini eski önceki boyutuna getirelim, ve bu
kez sekmeli OtoRapor aracını kullanalım.

Veritabanı penceresinde halâ Raporlar nesnesi seçili
olmalı; Yeni simgesini tıklayın ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” yöntemini
işaretleyerek ve Adres Listesi tablosunu (veya biraz önce kullandığınız tabloyu)
seçerek, Tamam’ı tıklayın. Bu kez Access 2000, alan adlarını sütunlar haline
getirecek ve her bir kayıt raporda bir satır olacaktır.



Her iki raporda da Tablo adının sayfanın başlığı olarak
kullanıldığına, sayfanın altında ise günün tarihi ve sayfa numarasının yer
aldığını görüyorsunuz. Bu raporda da tablodaki alan adları sütun başlığı olarak
kullanılıyor. Bu noktada verimize hangi rapor biçiminin daha uygun düştüğünü de
kararlaştırabiliriz. Buradaki örnekte, kişilerin adları ile adreslerinin aynı
satırda gösterildiği Sekmeli yöntemle yaptığımız rapor daha kullanışlı bir liste
görünümü veriyor. Fakat bir kaydın bütün alanlarının böyle düzgün biçimde
sekmelerle ayrılması mümkün olmayabilir. Burada sadece iki alan var ve alanların
içerikleri oldukça az. Alan içerikleri uzun olsaydı sayısı arttıkça sütunlu
biçim veriye daha uygun olabilir, her bir kaldı kendi grubu içinde topluca
görmek daha kullanışlı olabilirdi.

OtoRapor güçlü bir araç olmakla birlikte, tablo halinde
uygun göründüğü halde belge haline dönüşünce uygun olmayan sayfa veya sütun
başlıkları kullanabilir. Veritabanını tasarlayan kişi olarak “Deyim1” bizim için
anlam ifade edebilir; fakat raporu sunduğumuz kişi açısında burada, söz gelimi
“Müşterinin Adı ve Soyadı” şeklinde bir sütun başlığı bulunması daha uygun
düşebilir. OtoRaporun tasarımına nasıl müdahale edebileceğimizi ikinci raporda
görelim.

Baskı önizleme penceresinin araç çubuğunda, Tasarım
görünümü simgesini tıklayın; Access 2000 raporun tasarım penceresini açacaktır.



Araç kutusu ve tasarım kılavuzu ile bu görünüm, form
oluşturduğumuz pencereye çok benziyor! Access 2000’in tasarım araç kutusu, form
ve rapor tasarımlarında aynı işlevi yapar. (Formların da yazdırılabildiğini
hatırlayın!) İki tasarım görünümünün arasındaki başlıca fark, form tasarımında
her formda tekrar eden “sayfa üst bilgisi” ve “sayfa alt bilgisi” bölümleri
ancak siz isteyince oluşturulduğu halde, raporlarda bu iki bölüm varsayılın
unsur olarak yer alır. Bizim şu anda yapmak istediğimiz, “Deyim1” şeklindeki
sütun başlığını “Adı Soyadı,” “Deyim2” şeklindeki sütün başlığını ise “Adresi”
olarak olarak değiştirmekten ibaret.

Bunun için, tasarım penceresinde Sayfa Üstbilgisi bölümünde
“Deyim1” kelimesini Mouse işaretçisi ile tarayın ve yerine “Adı Soyadı” yazın.
Raporun mevcut unsurlarından birinin, örneğin “Deyim1” kelimesinin bulunduğu
kutuyu tıkladığınınızda kutunun çevresinde seçildiğini gösteren tutamak
işaretlerinin belirdiğini ve Mouse işaretçisini bunlardan sol üst köşede
diğerlerinden büyükçe olanının üstüne götürdüğünüzde işaretçinin el şekline
girdiğine dikkat edin.



Bu, kutuyu tutarak istediğiniz yere taşıyabileceğinizi
gösterir. Daha sonra “Deayim2” kelimesinin yerine de “Adresi” kelimesini yazın.
Bu arada raporun Ayrıntı bölümünde tablodan alınan Deyim1 ve Deyim2 alanlarının
yer aldığına, sayfanın altındaki günün tarihinin “Now()” deyimi ile, “Sayfa 1/1”
yazısının ise “="Sayfa " & [Page] & " / " & [Pages]” deyimi ile elde edildiğine
dikkat edin. “Now()”, “[Page]” ve “[Pages]” deyimleri, Access 2000’in tanıdığı
VBA (Visual Basic for Applications, Uygulamalar için Visual Basic) dilinden
alınma kodlardır. Sütun başlıklarını değiştirme işlemini tamamladıktan sonra,
araç çubuğunda baskı önizleme simgesini tıklayın; raporun basılınca alacağı
biçimi yeniden göreceksiniz; fakat bu kez sütun başlıkları daha anlamlı hale
gelmiş olacak.



Rapor Sihirbazları

Access 2000’in OtoRapor yeteneği ne kadar güçlü görünse de,
rapor oluşturma konusunda asıl marifetinin sihirbazlar eliyle
oluşturabileceğiniz etiket ve grafik raporlarında ortaya çıktığını göreceksiniz.
Bu yeteneği yakından görmek için örnek olarak tebrik kartlarımızın zarfına
yapıştırmak üzere adres etiketleri oluşturalım.

///////////////////////KUTU/////////////////////////

Etiket Satınalmadan önce

Access 2000, piyasada rahatça bulabileceğiniz adres, dosya,
gönderme ve isim etiketlerinin çoğunu tanır ve verinizi bu etiketlere göre
biçimlendirebilir. Access ile etiket oluşturmaya başlamadan önce bu tür
malzemelerin satıldığı bir mağazadan ihtiyacınıza uygun ne tür etiketler
bulunduğunu öğrenin. Etiketleri satın almadan önce bulabildiğiniz mark ve
modelin Access tarafından tanınan etiketler arasında bulunup bulunmadığını
kontrol etmelisiniz. Bunun için herhangi bir veritabanı dosyasını açın ve Etiket
Sihirbazını çalıştırarak, imalatçı adını ve ürün numaralarını kontrol edin.
Access 2000, 12 kadar imalatçının bine varan etiket modelini tanıyabilir.

Elinizde Access 2000 tarafından “tanınmayan” etiket stoku
varsa ve bunları kullanmak zorunda iseniz, Etiket Sihirbazı’nın ikinci adımında
Özelleştir düğmesini tıklayarak kendi etiket boyutlarınıza uygun bir şablon
oluşturabilirsiniz.

/////////////////////////////KUTU BİTTİ//////////////////

Etiket sihirbazı, Raporlar penceresindeki Yeni simgesi
tıklanarak ve açılacak kutuda Etiket Sihibarbazı satırı seçilerek çağrılır. Bu
pencerede kendinize bir de tablo seçmeniz gerekir. Etiket sihirbazının aslında
bir sorgu aracı olduğunu görebilmek için, bu kez “kolay” bir veri tablosu değil
fakat etiketin üzerindeki bilgileri bir çok alandan toplayacağımız nisbeten
karmaşık bir veri tablosu seçelim. Örneğin, Aile tablosu, bu amaçla
kullanılabilir. Bu alıştırmayı yapmadıysanız, çok alanlı, fakat alan içeriklei
kısa bir tablo seçebilirsiniz. Tabloyu seçtikten sonra İleri düğmesini
tıkladığınızda, Sihirbaz etiket türü seçmenizi isteyecektir. Elinizde gerçekten
yazıcınıza uygun etiket varsa ve bu etiket Access 2000 tarafından tanınıyorsa,
önce İmalatçı bölümünde etiket yapımcısının adını, sonra yukarıdaki listeden
etiketlerinizin ürün numarasını seçin; etiketlerinizin gerçekten yaptığınız
seçime uygun boyutlarda olup olmadığını seçtiğiniz ürünün karşısındaki boyut
ölçülerini etiket kutusunun üzerindeki ölçülerle karşılaştırabilirsiniz.



Üçüncü adımda etiketin görünümüyle ilgili seçim yapmaya
başlıyoruz; önce etiketimizde kullanıcak yazı tipini seçmemiz gerekiyor.
Beğendiğiniz bir yazı tipini, etiketinize uygun punto ölçüsünü, yazı özelliğini
(kalın, italik, altçizgili), ve rengini seçin.



Dördüncü adımda işin zevkli tarafı başlıyor: etiketin
içeriğini oluşturuyoruz. Seçtiğimiz tabloda mevcut alanları, alan listesinde
göreceksiniz. Önce “Adı” alanını seçin ve ortadaki sağa ok simgeli düğmeyi
tıklayın; sonra klavyede aralık tuşuna bir kere basın ve solda “Soyadı” alanını
seçip, ortadaki oklu simgeyi tıklayın. Şimdi klavyede Enter tuşuna basın;
ekrandaki etiket öröneğinde imlecin aşağı satıra indiğini göreceksiniz. Alan
listesinde Adres1’i seçin ve oku tıklayın; tekrar klavyede Enter’a basın. İmleç
bir aşağı satıra inince, alan listesinde Adres2’yi seçin; oklu simgeyi tıklayın;
Enter’a basın. Ve imleç dördüncü satırda iken sağda Şehir alanını seçin ve oklu
simgeyi tıklayın. Etiket inşası bitti!



İleri’yi tıklayarak, beşinci adıma geçebilirsiniz. Bu
adımda etiketlerin nasıl sıralanacağını belirleyeceğiz. Özellikle postaya vermek
üzere zarf ve paket üzerine yapıştırılacak veya bir toplantıda katılımcıların
gögüslerine takacakları isim etiketlerini hazırladığınız zaman bu önem
taşıyabilir.



Son’u tıkladığınızda raporunuz basılmaya hazır şekliyle
karşınıza gelecektir.



Access 2000’in etkiketleri hangi sıraya göre basmasını
istiyorsanız, bu alanın adını işaretleyin ve ortadaki oku tıklayın. Diyelim ki
bir konferansa katılacak kişilere isim etiketleri hazırlıyorsunuz;
katılımcıların kayıt sırasında isim etiketlerini önce soyadlarına, sonra da
adlarına göre sıraya sokarak dağıtımı kolaylaştırmak istiyorsunuz. Önce Soyadı,
sonra da Adı alanlarını ve oklu simgeyi tıkladığınızda Access 2000 etiketleri
yazıcıya önce soyadı alanının içeriğine göre sıralayacak, sonra da bunları kendi
içlerinde adlara göre sıraya koyacaktır. Bu surette oluşturduğunuz bir etiketi
tasarım görünümünde açarak, biçimini değiştirebilir, arzu ediyorsanız bütün
etiketlerde aynı konumda basılacak bir grafik resim de yerleştirebilirsiniz.
Bunun için tasarım görümünü açtığınızda belirecek araç kutusundan Resim aracını
seçmeniz ve etikette resmin almasını istediğiniz yeri tıklamanız yeterlidir.
Resim aracı, disk veya disketlerinizde aradığınız grafik dosyasını bulmanıza
yardımcı olacaktır.

Access 2000’in rapor sihirbazlarından grafik sihirbazı ise
bir tablodan en az iki, en fazla altı alandaki verileri alarak, raporlarınıza
Excel türü istatistiksel grafikler koymanıza yardımcı olur.

İleri Düzeyde Rapor

Access 2000’ın OtoRapor sihirbazlarının bir eksiği, bir
tablonun verisi ile rapor hazırlamalarıdır. Gerçi çok acele rapora ihtiyacınız
olduğunda önce farklı tabloları bir sorgu ile birleştirip, OtoRapor sihirbazına
bu sorguyu kaynak olarak kullanmasını bildirebilirsiniz, fakat öyle anlar
olabilir ki çok kaynaktan çok veri kullanarak raporlar hazırlamanız gerekir.
Access’in Rapor Sihirbazı bu gibi durumlarda istediğiniz kadar tablodan
istediğiniz kadar alanı bir raporda birleştirmenizi sağlayacaktır.

Çok tablolu rapor hazırlamak için de veritabanı
penceresinde nesnelerden Raporları ve araç çubuğundan Yeni simgesini tıklamanız
gerekir. Açılacak sihirbaz, daha önceki rapor sihirbazlarına benzemekle birlikte
farkı ikinci pencerede göreceksiniz. Birinci pencerede raporda kullanacağınız
veri tablosunu seçmeniz gereken kutuy boş bırakarak, İleri düğmesini tıklayın.



Bu sihirbaz, daha önce benzerini ileri düzeyde tablo, form
ve sorgu oluştururken gördüğümüz türden, birden fazla tablodan alan seçmenize
imkan verir. Şimdi Tablolar Sorgular hanesinde, Aile tablosunu seçelim (bu
tabloyu içeren Adres Defteri veritabanını yapmadıysanız, herhangi bir
veritabanından herhangi bir tabloyu seçebilirsiniz). Kullanılabilir alanlar
kutusunda bu tablonun alanları belirmiş olmalı. “Adı,” “Soyadı” ve “Eşinin Adı”
alanlarını, sağdaki Seçili Alanlar kutusuna aktarın. Sonra, Tablolar-Sorgular
kutusunda Çocuklar tablosunu seçin ve bu tablonun alanlarından Adı’nı Seçili
Alanlar’a aktarın. Bu sihirbaz istediğiniz kadar tablodan istediğiniz kadar
alanı rapora almanıza imkan verir. Şimdi İleri düğmesini tıklayın. Bu kez
Sihirbaz, raporu nasıl görüntelemek istetediğinizi soruyor.



Birden fazla tablodan alan seçtiğinizde bu alanların
birbirine ile ilişkili olması gerekir. Aksi taktirde Access, hangi alanın
verilerinin hangi alana göre yerleştirileceğini bilemez. Bu pencerede,
her ne kadar bozuk bir Türkçe ile de olsa, Access 2000 verilerin seçtiğiniz
tablolardan hangisine göre sıralanacağını sormaktadır. Bizim örneğimizde
Aile tablosundan aldığımız bilgiler esas, Çocuklar tablosundan aldığımız
bilgiler Aile’ye göre anlam taşıdığı için, verilerimizin Aile tablosuna
göre sıralanması gerekir. Nitekim, böyle bir sıralamada, Aile tablosunun
bilgilerinin üst grupta, Çocuklar tablosunun bilgilerinin alt grupta
toplanacağını sağdaki örnek düzenlemede görüyoruz. İleri düğmesini
tıkladığımızda, Access 2000 bu kez verileri bir alana göre gruplamak isteyip
istemediğimizi soracaktır. Buradaki örnekte aileleri soyadlarına göre
gruplayabiliriz. Fakat iş dünyasındaki örneklerde firmalarla ilgili bilgilerin
firma adına göre gruplanması, veya bir firmanın satınalma raporunda bütün
bilgilerin satınalınan malın envanter numarasına göre gruplanması mümkündür.
Böylece bir bakışta hangi tür malı hangi firmalardan aldığımızı görebiliriz.
Buradaki örnekte, Aile tablosundan alınan Soyadı alanına göre gruplama talep
edebiliriz.



Bu durumda kayıtlarımız ailenin soyadına göre, kişinin adı,
eşinin adı ve çocuklarının adları şeklinde öbeklere bölünecek demektir. İleri
düğmesini tıkladığımızda verilerimizin ayrıntı bölümünün (örneğimizde bu bölümde
sadece çocuk adları var; fakat çok daha fazla bilgi bulunabilirdi) hangi
alanlara göre sıralanması istediğimizi belirlediğimiz pencereye geliyoruz. Bu
örnekte çocuk adlarına göre sıralamanın fazla bir anlamı olmadığı için İleri’yi
tıklayabiliriz. Fakat başka örneklerde kayıtların da kendi içlerinde sıralanması
uygun olabilir.



Şimdi raporun sayfa düzeni ile ilgili penceredeyiz. Sayfada
yer alacak unsurların yerleşim düzenini belirlediğiniz Yerleştir bölümündeki
farklı seçenekleri tıklayarak, raporun biçiminin nasıl değiştiğine dikkat edin.
Raporun kağıda dikey veya yatay basılmasını da buradaki yönlendirme seçeneği ile
sağlarız. Kimi zaman bir “öbek” veri (bir soyadındaki kişi, eş ve çocuk adları;
bir firmanın o firmaya ait bütün alanları, vs.) aynı sayfaya sığmayabilir. Bu
durumda Access 2000’i bütün alanları aynı sayfaya sığdırmak üzere biraz fazla
çaba harcamaya sevkedebilirsiniz. Eğer bu sayfanızı çok sıkışık bir görünüme
zorlarsa, daha sonra bundan vaz geçmeniz ve raporun tasarımını yeniden yaparak,
bir alan grubunun bittiği yere sayfa sonu komutu koymanız mümkündür. Bizim
örneğimizde “Anahat 1” adlı yerleşim düzeni daha uygun olacaktır. Bu seçeneği ve
İleri düğmesini tıklayalım.

Access 2000 şimdi raporun nihai görünümü için bizden bir
stil seçmemizi istiyor. Access bize kullanılmaya hazır altı ayrı rapor stili
sunan. Bunların adını seçtiğinizde raporunuzun yaklaşık nasıl görüneceğini
soldaki örnek kutusunda görebilirsiniz. Bu pencerede arzu ettiğiniz bir stili
seçip, İleri’yi tıklayın. Ve son ekranda raporunuza bir isim verdikten sonra,
sihirbaza ya tasarım, ya da baskı önizleme penceresini açmasını bildireceksiniz;
önizlemeyi seçerek, Son’u tıklayın.



Raporun görünümünü belki beğenmemiş olabilirsiniz, ama
adres defterinizdeki isimlerin soyadına göre tasnif edilmesi ve isimlerin,
eşlerin ve çocukların adlarının bir öbek halinde toplanmış olmasını etkileyici
bulacağınıza kuşkum yok. Sayfa düzeninin beğenmediğimiz taraflarını tasarım
görünümünde anında düzeltebiliriz. Buradaki örnekte, alan adlarında Türkçe
karakter kullanmaktan kaçındığımız için olan ve şimdi hata gibi görünen
(“Soyadi” gibi) ögeleri düzeltebiliriz; ayrıca soyadı değerlerinin diğer
isimlerle soldan hizalanmasını sağlayabiliriz. Örneğin, isimlerin etrafındaki
çerçeveleri kaldırmak hiç de fena olmaz!

Böyle bir raporun her sayfasında basılmasını istediğimiz
firma logosu gibi grafik unsurları da tasarım görünümünde sayfamıza
yerleştirebiliriz. Ayrıca raporlarımızda, yeni renkli yazıcıların imkanlarından
yararlanmak üzere fotoğraf, renkli metin yazıları ve başlıklar kullanabilir;
ayrıca belirli alanların arka planına renkli zeminler koyabiliriz. Access
2000’in rapor tasarım araçları masaüstü yayıncılığa taş çıkartacak imkanlara
sahiptir.

Access 2000’in rapor tasarım araçlarını keşif faaliyetiniz
sırasında, raporların herhangi bir yerinde (örneğin sayfa altbilgisi alanında)
dosyanın ve bulunduğu dizinin adını nasıl yazdırabileceğinizi de araştırın. Çoğu
raporda bu bilgi, sizi veya başkasını saatlerce aramadan kurtarır!

Ve Access Internet’te

Bu Internet çağında, herkesin bir Web sayfası edindiğin
günümüzde Access 2000’in bundan mahrum olacağını düşünmüyordunuz, herhalde!
Bütün Ofis 2000 programları gibi, Internet, Access 2000’in de “göbek adı!” Bu
kitapçığın kapsamı dışında kalan diğer bir çok bazı özelliği ve Access Projesi
denen dosya türüyle oluşturabileceğinin veritabanı sunucu (MS SQL Server)
bağlantısı sayesinde Access 2000, sadece kendi oluşturduğu veritabanlarını
değil, fakat çok daha büyük dosyalar için son kullanıcı görevi yapabilir. Biz
burada Access 2000 ile kendi verilerinizi Internet’e veya Intranet’e açma
imkanından söz edeceğiz. Başka bir deyişle, Web Sayfaları’ndan.

Access 2000 öncesi, Internet’te veri-bağlantılı sayfa
yapmak zordu. Access 2000 ile bütünleştirilmiş olan bazı ActiveX araçları, veri
dosyalarını Internet’e açmayı oldukça kolay hale getiriyor. ActiveX,
Microsoft’un OLE teknolojisinin gelişmişi, Java applet benzeri bir teknolojidir
ve Access 2000 kullanıcısının, verileri Internet sayfalarında kullanılır hale
getirirken bu ve benzeri teknolojilerin nasıl işlediğini bilmesi de gerekmez. Ne
var ki Access 2000 ile oluşturacağınız veri-bağlantılı sayfaların işleyebilmesi
için ActiveX teknolojisinin ziyaretçinin kullanacağı Web Browser programı
tarafından sağlanması gerekir. Bunu sağlayan browser ise yine Microsoft’un
Internet Explorer 5.0 programıdır. IE5’in Access 2000’in veri sayfalarını
gerektiği gibi yorumlayabilmesi için de çalıştığı işletim sisteminde Winsock32
denen sistemin bulunması, başka bir deyişle Windows sisteminin 95, 98, NT 4 veya
2000 olması gerekir. Access 2000 verilerinizin Internet’te başka işletim
sistemleri ve başka browser sahibi ziyaretçiler tarafından da görülmesini
istiyorsanız. yine eski usul ODBC tekniklerinden yararlanmak zorundasınız.

Access veri tablolarının tasarımından söz ederken, yeni bir
veri türü olarak Access 2000’in köprü (hyperlink, Internet bağlantı adresi)
kabul ettiğini söylemiştik. Bu, Access 2000’in Internet ile ilgili becerilerinin
sadece biridir. Access’in gerçek Internet marifeti ise veri tablolarını Internet
sayfası haline getirmesidir. Access tablolarınızı Internet’e açmak için HTML
dilini bilmeniz ve Web sayfası tasarımına aşina olmanız da gerekmez.

Access verileriniz Internet’e iki tazrda açılabilir:

Duragan: Access 2000 tablosunun olduğu gibi HTML
diline çevrilmesidir. Bir bakıma Access tablosunun fotoğrafının çekilmesi ve bu
fotoğrafın Internet’te yayınlanması anlamına gelir. Kendi sistemininizde kalan
gerçek Access 2000 tablosu daha sonra güncelleştirilir, veriler değiştirilir
veya yeni alanlar eklenirse, bu değişiklikler Internet’e açılmış olan veri
sayfasına yansımaz. Bunu herhangi bir tablo açıkken Dosya menüsünden Ver
maddesini seçerek ve açılacak diyalog kutusunda kayıt türü hanesinde HTML
Belgeleri seçeneğini seçerek yapabilirsiniz. Ortaya çıkan HTML belgesinde Access
tablosunun görüntülenen alanları ve içlerindeki değerler, bir HTML tablosu
olarak yer alır.



Orta çıkan belge tablonun adını taşır ve artık Access 2000
ile hiç bir ilgisi kalmamış demektir. Bu belgeyi Access 2000 tablosuna uygun
şekilde güncelleştirebilmek için Access’ten yeniden Ver işlemi yapmanız ve bu
belgeyi yeniden kaydetmeniz gerekir. Access 2000 ile oluşturduğunuz ve veri
içeren bir HTML belgesini Internet sitenize yerleştirdiyseniz, eskisini yeni
belgeyle değiştirmeniz gerekir. HTML tablo oluşturma işini ne kadar
kolaylaştırmış da olsanız, elle yapacağınız bu işlem, biraz sonra göreceğimiz
işleme göre durağan sayılır.

Dinamik: Basit HTML belgesi oluşturmak yerine,
Veri Erişim Sayfası Sihirbazı’nı kullanarak, Internet’e başkalarının sizin
verilerinize erişmesini sağlayan bir HTML sayfası koyabilirsiniz. Böyle bir
sayfa yapmak, Access 2000 açısından duragan veri sayfası yapmak kadar kolaydır;
fakat Internet sitesinin bulunduğu Web Server, veritabanı dosyası ve Access
arasında işbirliğini sağlamak Internet’in nasıl işlediğine ilişkin bilgiler
gerektirebilir. Bu yolla oluşturacağınız sayfaların Internet’e konulması ve
Internet ziyaretçilerine açılması işine sonra döneceğiz; şimdi işin Access 2000
içinde yapılacak bölümünü ele alalım.

Internet veya bir firmanın dahilî Intranet’inde
yayınlanacak verilerin bulunduğu veritabanını açın ve Veritabanı penceresinde
nesneler listesinden Sayfalar’ı tıklayın. Access, tasarım görünümünde ve
sihirbazı kullanarak veri sayfası oluşturma kısayollarının yanında, daha önce
oluşturduğunuz (yani “zaten varolan”) bir veri erişim sayfasının açılmasını
önerecektir. Sihirbaz seçeneğini tıklayın; sorgu, form ve rapor oluşturma
sırasında iyice aşina olduğumuz sihirbazın birinci penceresi açılsın.



Bu pencere bize veri erişim sayfamıza birden çok tablo veya
sorgudan alan seçebileceğimizi gösteriyor (Neden?). Üstteki Tablolar/Sorgular
listesinden Aile tablosunu, altındaki alanlar listesinden Ad, Soyad, Eşinin Adı
alanlarını; sonra tekrar üstteki listeden Çocuklar tablosunu ve alan listesinden
Adı’nı sağdaki Seçili Alanlar listesine aktaralım. İleri’yi tıkladığımızda gelen
pencereye de yabancı değiliz. Gruplandırma yapabilmek için bizden alan seçmemizi
isteyen bu pencere Aile tablosundan Soyadı alanını seçelim; pencerenin sağdaki
örnek bölümünde HTML sayfasının kaba bir tasarımını göreceksiniz. Tekrar
İleri’yi tıklayalım. Üçüncü pencerede de Ayrıntılar bölümünün sıralanmasını
arzu edip etmediğimiz sorulacaktır. Örnek tablomuzda buna ihtiyaç yok, ama siz
başka bir veri tablosunu kullanıyorsanız ve kayıtlarınızın kendi içinde
sıralanmasının uygun olacağını düşünüyorsanız, bunu dört seviyeli olarak
yapabilirsiniz (İl, İlçe, Mahalle, Bayiin Adı, gibi). İleriyi tıkladığınızda bu
kez Access, ortaya çıkacak HTML dosyasının adını isteyecek, Son’u tıkladığınızda
sayfanın tasarımın görünümünde mi, yoksa browser’da görüleceği gibi görünmesini
mi arzu ettiğinizi soracak, ve bir de sayfanızda bir “motif” uygulanıp
uygulanmaması konusunda karar vermenizi isteyecektir. Sayfa motifi veya ana tema
Web tasarımcılığında bir sitenin bütün sayfaları arasında görsel birlik kurmakta
kullanılan bir tekniktir. Access 2000, Office 2000 ailesi programların (ve
başlıca FrontPage 2000’in) kullandığı temaları oluşturacağınız Veri Erişim
Sayfalarına uygulamanıza yardımcı olabilir. Bunun için buradaki motif kutusunu
işaretlemeniz yeter. Motif kutusunu işaretlediğiniz taktirde, Access 2000,
Office 2000 programlarının ortak tema diyalog kutusunu açacaktır.



Bu kutuda sol tarafta 24 (ekleme yaparsanız daha çok) tema
adını içeren bir liste göreceksiniz. Sağda ise seçtiğiniz temaya göre veri
erişim sayfasında uygulanacak biçimi inceleyebilirsiniz. Burada “Çubuklar” adlı
temanın seçildiğini görüyoruz. Son’u tıkladığımızda ise diğer sihirbazlardan
farklı olarak karşımıza bir Web sayfası tasarımı yapmaya elverişli bütün
araçların ve denetimlerin bulunduğu tasarım görünümü gelecektir. Telaşa gerek
yok: Burada yapacağınız tek şey, sayfaya bir başlık vermekten ibarettir. “Başlık
yazmak için burayı tıklayınız” yazısını tıklayarak sayfanıza kendi başlığınızı
yazabilirsiniz. Bu görünümde yapabileceğiniz bir başka değişiklik ise sayfanın
veritabanı ile “canlı” ilişkisini kuran Sihirbaz’ın (Wizard) bazı kontrollere
kendi adının kısatlmasını yazması dolayısıyla bu ifadeleri Türkçeleştirmek
olabilir.



Burada görülen araçlar ve denetimlerin kullanımı büyük
ölçüde HTML bilgisi gerektirir. Özellikle veritabanı ile sayfanızdaki veri
görüntülenecek kutular arasındaki ilişkiyi sağlayan Recordset ActiveX
nesneleriyle ilgili ve Access 2000 tarafından XML diliyle yazılan kodların
değiştirilmesi Web sayfası ile ona hayat veren, verileri canlı tutan ilişkiyi
kesebilir.

Burada yaptığımız örneğin Access 2000 içinde Web sayfası
olarak görünüşü ile aynı sayfanın Internet’te Web browser ile ulaşıldığı andaki
görüntüsünü görüyorsunuz:





Bilgisayarınızdaki veri tabanı bu örnekte olduğu gibi Web
Server’a bağlı ise, kendi sabit diskitinizdeki Access dosyasında yapacağınız
herhangi bir değişiklik o sırada sayfanızı Internet’te izleyen ziyaretçilerin
ekranına yansıtılacaktır.

***

Access 2000 ile giriş düzeyinde yapılabilecek işlerin bir
kısmını görmüş olduk. Daha doğrusu, Access’in imkan ve yeteneklerinin şöyle bir
üstünü açtık. Geride daha çok şey var. Formları daha albenili yapmaktan tutun,
başka veritabanı programları ile bilgi alışverişine, hesap ve işlev yapan
sorgulardan, SQL Server veritabanlarını işlemeye kadar.. Ama her büyük yolculuk
bir ilk adımla başlar. Bu kitapçıkla, Access 2000 dünyasına ilk adımı atmış
oluyorsunuz.

Ek: Biçim Özellikleri

Sayıların, tarihlerin, saatin ve metinlerin, ekranda ve
kağıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini tabloların tasarım görünümünde bu
alanların Alan Özellikleri bölümündeki Biçim kutusuna gireceğiniz değerlerle
belirlersiniz. Değişik veri türlerinin değişik biçimleri vardır; biçim
belirleyen ifadeleri de farklıdır. Biçimlendirme, verinin sadece nasıl
görüntüleneceğini belirler; disk üzerinde kayıt biçimini belirlemez. Para
birimi, tarih, saat gibi, varsayılan biçimi Windows’un bütün programlara
uyguladığı biçimden kaynanlanan değerleri Denetim Masası’ndaki Bölgesel Ayarlar
aracını kullanarak biçimlendirebilirsiniz.

Tarih/Saat Veri Türü

Access’in önceden tanımlanmış saat ve zaman biçimleri
vardır. Bununla birlikte tarih ve saati kendi istediğiniz şekilde de
biçimlendirebilirsiniz. Access 2000’in önceden tasarlanmış tarih ve saat
biçimleri şöyledir:

Genel
Tarih Verilen değer sadece tarihse, saat gösterilmez. Girdiğiniz değer
sadece saatte tarih gösterilmez. Örnek: 21.8.1999 17:25:30

Uzun
Tarih Denetim Masası’nda Bölgesel Ayarlar’daki uzun tarih gibidir. Örnek:
19 Eylül 1999 Cumartesi.

Orta
Tarih Örnek: 19-Eyl-99.

Kısa
Tarih Denetim Masası’nda Bölgesel Ayarlar’daki kısa tarih gibidir. Örnek:
19.9.1999. Access 2000’in kısa tarih anlayışı 2000 yılı uyumludur:


1/1/00 ve 12/31/29 arasındaki tarihler 21’nci yüzsyıl
tarihleri sayılır (2000’den 2029’a). 1/1/30 ve 12/31/99 ise 20’nci yüzyıl
tarihleri sayılır (1930’dan 1999’a).

Uzun
Saat Denetim Masası’nda Bölgesel Ayarlar’daki uzun saat gibidir. Örnek:
19:34:45.

Orta Saat Örnek: 06:45.

Kısa Saat Örnek: 18:45.

Tarih ve saati özel olarak biçimlendirmek için şu biçim
ifadelerini kullanabilirsiniz:

Simge Anlamı

: (iki
nokta) Saat, dakika ve saniye ayracı olarak kullanınılır. Varsayılan ayraç
Bölgesel Ayarlardan alınır.


/ Tarih ayracı.

c Önceden tanımlanmış Genel Tarih
biçimini uygulatın

d Günün iki veya tek basamaklı
görünmesini sağlar (1 ve 31 gibi).


dd Günün iki basamaklı görüntülenmesini sağlar (01 ve 31
gibi).

ddd Günün üç harfli kısaltılmasını sağlar
(Paz, Pti gibi).

dddd Günün adının tam yazılmasını sağlar
(Pazar, Pazartesi gibi).

ddddd Kısa tarih biçiminde yazılmasını sağlar.

dddddd Uzun tarih biçimde görüntülenmesini
sağlar.

w Gün (1’den 7’ye).

ww Hafta sayısı (1’den 53’e).

m Ayın tek veya iki basamaklı
yazılmasını sağlar (1’den 12’ye).

mm Ayın iki basamaklı yazılmasını sağlar
(01’den 12’ye).

mmm Ay adlarının ilk üç harfiyle
kısaltılmasını sağlar (Oca’dan Ara’ya).

mmmm Ay adının tümüyle yazılmasını sağlar
(Ocak’tan Aralık’a).

q Tarihin, yılın çeyreği olarak
yazılmasını sağlar (1’den 4’e).

y Günün sayısı (1’den 366’ya).

yy Yılın son iki rakamı (01’den 99’a).

yyyy Yılın dört rakamı (0100’den 9999’a).

h İhtiyaca göre bir ya da iki
basamaklı saat (0’dan 23’e).

hh İki basamaklı saat (00’dan to 23’e).

n İhtiyaca göre bir ya da iki
basamaklı dakika (0’dan 59’a).

nn İki basamaklı dakika (00’dan 59’a).

s İhtiyaca göre bir ya da iki
basamaklı saniye (0’dan 59’a).

ss İki basamaklı saniye (00’dan 59’a).

ttttt Denetim Masası’nda belirlendiği
şekliyle uzun saat.

AM/PM 12 saat sisteminde öğleden önce (AM) ve
öğleden sonra (PM).

A/P 12 saat sisteminde öğleden önce (A) ve
öğleden sonra (P).

a/p 12 saat sisteminde öğleden önce (a)
ve öğleden sonra (p).

AMPM Bölgesel ayarlardaki şekliyle 12-saat
sisteminde öğleden önce ve sonra.

(Saat ve tarih ayarlarını Access 2000 içinde
özelleştirdiğiniz zaman görüntü Bölgesel Ayarlar’daki belirlemeye göre yapılır.
Özel biçimlerdirmelerde saat, dakika ve saniye ayracı olarak farklı bir işaret
kullanmak itiyorsanız, bu işareti tırnak içinde yazınız: mmm d", "yyyy gibi.

Örnekler:

ddd", "mmm d", "yyyy Paz, Haz 2, 1997

mmmm dd", "yyyy Haziran 02, 1997

"Bu "ww”’nci hafta.” Bu 12’nci hafta.

"Bugün "dddd Bugün Çarşamba

Sayı ve Para Birimi Türleri

Access’in önceden tanımlanmış sayı ve para birimi türü
biçimleri vardır. Bununla birlikte sayı ve para birimlerini kendi istediğiniz
şekilde de biçimlendirebilirsiniz. Access 2000’in önceden tasarlanmış sayı ve
para birimi biçimleri şöyledir:

Genel Sayı (Varsayılan) Sayı
girildiği şekliyle görüntülenir.

Para
birimi Yüzerli basamakları ayırmak için ayraç
kullanılır; ondalık bölümler ve negatif para birimleri için Bölgesel
Ayarlar’daki kuralları izler.


Euro Para birimi biçimi kullanılır,
simgi olarak Euro işareti (€) kullanılır.


Sabit En az bir basamak gösterilir;
ondalık ve negatif sayılar için Bölgeler Ayarlar’daki kuralları izler.


Standard Yüzerli basamakları ayırmak için ayraç
kullanılır; ondalık bölümler ve negatif birimler için Bölgesel Ayarlar’daki
kuralları izler.


Yüzde Sayı yüzde çarpılır ve yüzde işareti
(%) eklenir; negatif değerler için Bölgeler Ayarlar’daki kuralları izler.


Bilimsel Standart bilimsel notasyon.

Sayı ve para birimlerini özel olarak biçimlendirmek de
mümkündür. Özel biçimin herbiri noktalı virgül (;) ile ayrılmış en az bir, en
çok dört bölümü olması gerekir. Her bölüm değişik sayı türü için değişik biçim
komutu içerir. (Özel bir sayı veya para birimi bsiçimlendirme komutunda bir
bölümde hiç bir şey yazmazsanız, bir önceki bölümün biçimi uyguylanır.)


Bölüm Tanımı


Birinci Pozitif sayılar için
biçimlendirme.


İkinci Negatif sayılar için
biçimlendirme.


Üçüncü Sıfır değerler için biçimlendirme.


Dördüncü Boş değerler için biçimlendirme.

Örneğin
bir para birimi alanını şöyle biçimlendirebilirsiniz:

$#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"

Böyle bir özel biçimlendirme komutunda kullanılabilecek
işaretler ve anlamları şöyle sıralanır:


İşaret Anlamı

.
(nokta) Ondalık bölüm ayracı. (ondalık bölüm
ayraçları Bölgesel Ayarlar’da belirlenir. Türkçe Windows kurulumunda virgül
işareti ondalık kesir ayracı olarak varsayılır.)

,
(virgül) Yüzdeler, bindeler ayracı (Türkçe
Windows kurulumunda nokta işareti yüzde-binde ayracı olarak varsayılır.)


0 Basamak için yer tutucu. Ya
basamaktaki sayıyı ya da 0 rakamını görüntüler.


# Basamak için yer tutucu.
Basamakta sayı varsa görüntüler; yoksa hiç bir şey görüntülenmez.


$ Dolar işaretinin ($)
yazdırılmasını sağlar.


% Sayı yüzde çarpılır ve sonuna
yüzde işareti eklenir.

E– veya
e– Bilimsel notasayonda eksi işareti (–) görevi
yapar. 0.00E–00 gibi.

E+ veya
e+ Bilimsel notasayonda eksi işareti (+) görevi
yapar. 0.00E+00 gibi.


Önceden belirlenmiş ayarlara örnekler

Ayar
Veri Görünüm

Genel Sayı
3456.789 3456.789


–3456.789 –3456.789


$213.21 $213.21

Para birimi
3456.789 $3,456.79 veya $3.456,79


–3456.789 ($3,456.79) veya
($3.456,79)

Sabit
3456.789 3456.79


–3456.789 –3456.79


3.56645 3.57

Standard
3456.789 3,456.79

Yüzde
3 300%


0.45 45%

Bilimsel
3456.789 3.46E+03


–3456.789 –3.46E+03

Özel
ayarlara örnekler

Ayar
Veri Görünüm


0;(0);;"Boş" Pozitif sayılar normal görüntülenir; negatif
sayılar parantez içine alınır Display positive values normally; veri yoksa
yerine “BOş” yazılır.


+0.0;–0.0;0.0 Pozitif sayılarda artı (+), negatif sayılarda eksi
(–) işareti görüntülenir; veri sıfır ise “0.0” yazılır.

Metin ve Not Alanları için biçimlendirme

Metin
ve not alanlarını biçimlendirmek için şu simgeleri kullanabilirsiniz:


Simge Tanım


@ Metin karakteri (boşluk olabilir) giriymesi
şart.


& Metin karakteri gerekli değil.


<> Bütün karakterleri büyük harf olmaya zorlar.

Metin
ve not alanlarına gireceğinniz özel biçim komutlarının noktali virgülle ayrılmış
iki bölümü olması gerekir. Birinci bölüm metin alanını biçimlendirir; ikinci
bölüm ise uzunluğu sıfır veya içeriği olmayan alanları biçimlendirir. Örneğin,
girilmemiş, boş metin alanlarının kasten boş bırakıldığını belirtmek için yerine
“(Yok)” kelimesinin yazılmasını istiyorsanız, bu alanı @;"None" şeklinde
biçimlendirebilirsiniz. @ ssimgesi alanın görüntülenmesini sorunlu kılarken
ikinci komut sıfır uzunlukla veiya boş değer yerine “(Yok)” yazılmasını sağlar.


Örnekler


Ayar
Veri Görünüm


@@@-@@-@@@@
465043799 465-04-3799


@@@@@@@@@ 465-04-3799 465-04-3799



465043799 465043799


> üstkarakter
ÜSTKARAKTER


Üstkarakter
ÜSTKARAKTER


ÜSTKARAKTER
ÜSTKARAKTER


< altkarakter
altkarakter


Altkarakter
altkarakter


ALTKARAKTER
altkarakter


@;"Bilinmiyor" [boş bırakılmış]
Bilinmiyor


[sıfır
uzunlukta] Bilinmiyor


Bu bir
metin Bu bir metin

Evet/Hayır Veri türü için biçimlendirme

Evet/Hayır, Doğru/Yanlış, Açık/Kapalı türü verilerin
önceden tanımlanmış biçimleri bulunduğu gibi özel olarak da
biçimlendirilebilirler. Access, Evet/Hayır veri türü için varsayılan biçim
olarak onay kutusunu kullanır. Bu denetim unsuru kullanıldığı zaman diğer
biçimlendirme komutları uygulanmaz.


Önceden tanımlanmış biçimler

Evet, Doğru ve Açık birbirine eşittir. Evet/Hayır veri türü
alanına bu değerlerden hpangisini girerseniz girin, önceden belirlenen biçim
uygulanır. Aynı şekilde Hayır, Yanlış ve Kapalı eşittir.

Özel
biçimlendirme


Evet/Hayır alanını özel biçimlendirmek için komutlarınızı birbirinden noktalı
virgülle ayrılmış üç bölüm halinde vermeniz gerekir. Birinci bölümün Evet/Hayır
biçimlendirmede bir rolü yoktur. Ancak yine de yerine noktalı virgül konulması
gerekir. İkinci bölüm, Evet, Hayır ve Açık değeri olarak görüntülenecek metni
belirtir. Üçüncü bölüm ise Hayır, Yanlış ve Kapalı değeri olarak görüntülenecek
metni belirler.


Örnekler


Buradaki örnek, Evet, Doğru, Açık olarak girilecek değerin daima mavi renkte
harf türüyle ve “Tamam” kelimesiyle görüntülenmesini, Hayır, Yanlış ve Kapalı
olarak girilecek değerin kırmızı harf türüyle ve “Eksik” kelimesiyle
görüntülenmesini sağlar:

;"Tamam"[Blue];"Eksik"[Red]